Сроки хранения отчетности в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:
- Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?
- Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Перечень содержит 12 разделов (п. 3.1 Инструкции).
|
Название раздела |
Документы, включенные в раздел |
|---|---|
|
Первый раздел «Организация системы управления» |
Содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий |
|
Второй раздел «Планирование деятельности» |
Включает документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов |
|
Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности» |
В данном разделе приведены документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации |
|
Четвертый раздел «Учет и отчетность» |
Раздел включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества |
|
Пятый раздел «Международное сотрудничество» |
В разделе приведены документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений) |
|
Шестой раздел «Информационная деятельность» |
Раздел содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях |
|
Седьмой раздел «Трудовые отношения» |
Сюда входят документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда |
|
Восьмой раздел «Кадровое обеспечение» |
Данный раздел объединяет документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению |
|
Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности» |
В разделе сконцентрированы документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей |
|
Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» |
В разделе приведены документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению |
|
Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций» |
Здесь содержатся документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций |
|
Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы» |
Раздел включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам |
По делам об административных правонарушениях
Исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях – заключительная стадия производства по делу об административном правонарушении. Основными задачами исполнительного производства являются:
– обеспечение исполнения вынесенного постановления;
– соблюдение принципа неотвратимости наказания;
– предупреждение административных правонарушений в будущем.
На основании ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении обязательно для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностями лицами, гражданами и их объединениями, а также юридическими лицами.
В соответствии с ч. 1 ст. 31.3 Кодекса обращение постановления по делу об административном правонарушении возлагается на должностное лицо, вынесшее постановление.
Согласно ч. 2 ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении подлежит исполнению не с момента его вынесения, а только с момента его вступления в законную силу.
Постановление по делу вступает в законную силу, в порядке ст. 31.1 Кодекса, в следующих случаях:
– после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано (срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении, в соответствии со ст. 30.3 Кодекса, исчисляется 10 сутками со дня вручения или получения копии постановления);
– после истечения срока, установленного для обжалования решения по жалобе, протесту, если указанное решение не было обжаловано или опротестовано, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление;
– немедленно после вынесения, не подлежащего обжалованию решения по жалобе, протесту, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление.
Под обращением постановления к исполнению понимается передача вступившего в законную силу постановления органу, должностному лицу, вынесшему его, для обеспечения реализации назначенного наказания.
Однако Кодекс предусматривает возможность добровольного исполнения постановления о назначении административного наказания.
Исполнение постановления о назначении предупреждения, в соответствии со ст. 32.1 Кодекса, осуществляется непосредственно лицом, вынесшим постановление, путем вручения или направления копии постановления в порядке ст. 29.11 Кодекса.
Добровольное исполнение постановления о назначении административного штрафа ст. 32.2 Кодекса возложено на лицо, привлеченное к административной ответственности, в срок не позднее тридцати дней со дня вступления постановления в силу, либо со дня истечения срока отсрочки или рассрочки. При этом ч. 4 ст. 32.2 Кодекса закреплена обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, по направлению, должностному лицу, вынесшему постановление, копии документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа.
При неуплате административного штрафа в срок, предусмотренный ч. 1 ст. 32.2. Кодекса, а также в случае отсутствия у должностного лица, вынесшего постановление, документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, по истечении тридцати дней со срока, указанного в ч. 1 ст. 32.2 Кодекса, должностное лицо, вынесшие постановление, направляет копию постановления, о назначении административного наказания заверенную гербовой печатью с сопроводительным письмом судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.
На основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 14) постановление о назначении административного наказания может быть предъявлено к исполнению в течение трех месяцев со дня вынесения. Кроме того, должностное лицо, вынесшие постановление, принимает решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 20.25 Кодекса.
Приостановление исполнения постановления о назначении административного наказания производится должностным лицом, вынесшим постановление, в порядке ст. 31.6 Кодекса, в случае принесения протеста на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении до рассмотрения протеста, о чем выносится определение, которое при необходимости немедленно направляется в орган, должностному лицу, приводящим это постановление в исполнение.
На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.
При этом течение срока давности прерывается, если лицо, привлеченное к административной ответственности, уклоняется от исполнения постановления о назначении административного наказания. Исчисление срока давности в этом случае возобновляется со дня обнаружения указанного лица либо его вещей, доходов, на которые в соответствии с постановлением о назначении административного наказания может быть обращено административное наказание.
Также необходимо иметь в виду, что в случае отсрочки или приостановления исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности приостанавливается до истечения срока отсрочки или срока приостановления, а в случае рассрочки исполнения постановления о назначени�� административного наказания течение срока давности продлевается на срок рассрочки.
Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания выносится должностным лицом, вынесшим постановление о назначении наказания, в случаях перечисленных в ст. 31.7 Кодекса, а именно:
– издания акта амнистии, если такой акт устраняет применение административного наказания;
– отмены или признания утратившими силу закона или его положения, устанавливающих административную ответственность за содеянное;
– смерти лица, привлеченного к административной ответственности, или объявления его в установленном законом порядке умершим;
– истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания, установленных ст. 31.9 Кодекса;
– отмены постановления.
Перечень обстоятельств является исчерпывающим, и при наличии хотя бы одного из них постановление о назначении административного наказания теряет законную силу, что влечет, соответственно, прекращение его исполнения.
