Список документов при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Список документов при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Документы для оформления на работу, которые также может затребовать работодатель

В некоторых случаях, кроме базового пакета, работодатель может истребовать и другие документы, необходимые для трудоустройства. Все эти случаи конкретно описаны в законодательных нормах.

Возможность требовать от соискателя дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ регламентирует особыми нормами и допускает только в тех случаях, когда это обусловлено объективными обстоятельствами и интересами претендента на вакансию.

Так работодатель может выставить соискателю требование на некоторые документы, предъявляемые при приеме на работу, являющиеся не обязательными, но объективно необходимыми. К ним относятся:

• ИНН – в случае, если он был выдан в иных субъектах РФ. Работодатель может запросить эти данные самостоятельно, однако, учитывая возможную удаленность, на их получение может уйти значительный период времени;
• Медицинская справка для устройства на работу – заключение конкретных специалистов – является необходимостью при трудоустройстве несовершеннолетних, а также в тех случаях, когда работа связана с особыми условиями труда в некоторых отраслях;
• Справка о заработной плате с предыдущего места работы – необходима для производства расчета выплат по больничному листу, где одна из расчетных позиций – среднемесячная заработная плата за предыдущие периоды;
• Справка о судимости при приеме на работу предоставляется для соискателей, претендующих на вакантные должности, не допускающие наличие судимости или нахождение под уголовным преследованием;
• Характеристика для устройства на работу – может быть необходима для принятия решения при конкурсном отборе, предусмотренном для той вакантной должности, на которую претендует соискатель, либо на работу, требующую особых личных качеств и умений.

Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:

• педагогическая,
• медицинская,
• правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
• муниципальная и госслужба,
• связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
• работа в авиакомпаниях,
• безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
• менеджмент клиринговых организаций,
• руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

Особенности применения положений ст. 65 ТК РФ

Чаще всего другие документы, не упомянутые в перечне рассматриваемой статьи, работодателю сами по себе не нужны. Работодатель может решать какие-то свои проблемы, стремиться избежать ответственности при возможном неблаговидном развитии событий. Поэтому и от соискателей тех или иных должностей могут потребовать совершить что-то, что не предусмотрено законодательством.

К примеру, подписать согласие на то, что работодатель оставляет за собой право собирать о кандидатах на определённые должности любые сведения в законном порядке. Обычно вслед за этим следуют запросы в ПНД и наркологическую службу, к которой прикреплён кандидат на должность в силу своей регистрации по месту проживания.

Примерно такая схема принята в больших городах в случае, если люди устраиваются на должности, связанные с работой с людьми — продавцами, курьерами или официантами. Подобный порядок установлен и в большинстве специализированных агентств по подбору персонала.

В основном работодателей или специализированные кадровые агентства интересует — не стоит ли человек «на учёте» у психиатра или нарколога. Не важно, как именно называется этот «учёт» в официальных медицинских документах. Пусть теперь это носит название «динамическое наблюдение». Если человек находится под таковым, то теоретически он входит в группу риска, а риск в наше время работодателям не нужен.

Невозможно сказать однозначно о том, нарушают такие действия работодателей закон или нет. С одной стороны сомнительно всё, включая деятельность медицинских заведений, которые соглашаются предоставлять данные о тех, кто числится у них в списках наблюдаемых лиц, а с другой — работодателей понять тоже можно. Ведь принимая кого-то на работу они берут на себя определённую долю ответственности за его будущие поступки.

Разумеется, врачи однозначно не имеют право передавать данные о состоянии здоровья, но могут давать заключения о том, годен ли человек к труду или нет. В данном же случае они дают данные о тех, кто не годен, в том случае, если это им известно, но опираются только на сам факт наличия диагноза. Ответ на вопрос о нарушении закона в каком-то конкретном случае может дать только суд, поскольку нужно взвесить все обстоятельства. Но для этого нужно, чтобы кто-то подал исковое заявление…

Все ситуации, когда работодатели просят предоставить им какие-то документы, которых нет в списке ст. 65 ТК РФ, можно разделить на нарушающие права устраивающихся на работу лиц и не нарушающие. К примеру, работодатель может открыть вакансию на замещение должности сертифицированного инженера и принимать на работу только тех, кто обладает соответствующими сертификатами.

