Универсальный передаточный документ (УПД) в 1С
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ (УПД) в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговая в своем письме от 17 октября 2014 года №ММВ-20-15/86@ рекомендовала фирмам новый документ — универсальный корректировочный. В Приложении №1 к письму опубликована сама форма, в остальных рассказывается, в каких ситуациях ее нужно заполнять, как правильно это делать и т.д.
Здесь нужно заполнить таблицу. Она аналогична той, которая представлена в корректировочном документе.
Что надо вписать:
- Порядковый номер записи. Это дополнительный реквизит для заполнения. Его указывают по желанию.
- Код товара/услуги/работы. Также не считается обязательным к включению в документ.
- Название товара или описание произведенных работ, оказанных услуг и т.д.
- Показатели в связи с изменением стоимости товаров.
- Единица измерения и ее код по ОКЕИ.
- Количественные показатели.
- Стоимостные показатели.
- Сумма акциза. Писать ничего не нужно, если документ имеет статус «2».
- Налоговая ставка. Писать ничего не нужно, если документ имеет статус «2».
- Сумма налога.
- Стоимость общая.
В конце таблицы нужно подвести итоги — указать получившуюся стоимость.
Время формирования УПД
Наравне с любой иной первичной документацией, универсальные передаточные документы нужно формировать одновременно или незамедлительно после осуществления любой хозоперации фирмы.
Даты, которые стоит указать в УПД:
- Получения или приемки;
- Фактического проведения операции;
- Формирования документа.
Особенности даты выставления счетов-фактур:
- При совпадении трех дат со временем определения базы налогов по НДС, сложностей не будет;
- При совпадении дат составления документации и фактического совершения сделки, данная дата будет датой для определения налоговой базы. А дата подписания документа сдачи-приемки работ заказчиком станет датой для расчета налоговой базы для работ;
- Если документ был сформирован перед или после отгрузки, то датой для работ станет дата приемки, а датой для налоговой – дата фактического проведения операции.
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Корректировочный счёт-фактура
Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:
- В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
- Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
- Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.
Случаи оформления формы УКД
Форма УКД может применяться для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его.
Форма УКД также может применяться в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях1).
1 При подписании сторонами двустороннего акта о расхождениях при приемке товаров, дополнительного первичного документа об изменении финансового состояния продавца и покупателя не требуется. Наличие подписей продавца и покупателя на таком документе свидетельствуют не только об изменении состояния расчетов между ними, но и о согласии покупателя на такое изменение стоимости отгруженных товаров в связи с уточнением их количества, что согласно п. 3 ст. 168 НК РФ достаточно для выставления продавцом корректировочного счета-фактуры без дополнительных документов (письмо ФНС России от 12.03.2012 №ЕД-4-3/4100).
Форма УКД не применяется во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учет (письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/56), для которых специальный порядок вычетов установлен пунктом 5 статьи 171 НК РФ (решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.05.2011 №3943/11).
Форма УКД не предназначена для использования в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Исправление таких ошибок в примененной ранее форме УПД может производиться в порядке, указанном в приложении № 7 к настоящему письму.
При надлежащем заполнении форма УКД позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете для первичных учетных документов, но и установленные для корректировочного счета-фактуры как документа, служащего основанием для применения порядка, установленного пунктом 10 статьи 154, подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 и пунктом 13 статьи 171 НК РФ.
Поэтому заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Выставление в таком случае отдельного корректировочного счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав не требуется.
Вместе с тем, форма может быть использована только в качестве первичного учетного документа для оформления факта хозяйственной жизни, выражающегося в изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) (статус документа – «2»). Тогда в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:
- «к счету-фактуре (счетам-фактурам) № … от …, с учетом исправления №… от…» (строка 1б);
- «в том числе сумма акциза» (графа 6);
- «налоговая ставка» (графа 7).
Компания оформила УПД со статусом 1 и допустила ошибку, которая не препятствует заявлению вычета, но требует изменения информации о самой хозяйственной операции
Это могут быть неточности в данных о грузоотправителе, грузополучателе, номере платежки. Тогда нужно составить новый документ, указав в нем исходные верные сведения и внеся необходимые дополнения или исправления. Только учитывая, что исправления требуются в части передаточного документа, а не счета-фактуры, ведомство рекомендует указать в исправленном документе статус 2 (п. 1.2 Приложения N 7 к Письму ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@).
Этот метод исправления можно применять независимо от формата первоначального документа — на бумажном носителе или в электронном виде.
Так как исправление не связано с изменением данных для целей расчета НДС, исправленный УПД не нужно регистрировать в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж. И на нем можно не проставлять подписи руководителя и главбуха.