Регистрация и учет дел об административных правонарушениях в области пожарной безопасности осуществляется в журнале учета административных дел государственным инспектором по пожарному надзору, назначенным для этого руководителем органа ГПН. Регистрация – присвоение административному делу порядкового номера (с начала года) и фиксация кратких данных о правонарушении. Указанный журнал учитывается в канцелярии органа ГПН и хранится в течение трех лет на основании приказа МЧС России от 30 декабря 2004 г. № 630 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».
Учет заключается в отражении количества, характера зарегистрированных дел и результатов их разрешения в журнале, а также установленных формах статистической отчетности.
Сотрудником, осуществляющим регистрацию и учет, ведется также журнал учета представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений. Сотрудник, осуществляющий регистрацию дел, при обнаружении в представленных на регистрацию материалах нарушения требований Кодекса и настоящих рекомендаций докладывает об этом вышестоящему должностному лицу, которое изучает материалы и дает соответствующее указание.
Документы, предусмотренные Кодексом, оформляются разборчиво от руки или при помощи технических средств, без помарок и исправлений.
При направлении протокола об административном правонарушении и других материалов дела вышестоящему должностному лицу на рассмотрение выносится определение, предусмотренное ст. 29.9 Кодекса.
Методические рекомендации по отбору материалов для передачи в архивы или с целью уничтожения
Инструкция разработана на основании приказа Судебного департамента при ВС РФ от 09. 06 2011 «Об утверждении Перечня…»
Несмотря на выборку дел к уничтожению, в судебный архив будут переданы для дальнейшего хранения оригиналы судебных постановлений, приговоров с назначением срока наказания или оправдания, все дальнейшие судебные определения или постановления судов высших инстанций. Если дело прекращено, то передаются архивариусу постановления о прекращении конкретного уголовного дела.
На перечисленных выше оригинальных судебных документах указывается номер регистрации дел, откуда их изъяли для дальнейшего хранения.
Однако все дела, проходившие по уголовному судопроизводству, подлежат отдельному хранению от дел, гражданского рассмотрения.
Из папок тех уголовных дел, которые отобраны для уничтожения, изымаются для дальнейшего хранения любая личная документация, она помещается в отдельную папку с описью вложения. В нее заносят сведения личного характера владельца документа, его название, номер уголовного дела, из которого он был изъят, год слушаний и вынесения приговора, а также номер акта, в соответствии с которым все другие материалы дела были уничтожены. Впоследствии их владелец сможет забрать из судебного архива по постановлению судьи.
Вся документация личного характера, которая не была востребована их владельцами, сохранятся в судебном или ином архиве Минюста до 50 лет.
Сколько лет хранится информация в базе МВД, о судимости человека? Судимость была в 2000 году
Если осужденный после отбытия наказания вел себя безупречно, то по его ходатайству суд может снять с него судимость до истечения срока погашения судимости.
Согласно ч.7 СТ. 5 Федерального закона «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Наставления. хранение информации в пофамильных картотеках учетные карточки хранятся на осужденных не зависимо от срока и вида наказания — до достижения ими 80-летнего возраста при условии погашения либо снятия судимости.
Где Хранятся Уголовные Дела Осуждённых
5. Начальник следственного подразделения, в подразделениях дознания (организации дознания) и в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместитель начальника территориального органа МВД России — начальник полиции, заместитель начальника отделения МВД России, начальник отдела (отделения, пункта) полиции либо лица, исполняющие их обязанности, обязан обеспечить организацию и проведение инвентаризации уголовных дел, назначенной в соответствии с пунктом 34 настоящей Инструкции.
Вам может понравиться => Горздрав Владельцы
19. Специальное помещение оборудуется стеллажами, охранной и противопожарной сигнализацией, металлическими решетками на окнах, а также металлической или обитой металлом дверью с запорными устройствами. Входная дверь опечатывается металлической печатью с индивидуальным учетным номером ответственного сотрудника. Ключи от специального помещения хранятся у ответственного лица, дубликаты сдаются на хранение начальнику подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителю начальника территориального органа МВД России — начальнику полиции, заместителю начальника отделения МВД России, начальнику отдела (отделения, пункта) полиции либо лицам, исполняющим их обязанности).
1.8. Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки*. При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в суде и на государственное хранение не передается.
2.5. Отметка ЭПК, проставленная в Перечне к некоторым категориям документов, означает, что такой документ может иметь научно-историческое значение и по результатам конкретного изучения передается на государственное хранение или уничтожается после минования надобности.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел.
1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.
Сроки хранения первичных документов
Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.
Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.
Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Административная ответственность
Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:
- за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
- за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).
Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:
- 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
- 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
- 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.
Обеспечение условий сохранности
Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).
Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.
Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.
Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.
Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.
Срок хранения уголовных дел в архиве суда: нормы, порядок и особенности
Для решения судопроизводственных задач, время от времени возникает необходимость поднимать материалы конкретных уголовных производств. Именно для этого, так важно создать соответствующие условия для хранения материалов уголовных производств.
Нужны специально отведенные места, где должностные лица по первому требованию, могли бы изучать материалы и принимать по ним объективные решения. Работой по хранению уголовных материалов, занимается архив, срок хранения уголовных дел в каждом случае отличается. Сроки хранения уголовных дел определяет экспертная комиссия.
Ее участники оценивают степень их важности по конкретным параметрам, и принимают решение по дальнейшему хранению или уничтожению.