Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В некоторых ситуациях, когда недостаточно времени для проведения полной процедуры подписания договора, гарантийное письмо может заменить одну из его частей: оферту(предложение) или акцепт (обязательства).

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»² в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»³. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству⁴.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете^{Прим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете).»>5} для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»⁶. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского^{Прим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом.»>7} и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Как составить соглашение для съема офиса?

В большинстве случаев арендодатель при подписании соглашения предоставляет арендатору свой типовой проект («болванку»), в котором останется указать, какое именно недвижимое имущество арендатор получает и на какой срок, а также сумму арендной платы и реквизиты сторон.

Важно! форма для договора аренды офиса, если одна из сторон юридическое лицо – только письменная.

К существенным условиям относят:

1. предмет соглашения;
2. срок, на который сдается офис в аренду;
3. размер арендной платы.

Арендатору необходимо четко индивидуализировать в соглашении нежилое помещение, которое находится в здании (определенный офис), чтобы избежать дальнейших вопросов от ИФНС. Полная информация о помещении содержится в документах о госрегистрации прав на недвижимость (выписка из Единого государственного реестра) и документах технической инвентаризации (план БТИ).

В предмете договора нужно указать:

1. Объект аренды – адрес помещения с его основные характеристики (как указано в правоустанавливающих документах).
2. На основании чего помещение принадлежит арендодателю.
3. Целевое назначение использования помещения (под офис).

Пример: Арендодатель обязуется предоставить нежилое помещение, расположенное: г. Москва, ул. Петровская, д. 87, 1-й этаж, помещения № 2–5, во временное владение и пользование Арендатору на срок 11 месяцев, а также обеспечить Арендатору свободный доступ в указанное нежилое помещение (далее – помещение). Помещение принадлежит Арендодателю на праве собственности, что подтверждается свидетельством о государственной регистрации права от 8.02.2014 г. № 82БН 875462.

Целевое использование помещения – под офис. Общая площадь предоставляемого помещения – 36 кв. м. Офис состоит из двух комнат площадью 12 и 24 кв. м. согласно выписке из техпаспорта от «2» декабря 2017 г., являющейся неотъемлемой частью данного договора (приложение №2).

Центр правовой помощи

Гарантийное письмо как акцепт Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера.
Главная » Для бизнеса » Образец гарантийного письма на оплату задолженности Гарантийное письмо на оплату задолженности имеет юридическую силу, когда составлено на основании существующего договора. Если договор еще не заключен, то гарантийное письмо является выражением намерения совершить сделку в будущем, а не признанием существующей задолженности.

К бланку гарантийного письма рекомендуется приложить свежую выписку из ЕГРЮЛ, поскольку в ней содержатся сведения о компетенции руководителя действовать от имени предприятия. Если же письмо подписывает не руководитель, а другое лицо, то следует приложить к письму приказ и/или доверенность, которые наделяют его полномочиями выступать от имени юридического лица, давать от его имени гарантии, принимать финансовые обязательства.

Образец гарантийного письма об оплате аренды помещения

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.
Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.

Гарантийное письмо об оплате включает

1. Часто (т.е. в отдельных случаях можно пропустить) просьбу о нужных действиях (например, просим забронировать номер …).

2. Юридически значимую фразу-обязательство следующего образца: «оплату чего-либо (например, аренды помещения …) гарантируем», «гарантируем нечто (например, оплату расходов …)» или «ООО «Название» гарантирует …».

3. В конце письма банковские реквизиты.

4. Подписи руководителя и главного бухгалтера.

5. Печать.

Форма гарантийного письма не должна содержать название «Гарантийное письмо» посередине над текстом. В практической деятельности такое встречается не редко, хотя это не соответствует требованиям делопроизводства. Юридическое значение имеет обязательство в тексте о гарантии – смотрите выше пункт 2.

Если есть необходимость постоянно составлять однотипные формы писем, то целесообразно в организации создать унифицированный образец гарантийного письма об оплате.

Формы и правила заполнения гарантийного письма

Оферта — письменное предложение вступить в определенные деловые отношения на конкретных условиях. Данный термин присутствует в юридическом словаре, а процедура составления документа описана в статье 435 ГК РФ. Официальной офертой является документ со следующим содержимым:

• предложение произвести оплату за товары и услуги;
• предложение выполнить ту или иную работу;
• предложение оказать услугу;
• предложение доставить товар.