Универсальные передаточные документы
В 2021 г. УПД заполняется, как и прежде — по существующим до этого правилам отгрузки товаров и передаче работ и услуг.
Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
- Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
- Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
- Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
- Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.
Универсальный корректировочный документ
Документ используют:
- Если стоимость ранее осуществленной поставки поменялась из-за изменения цены и/или уточнения числа отгруженных товаров и т.п. и предложение об изменении поступает от продавца, при этом требуется согласие покупателя или нет (если раньше были установлены договоренности).
- Если продавцу необходимо задокументировать согласие с претензией компании-покупателя в случае выявления недочетов по количеству и качеству товаров и т.п. при их приеме и при этом не был подписан документ о расхождении доверенным лицом продавца.
Документ не нужно использовать:
- Если стоимость поменялась из-за допущения продавцом какой-либо ошибки в документах.
- Если имеет место ситуация, для которой надо использовать специальный порядок оформления бумаг (возврат товара, например).
В форме много реквизитов, разберем каждый из них.
Данный реквизит носит информационный характер. Выбирают код «1», если документ выступает как КСФ + первичка, то есть соглашение или уведомление об изменении цены. В этом случае бумага будет основанием для вычета НДС.
Цифру «2» пишут, если документ применяют только в качестве первичного учетного, то есть это просто соглашение или уведомление об изменении цены. Хозсубъекты на упрощенке могут использовать документ со статусом «2», обязанности по перечислению НДС не будет.
Здесь необходимо указать такие сведения (они аналогичны тем, что прописаны в бланке КСФ):
- Номер заполняемого документа, дата.
- Какой КСФ исправляют (номер и дату). Заполняют при необходимости.
- К какому счету-фактуре формируется (также номер и дату бумаги). Этот пункт не заполняют, если документ имеет статус «2».
- Номер с учетом корректировки.
Обратите внимание! Если документ выступает как КСФ, то номер присваивают согласно общей хронологии нумерации счетов-фактур. Следует брать во внимание особый порядок нумерации корректировочных документов обособленными подразделениями. Когда УКД имеет статус «2», номер обозначают согласно общему порядку номеров корректировочных документов. Такой реквизит, как номер, не указан в списке обязательных в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
- Название компании-продавца, ее адрес, ИНН, КПП.
- Название второй стороны сделки, адрес, ИНН, КПП.
- Название валюты и ее код.
Что важно знать о датах! В бумаге указывают 2 даты: дату составления (строчка (1)) и дату, когда покупатель согласился на изменение стоимости товара (или дату получения оповещения о изменении стоимости), — это строчка [13]. Первую дату ставит продавец, а вторую — фирма-покупатель.
Здесь нужно заполнить таблицу. Она аналогична той, которая представлена в корректировочном документе.
Что надо вписать:
- Порядковый номер записи. Это дополнительный реквизит для заполнения. Его указывают по желанию.
- Код товара/услуги/работы. Также не считается обязательным к включению в документ.
- Название товара или описание произведенных работ, оказанных услуг и т.д.
- Показатели в связи с изменением стоимости товаров.
- Единица измерения и ее код по ОКЕИ.
- Количественные показатели.
- Стоимостные показатели.
- Сумма акциза. Писать ничего не нужно, если документ имеет статус «2».
- Налоговая ставка. Писать ничего не нужно, если документ имеет статус «2».
- Сумма налога.
- Стоимость общая.
В конце таблицы нужно подвести итоги — указать получившуюся стоимость.
УПД: как изменился универсальный передаточный документ?
Организации или ИП могут заполнять несколько документов при оформлении первичной документации, выписывать счет-фактуру и передаточные документы.
А могут оптимизировать документооборот и применять один документ под названием универсальный передаточный документ УПД.
Какие последние изменения претерпел универсальный передаточный документ, как на него повлияло введение системы прослеживаемости товаров? Подробности в нашей статье.
Отгрузка товаров и услуг требует сложного и ответственного документального оформления. Как правило, именно к этой документации бывает приковано внимание проверяющих, она является базой учета и дальнейшей отчетности, основанием для получения налогового вычета.
Чаще всего организация и ИП заполняют не несколько документов при оформлении первичной документации, а оптимизируют документооборот и применяют УПД.
Его использование не является обязательным, однако большинство компаний используют именно универсальный передаточный документ: с ним упрощается и ускоряется первичный документооборот, повышается его качество за счет уменьшения числа ошибок, упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета.
Форма УПД разработана ФНС России и является рекомендательной. Она была утверждена еще в начале 2010-х годов, затем претерпела изменения в 2017 году. Формат электронного УПД утвержден и рекомендован ФНС в 2019 году.