В таком случае срабатывает правило пункта ст. 65 ТК РФ о том, что работодатель вправе требовать документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Не важно, что сам сертификат не упомянут в статье. Имеется в виду, что работодатель может требовать подтверждение квалификации будущего работника.

Нет ничего незаконного и в том, что работодатель предлагает подписать согласие на обработку персональных данных и передачу их третьим лицам. Хотя бы по той причине, что отчёты с фамилиями сотрудников могут подаваться в самые разные государственные органы, включая региональные центры занятости.

Работодателей обязывают это делать, а в соответствии с ФЗ № 152 они должны взять у работников разрешение на хранение и обработку данных, а так же на передачу третьим лицам, которая происходит в определенных случаях. Но это не означает, что работодатель может собирать любые данные.

К примеру, вопросы о членах семьи и имущественном статусе, наличии кредитов и банковских счетов, а так же все сведения о религиозных и политических воззрениях, не могут иметь отношения к исполнению работником его обязанностей.

Мнение же некоторых юристов о том, что работодатель обязан ограничить себя только запросом документов, прямо указанных в рассматриваемой статье, и больше не может ничего не соответствуют правоприменению статьи. Она просто не имеет отношения к тестированию и другим требованиям, которые устанавливают многие работодатели.

Шаг 2 — Получение от работника документов при трудоустройстве

По ст. 65 ТК для трудоустройства работника и оформления с ним трудового договора нужны такие документы:

• оригинал паспорта или другого документа удостоверения личности;
• СНИЛС, в т.ч. в электронной форме;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (исключение — это первая работа). При первичном трудоустройстве бумажную трудовую книжку не оформляют. Если сотрудник выбрал ведение электронной трудовой, то он представляет новому работодателю данные о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. При необходимости работодатель переносит указанную информацию в свою кадровую учетную систему;
• документы по воинскому учету (военный билет, справку, приписное свидетельство — для военнообязанных);
• документ об образовании или квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует спецзнаний и спецподготовки;
• справка о наличии (отсутствии) судимости — предоставляется по необходимости. С 01.03.2023 г. будет действовать Закон от 11.06.2022 г. № 155-ФЗ, согласно которому будет запрещено привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по некоторым статьям, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.

Список документов для приема на работу в 2023 году

Основной перечень документов приведен в статье 65 Трудового Кодекса Российской Федерации. В него входят:

• Паспорт гражданина РФ или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка. Документ не предоставляется, если гражданин устраивается на работу первый раз, книжка была утеряна или он планирует работать в данной организации по совместительству.
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его отсутствии, документ оформляется через работодателя).
• Документ, подтверждающий определенные навыки, необходимые на конкретной работе (например, водительское удостоверение с соответствующей категорией для водителей грузовых автомобилей, кранов и т.д.).
• Документ воинского учета (для военнообязанных).
• Документы об образовании (диплом высшего или средне-специального учебного заведения, сертификаты о прохождении курсов, повышение квалификации и т.д.).

Перечень документов, необходимых при приеме на работу несовершеннолетнего лица

Для оформления лица, старше 14, но младше 18 лет, дополнительно потребуется согласие одного из родителей (опекуна), а также органов опеки. При этом несовершеннолетний может работать в свободное от учебы время, а характер занятости не должен причинять ущерб здоровью.

Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать (ст. 94 ТК РФ):

— для работников в возрасте от 15 до 16 лет – 5 часов;

— для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 7 часов;

— для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от 14 до 16 лет — 2,5 часа, в возрасте от 16 до 18 лет — 4 часов.

