Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.

Как правильно заключать договор?

Нужно обязательно оговорить ряд условий.

• Порядок формирования стоимости услуг.

Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.

• Кто в ауторсинговой компании принимает решение?

Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.

• Оперативность.

Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.

• Выход из договора.

Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).

Тонкости аккредитации частных агентств занятости

Все правила аккредитации частных агентств занятости на кадровый аутстаффинг — осуществление деятельности, связанной с предоставлением труда персонала, приведены вПостановлении Правительства России № 1165 от 29.10.2015 года.
В первую очередь аккредитация кадровых агентств в 2021 году не может быть пройдена, если компания не соответствует минимальным требованиям Федеральной службы по труду и занятости.

Требования к частным агентствам занятости для прохождения аккредитации:

• Компания должна иметь уставной капитал в размере одного миллиона рублей минимум;
• У компании не может быть долгов по налоговым выплатам и прочим взносам в бюджет.
• Генеральный директор компании, проходящей аккредитацию кадрового агентства, должен быть дипломированным специалистом в области трудоустройства и кадров.
• Генеральный директор компании должен иметь минимум 2 года опыта работы в области трудоустройства и ведения кадров за последние 3 года;
• Генеральный директор не может иметь судимость за преступления против личности или в сфере экономики.

Как получить максимум

1. Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
2. Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании.
3. Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов.
4. Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
5. Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг.
6. Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу.
7. Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета.
8. Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее.

И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.

Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер

Обычно руководители и владельцы бизнеса рассматривают три варианта организации ведения бухучета: нанять своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать полное ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании. У каждого из этих направлений есть свои достоинства и недостатки, и нельзя с уверенностью выбрать только один из них.

	Штатный бухгалтер	Приходящий бухгалтер	Аутсорсинг
Качество оказываемых услуг	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Как правило, максимально возможное, поскольку компании имеют в своем штате широкий круг специалистов
Ответственность	Обычно проблематично взыскать ущерб в полной мере, поскольку ТК накладывает ограничения	Возможно только в случае, если бухгалтер работает как предприниматель.	Полная ответственность, аутсорсер обычно полностью гасит причиненный ущерб
Стоимость услуг	Высокая, поскольку включает в себя не только зарплату, но также организацию рабочего места. Однако размер зарплаты устанавливает руководство	Предприниматель устанавливает цену своих услуг по своему желанию	Фирмы предлагают своим клиентам несколько тарифных планов, которые зависят от используемой системы налогов, месячного количества операций и т. д.
Вывод	Имеет смысл, когда в организации много бухгалтерской работы, либо руководитель хочет контролировать ведение бухучета в любой момент времени	Хороший вариант если деятельность минимальна, либо с незначительным количеством операций. Однако бухгалтер может иногда оказываться недоступен	Хороший вариант для малого и среднего бизнеса со средним количеством операций, а руководитель не хочет создавать отдельную бухгалтерию.

Сегодня в аутсорсинговые фирмы обращаются организации с совершенно разным
капиталом, количеством работников и масштабами производственных сил. Значение
компетентных специалистов оценено по достоинству и всё больше бизнесменов
желают обезопасить себя от некачественной работы штатных бухгалтеров.

Примечательно,
что даже в кризисный период, компании не отказываются от привлечения сторонних
организаций по ведению бухгалтерского учёта. Многие осознали, что лучше платить
профессионалу и обезопасить себя от системных ошибок, чем сэкономить и иметь
возможность привести компанию к краху.

Аутсорсинг, в целом, помогает владельцам фирм полностью погрузиться в основной процесс, не обременяя себя сложными и ответственными вопросами по бухгалтерской части. Специалисты способны существенно разгрузить руководителей, так как государство ежегодно вносит коррективы в сферу отчётностей и налогов, поэтому учитывать все преобразования и уберечь предпринимателя от штрафов, их прямая обязанность.

Внешнее управление бухгалтерским аутсорсингом имеет множество преимуществ, иначе в США и странах Западной Европы услугами специалистов не пользовалось бы около 90% компаний разного уровня.

Прежде чем продолжить рассматривать разные аспекты бухгалтерского аутсорсинга, следует дать определение понятию.

Итак, бухгалтерским аутсорсингом
принято называть процесс передачи полномочий по ведению всех вопросов,
связанных с бухгалтерией организации.