Важно знать: так как форма документа УПД является рекомендованной, каждая компания может вносить в нее изменения, однако эти изменения могут быть дополняющими УПД, а не сокращающими его. Требования к УПД налоговая предъявляет такие же, как и к другим первичным документам.
Универсальный передаточный документ (УПД) в 2022 году: бланк, образец
В чем же для формы УПД 2022 года отличие от старого бланка? Дело в том, что постановлением Правительства РФ от 25.05.2022 № 625 были внесены изменения для бланка счет-фактуры. Изменения коснулись только участников госконтрактов (для них появилась графа с идентификатором документа, регулирующего отношения с государственной структурой), но, тем не менее, остальные налогоплательщики обязаны использовать именно новый бланк счет-фактуры, просто оставляя прочерк в новом поле.
- статус (1 – включает счет-фактуру, 2 –является только передаточным документом без права принять НДС к вычету);
- номер и дата документа;
- данные продавца и покупателя, включая их адреса и ИНН, КПП;
- в таблице заполняются:
- порядковый номер позиции;
- код товара, работ или услуг (артикул, ОКВЭД или ОКУН);
- наименование товара, работы и т.п., код которых указан в предшествующем столбце;
- код единицы измерения и ее наименование;
- количество;
- цена;
- стоимость общая (количество * цена);
- указание на акциз, если товар подлежит обложению;
- ставка НДС;
- сумма НДС;
- общая стоимость вместе с НДС;
- для импортных товаров заполняются последние три столбца – страна происхождения и ее код, а также номер таможенной декларации.
- подписи ответственных лиц (руководитель предприятия и его главный бухгалтер или индивидуальный предприниматель);
- основание передачи товаров, услуг и т. п. (реквизиты договора или аналогичного документа, а также информация о доверенности, если необходимо);
- информация о транспортировке;
- места для подписей ответственных лиц, которые передали и приняли товары, работы, услуги и т.п.
Как не ошибиться, заполняя бланк счета-фактуры
В коммерческой деятельности при оформлении перемещения товара используется 2 документа: накладная и счет-фактура. Бланки документов, применяемые в РФ, по многим позициям дублируют друг друга. Факт выполнения работ и оказания услуг фиксируются отдельно составленным актом. Универсальный передаточный документ (УПД) разработан для замены всех указанных документов.
Внешние печатные формы с автоматической регистрацией для документа «Счет-фактура выданный» в редакции Постановления Правительства РФ №981 от 19.08.2017 года. Новые счета-фактуры № 981 применяются с 01.10.2017 года.
К примеру, продавец допустил арифметическую ошибку в счете-фактуре или покупатель выявил пересортицу при приемке товара — в этих случаях нужно оформить исправленный счет-фактуру (письма Минфина России от 16.03.2015 № 03-07-09/13813 и 08.08.2012 № 03-07-15/102, письмо ФНС России от 12.03.2012 № ЕД-4-3/414). То есть исправленный документ служит для исправления ошибки, допущенной при оформлении.
Сегодня мы публикуем первую статью, посвященную УКД. В ней мы расскажем, кем, в каких ситуациях и как именно может применяться новая форма УКД.
Этот вид документации значительно сокращает затраты времени, расходных материалов и даже места для хранения архива. С его помощью можно ускорить и упростить документооборот, а кроме того, у документа есть и другие достоинства:
- стиль оформления становится единым для всех видов продаж;
- исключается вероятность ошибки, так как большинство полей заранее заполнено программой;
- допускается использовать для целей налогового и бухгалтерского учета;
- не создает проблем поставщикам и другим контрагентам.
Функции универсального корректировочного документа
Универсальный корректировочный документ сочетает в себе по сути два документа: корректировочный счет-фактуру и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки.
Таким образом, использование в работе УКД призвано упростить работу бухгалтерам компаний-поставщиков, которым вместо двух документов будет достаточно заполнить всего один — универсальный корректировочный документ. При этом не важно, был ли оформлен универсальный передаточный документ (УПД) по самой отгрузке. Иначе говоря, допускается ситуация, когда на саму отгрузку продавец оформляет товарную накладную и счет-фактуру, а при изменении стоимости этой отгрузки оформляется УКД.
Кроме того, применение УКД позволит подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Подписание УКД и проставление печатей
В первой части универсального корректировочного документа, дублирующей корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если УКД оформляется индивидуальным предпринимателем, то, соответственно, проставляется подпись ИП.
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно в том случае, если УКД присвоен статус «1». Таково требование пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур.
Если же планируется использовать универсальный корректировочный документ только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первой части не нужно. В этом случае подписи сторон достаточно проставить в нижней части универсального корректировочного документа.
Обращаем внимание, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати не является препятствием ни для вычета НДС, ни для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. В то же время если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15 формы УКД) можно не заполнять.