До 14 лет ребенок может работать в организациях культуры (цирк, кинематограф и т.д.) и одновременно при наличии разрешения одного из родителей и органов опеки. Причем в документе должно быть указано максимально допустимое количество часов работы в день, а также другие требования к условиям труда.

Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные

Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства.

Принять на работу иностранного гражданина без дополнительных документов можно только при наличии у него действующего вида на жительство или разрешения на временное проживание.

Временно пребывающему в России безвизовому иностранцу для трудоустройства понадобится патент, а въехавшему по визе — разрешение на работу.

О том, как принимать на работу иностранцев в 2021, читайте здесь.

Личная медицинская книжка. Оформляется при приеме на работу, связанную с:

• транспортировкой;
• производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания;
• бытовым обслуживанием населения;
• воспитанием и обучением детей.

Для получения этого документа работник должен пройти диспансеризацию, сдать ряд анализов, пройти флюорографию, а иногда — еще и курс гигиены (санитарный минимум).

Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. Требовать, чтобы работник прошел предварительный медосмотр или освидетельствование, можно при приеме на должность с вредными или опасными условиями труда, в ведомственную охрану, на предприятия пищевой промышленности.

В отраслевых документах, регламентирующих деятельность парикмахерских, салонов красоты и косметологических кабинетов, профессиональных спортивных организаций, сферы общественного питания и отдельных видов транспорта тоже есть этот пункт.

Без предварительного медосмотра нельзя принимать на работу несовершеннолетних, без психиатрического освидетельствования — персонал на должности, связанные с ношением и применением огнестрельного оружия, подземными или высотными работами, физическими перегрузками, взаимодействием с вредными веществами.

Важно Организовать и оплатить медосмотр должен работодатель, а не работник.

Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. Закон запрещает судимым или попавшим под уголовное преследование работникам занимать определенные должности — например, работать педагогами в школах, интернатах, спортивных секциях и прочих воспитательных и учебных учреждениях для детей, в прокуратуре и службе судебных приставов, на таможне.

Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. Нужна при устройстве на морские суда и суда внутреннего плавания, в частную охрану, в подразделения транспортной и авиационной безопасности, на работу, непосредственно связанную с движением поездов, и некоторые другие ответственные должности.

Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).

Список документов для оформления на работу по ТК РФ

Этот вопрос регламентируется ст. 65 ТК РФ. Список содержит следующие документы, которые нужны для официального оформления:

1. Паспорт (возможен иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовая книжка.
3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, возможно предоставление в электронном виде.
4. Для военнообязанных и подлежащих призыву граждан – документ воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
5. Документ об образовании, квалификации или специальных навыках – если это необходимо.
6. При поступлении на работу в некоторые организации может потребоваться справка о наличии (отсутствии) судимости и справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача.
7. Так же возможно предоставление медицинской справки или санитарной книжки, при приеме на отдельные виды работ или должностей и в обязательном порядке при приеме на работу несовершеннолетних граждан в возрасте до 18 лет.

8. В отдельных случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может затребовать дополнительные документы.

Документы, не предусмотренные ТК, запрещается требовать от работника.

В 2020 году правила ведения трудовых книжек претерпели кардинальные изменения.

Граждане, имевшие трудовые книжки до 31.12.2020 года, могли в 2020 году подать заявление по месту работы на ведение «электронной трудовой книжки», при этом получив на руки свою бумажную трудовую книжку с полной ответственностью за нее в будущем.

Перечень документов для устройства на работу в 2022 году

Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2022 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.

Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2022 году — важный перечень и условия:

1. Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
2. Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2022 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.

Образец оформления приема на работу

Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.

Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:

• В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
• Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
• Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
• Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
• Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
• Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Похожие записи:

• Имеет ли право работать инвалид 1 группы?
• Детективное агентство дает рекомендации матерям в войне за детей
• Ежемесячная денежная выплата на третьего ребенка до трех лет