Иными словами, руководству компании больше не нужно бояться проверок налоговой, искать компетентных бухгалтеров и устраивать им проверки. Всю основную работу, связанную с финансово-отчётной деятельностью берёт на себя сторонняя организация. Как правило, в такой фирме работают исключительно профессионалы, имеющие богатый опыт за плечами.

Любопытно, что слово пришло к нам от английских юристов, и оно состоит из
двух слов (out sourse).
Говоря дословно, термин переводится как «внешний источник» и хорошо отражает
суть всего процесса.

Как получить максимум

1. Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
2. Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании.
3. Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов.
4. Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
5. Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг.
6. Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу.
7. Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета.
8. Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды

Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

Математика расчета стоимости услуг должна быть прозрачной.

Поскольку аутсорсеры активно участвуют в цифровой трансформации заказчика, они должны быть заинтересованы в клиенте и его развитии, понимать специфику его бизнес-процессов и помогать улучшать их. Самый простой способ выбрать подрядчика – спросить у партнеров или клиентов, кого бы они порекомендовали и чьими услугами пользуются.

Первое, на что стоит обратить внимание при выборе подрядчика – какие они используют методологии и используются ли вообще. Уточните, какой уровень сервиса может быть предложен и какие уровни SLA доступны. Например, могут ли они обеспечить поддержку в режиме 24/7, если она вам нужна. Узнайте о наличии в команде экспертов с компетенциями по системам и продуктам, которые вы используете. Обращайте внимание на наличие свежих референсных проектов по вашей специфике, наличие ресурсов в городах или регионах вашего присутствия. Например, для поддержки инженерной и ИТ-инфраструктуры офисов или пунктов выдачи заказов в конкретных городах важно, чтобы специалисты могли оперативно приехать и решить задачи, которые не выполнить удаленно

Будьте осторожнее в погоне за экономией. Математика расчета стоимости услуг должна быть прозрачной и учитывать реальные трудозатраты специалистов и их компетенции. Цены могут сильно отличаться в зависимости от масштаба бизнеса, количества услуг, распределенности компании и типа систем. Поддержка инженерных систем (СКУД, ЛВС, СВН и т.д.) и сопровождение ИТ (АРМ, сервиса печати и пр.) имеют разное ценообразование, и стоимость может отличаться на порядок. Например, стоимость поддержки 100 рабочих мест и ИТ-инфраструктуры может начинаться от 100 тысяч рублей в месяц, т.е. 1000 рублей за АРМ с базовым ПО. А если рассматривать поддержку систем видеонаблюдения, то стоимость может стартовать от 200 рублей за одну камеру.

Проводите конкурс на разработку и приглашайте разные компании к участию. Для этого подготовьте ТЗ, запросите ТКП (технико-коммерческое предложение) и зафиксируйте сроки и условия, которые для вас комфортны. Подобный подход успешно применяется нами и нашими заказчиками.

Советуем проводить встречи с разработчиком каждые 1-2 недели и спрашивать о достигнутых результатах. Если не выдерживаются сроки по подготовке релизов или технической документации– это повод задуматься. Также обращайте внимание, вовремя ли устраняются замечания по итогам испытаний.

Преимущества и недостатки аутсорса

Переход на аутсорсинговую форму работы должен быть продуманным и взвешенным. Для этого должен быть проведен тщательный анализ всех расходов и доходов, а также всех за и против. Предлагаем изучить основные достоинства и недостатки работы на аутсорсе:

