Как прошить документы в 1 дырку на уголок
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить документы в 1 дырку на уголок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как прошить документы в 1 дырку на уголок
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.
Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным.
Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.
Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.
Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:
- Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
- Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
- Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
- Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
- Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
- Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
- Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
- Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
- Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.
Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.
Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Инструкция по сшиванию документов
Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:
- До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
- Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
- Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
- У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны.
Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как правильно прошивать документы на уголок
- Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте. Концы нити должны быть свободными.
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелком Заверяем
Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы.
Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
- Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
- У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой.
Как сшивать документы на уголок
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Отделка и уход за документами
Оформление документов – это один из самых важных элементов правильного делопроизводства. Документы должны быть оформлены в едином стиле согласно ГОСТ, который применяется для оформления государственных и отраслевых документов.
Для нумерации документов необходимо воспользоваться пронумерованных отдельных листов, проколотых дыркой в левом верхнем углу. Концы отрезков пронумерованных ниток скрепляют клеем. Затем, проходя через отверстия в нижней части листа, нитка вывести через дырку на обложке, где образуется большой узел из нитей. Для организации документации в архиве нужно внести информацию в опись документов.
Важным элементом оформления документов является их отделка и уход, чтобы они сохраняли свой первоначальный вид на протяжении многих лет. Нужно обернуть документы в бумажную обложку, прежде чем вставить их в папку. Кроме того, документы могут быть прикреплены к ленте.
В процессе отделки документов используется дырокол, игла и нитки. Для более надежной фиксации документов можно использовать проколы и отверстия. Нижняя часть документа может быть проколота, так что он можно легко повесить на стену. Если количество документов очень большое, можно использовать таблицу для их подробной организации.
Оформление документов и их уход – это важная часть делопроизводства. Не следует забывать, что документы представляют собой не только информацию, но и визитную карточку органов, которые создавали эти документы. Поэтому, для сохранения их в общем порядке необходимо следовать правильным инструкциям и рекомендациям.
Преимущества сшивания документов
Сшивание документов является необходимым этапом в делопроизводстве, применяется в государственных и отраслевых органах, а также в организациях различных видов бизнеса. Сшитые документы имеют множество преимуществ перед несшитыми бумагами.
Количество листов в одном документе может быть огромным и для удобства оформления и хранения нужно их сшивать. Обычно для этого используется клей, либо нитки. Сшитый документ имеет общий порядок и избегает перемешивания информации, так как все листы документа расположены в правильном порядке.
Пронумерованные документы легко индексируются и отраслевые органы государственной власти, а также архивные учреждения складывают документы в порядке их нумерации.
Важным при оформлении документов является правильное оформление обложки. На ней указывается номер приказа, наименование документа, номера листов и количество отрезков нити. Если необходимо, на обложку вывести описи документов. Обложка может вырезаться из картона и прикрепляться лентой к сшитым документам.
В качестве отдельных элементов при сшивании документов применяется нитки, которые прокалываются дыроколом и проходят через все листы. Нити закладываются на левом верхнем углу, а концы привязываются к нижней или верхней дырке. Нужно обязательно следить за тем, чтобы номер нити совпадал с номером дырки.
Сшивание документов позволяет с легкостью находить важную информацию, а также сохранять документы в архивном порядке.
- Преимущества сшивания документов:
- возможность сохранения документов;
- удобство хранения;
- контроль качества информации;
- сохранение порядка их расположения;
- легкость поиска необходимых документов.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Для правильного заверения документов по новым требованиям ГОСТа с 1 июля 2021 года, необходимо знать, как правильно подшивать документы нитками на 2, 3 или 4 дырки, а также на уголок. В этом пошаговом руководстве мы объясним, как выполнить надлежащее заверение документов, чтобы они соответствовали новому нормативу.
Вначале необходимо подготовить спрепленный документ. Для этого он должен быть прочищен от лишних элементов: удалить скобы и прочие крепления, удалить бумажные закладки. Далее выберите способ подшивки: на 2, 3 или 4 дырки или на уголок.
Для подшивки на 2 дырки есть специальные дыроколы, которые нужно применять. Расположите документы на рабочей поверхности и установите их в дырокол таким образом, чтобы отверстия были согласно нормативу ГОСТа. Сверните листы на рабочей поверхности и проткните их дыроколом.
Если нужно подшить документы на 3 дырки, то необходимо использовать другую модель дырокола. Расположите документы на рабочей поверхности, установите их в дырокол и сверните листы, чтобы проткнуть их дыроколом согласно ГОСТу.
А если необходимо сшить документы на 4 дырки, то используйте специальный дырокол для 4 отверстий. Поставьте документы на рабочую поверхность, установите их в дырокол и проколите листы так, чтобы получить соответствующие отверстия.
Также можно подшить документы на уголок. Для этого нужно взять лист бумаги и сложить его по диагонали, чтобы получить треугольник. Расположите документы на рабочей поверхности, поместите уголок снизу справа (либо слева) и проколите все листы дыроколом согласно нормативу ГОСТа.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение. Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.
Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.
Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.
Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец
Как правильно и какими нитками подшить документы.
Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.
- Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
- Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.
Как правильно сшивать документы ниткой фото пошагово
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.