В оферте может содержаться одно или несколько из вышеперечисленных предложений. Чтобы ее приняли за полноправную часть договора, нужно указать предмет оферты (наименование и описание услуги, товара или типа работ) и необходимые сроки выполнения, доставки или реализации.

В соответствии со статьей 436 ГК РФ, лицо, направившее оферту, не может ее отозвать в течение срока, который отведен на ответ получателя. Исключением являются лишь те случаи, которые отдельно прописаны в подобном гарантийном письме. Перед направлением подобной документации нужно убедиться, что она корректно составлена и точно отражает пожелания и требования отправителя.

Акцепт — намерение принять деловое предложение, подтвержденное одним из допустимых способов. Это второй элемент договора, который становится актуальным в случае получения предложения-оферты.

В соответствии с 3 пунктом 438 статьи ГК РФ, ответом на оферту является не только письменное подтверждение согласия, но и совершение действий, необходимых для начала или продолжения сотрудничества (они должны быть обозначены в самом предложении). К таким действиям могут относиться:

• оплата товара;
• отгрузка товара;
• выполнение определенной работы;
• предоставление услуг.

Важно понимать, что к ответному действию требования не так строги. Главное — подтвердить свое согласие письмом или действием. При этом молчание (игнорирование) не является положительным ответом (п. 2, статья 438 ГК РФ). Также нужно иметь в виду, что, если вы ответили на предложение положительно, то считается, что вас устроили все его пункты.

Что представляет собой гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.

Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

Если стороны заключают контракт, но у одной из них возникают сомнения в том, что оппонент сможет предоставить товар, выполнить услугу или произвести оплату в требуемом объёме и в срок, то она имеет право потребовать гарантийное письмо от своего контрагента.

В случае, если были нарушены обязательства, необходимо вкратце указать причину данной оплошности, не зависящую от действий ответчика, а также принести извинения в связи с этим фактом.

• Указать какие-либо дополнительные условия и преимущества для заказчика или поставщика, в частности скидки, бонусы, подарки, дополнительные отгрузки и прочие приятные обстоятельства, которые смогут загладить вину стороны договора и возможность дальнейшего сотрудничества с контрагентом.
• Обязательно зафиксировать сроки выполнения обязательств и завершённость данного действия. То есть все денежные средства поступят на ваш счёт до (указать дату) в объёме, оговоренном в подписанном соглашении.

В случае, если гарантия даётся на оплату товара или услуги, необходимо прописать сумму цифрами или прописью, способ перечисления, этапность производимых платежей и прочие обязательные условия для выполнения финансовых обязательств по договору.

Как гарантийное письмо компенсирует отсутствие договора

В ряде случаев вам могут потребоваться доказательства того, что, несмотря на отсутствие подписанного договора, вы все же заключили сделку в письменной форме. Например, если вы готовитесь к обращению в суд в связи с тем, что покупатель не оплатил поставленный ему товар. Гарантийное письмо может стать одним из таких доказательств.

Так, оно может выполнять роль оферты о заключении договора. К примеру, когда покупатель направил вам гарантийное письмо об оплате определенного количества товара, а вы отгрузили этот товар или иным образом акцептовали оферту. В такой ситуации письменная форма договора считается соблюденной, несмотря на то что вы не подписывали единый договор. Учтите, что гарантийное письмо считается офертой, только если содержит все ее признаки, в частности существенные условия договора (п. 3 ст. 434, п. 1 ст. 435 ГК РФ).

Гарантийное письмо может также являться акцептом, если в ответ на ваше предложение заключить договор покупатель направил вам письмо о согласии с предложенными условиями и обещанием произвести оплату. Чтобы гарантийное письмо имело силу акцепта, оно должно соответствовать установленным для него требованиям. В частности, оно не должно содержать встречных предложений, поскольку акцепт должен быть полным и безоговорочным (п. 1 ст. 438 ГК РФ).

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
5. сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
6. освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Специнвест» Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н 12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа р/с № ххххххххх; к/с ххххххххх; БИК ххххххх; ИНН ххххххх; КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Похожие записи:

• Неполное рабочее время в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 лет
• Как закрыть ИП и избежать долгов
• Цель рубика — помочь иммигрантам достичь успеха в США