Плюсы	Минусы
Уменьшение расходов за счёт сокращения персонала и налоговой нагрузки.	Увеличение издержек в будущем. Это объясняется тем, что тарифы на услуги подрядных организаций растут по причине инфляции.
Повышение прибыли за счёт сосредоточения на основных бизнес-процессах, детальной проработки идей и операционного контроля.	Зависимость, обусловленная тем, что ваш бизнес начинает подчиняться срокам исполнения задач поставщиками услуг. В основном это сильно сказывается в ситуациях, когда максимальный объём привязан к одному из подрядчиков.
Повышение качества технологий за счёт привлечения экспертов под конкретные аутсорс-проекты. Фирма может позволить себе уровень, который никогда бы не стал доступным при организации тех или иных процессов своими силами.	Снижение качества комплектующих. Объем заказов принуждает компании привлекать все большее число специалистов, что не может не сказаться на уровне квалификации.
Повышение скорости произведения работ. С помощью аутсорсинга ваш бизнес сразу начинает работать, как только вы внесете предоплату и получите ожидаемый результат.	Снижение общего уровня безопасности. Контроль утечки данных существенно осложняется при привлечении сторонних специалистов. В рамках собственного подразделения подобные задачи решаются гораздо эффективнее.
Возможность оперативной реорганизации бизнеса. Компания может в любой момент менять поставщиков, а вместе с этим и виды, а также и качество выпускаемой продукции.	Отсутствие единой законодательной базы. Многие контракты заключаются в соответствии с типовыми формами. А это приводит к тому, что недобросовестные аутсорс-сотрудники находят лазейки для своих черных дел.

Аутсорсинг простыми словами

Слово «аутсорсинг» произошло от английского «outsourcing», которое переводится как «внешний источник». Им обозначают получение заказчиком определенных услуг или работ от другой компании. Обычно они необходимы, чтобы решить задачу, связанную с непрофильными для заказчика функциями.

Примером может служить уборка помещений, доставка еды в офис, юридическое и бухгалтерское сопровождение компании.

Отношения между заказчиком и сторонней организацией оформляются договором возмездного оказания услуг или подряда. Независимо от названия, к нему будут применяться исключительно нормы ГК. Положения трудового законодательства здесь не работают.

Аутсорсинг не подпадает под понятие заемного труда. Исполнитель оказывает заказчику услуги или выполняет работы, а не предоставляет персонал. Следовательно, сотрудники не работают под управлением и контролем чужого работодателя. Таким образом, не нарушается запрет, установленный ч. 1 ст. 56.1 ТК.

Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.

Аутсорсинг – это передача компанией на основании договора определенных функций в рамках предпринимательской деятельности другой организации, которая работает в соответствующей сфере в качестве исполнителя.

Аутсорсинговая компания – это фирма, которая предоставляет в аренду клиенту собственных сотрудников. Специалисты могут иметь абсолютно разные профессии. При заключении договора заказчик ставит задачу аутсорсинговой компании с изложением требований к персоналу и цели его пребывания на фирме. Аутсорсер направляет подходящих сотрудников, которые работают на клиента определенное время согласно договору аутсорса.

Часто задаваемые вопросы

Благодаря аутсорсингу обеспечивается больший контроль над процессами и гибкость бюджета. Кроме этого, он позволяет предприятиям платить за услуги или работы только тогда, когда их выполнение необходимо.

Аутсорсером может являться только организация (любой формы собственности) или самостоятельный специалист, работающий с клиентами на основании договора аутсорсинга.

1. Выбор сферы деятельности.
2. Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
3. Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
4. Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
5. Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.

Предпринимателям не рекомендуется передавать на выполнение сторонним организациям любые задачи и функции, напрямую связанные с основным продуктом, установлением прав доступа к важным объектам, безопасностью фирмы.

Законодательное регулирование аутсорсинга в России появилось 1 сентября 2016 года, когда в Трудовой кодекс РФ внесли новую главу, а также поправки в другие нормативно-правовые документы. Согласно им, прямая аренда персонала и заключение договоров аутстаффинга оказались под запретом, но был внедрен новый термин – «деятельность по предоставлению труда персонала», который легализует аутстаффинг с рядом ограничений.

Если вы специалист в какой-либо сфере, прежде всего стоит оценить собственную компетенцию и профессиональные возможности. Если вы уверены, что сможете оказывать услуги или выполнять работы на высоком уровне, а также готовы вести переговоры с клиентами и их представителями, можно приступать к поиску заказчиков. Первых клиентов можно найти путем размещения резюме на сайтах поиска работы, биржах фриланса, в социальных сетях.

• ИАС – «Информаудитсервис».
• «ТМФ групп».
• «Консу».
• «Созидание и развитие».
• «Норд аутсорсинг».
• «СберРешения».
• «Центр профессиональной бухгалтерии».
• «Бейкер Тилли Рус».
• «Мое дело».
• Audston.
• BDO Unicon Outsourcing.

Любой предприниматель нуждается в юридическом сопровождении. Оно может быть необходимо постоянно, если это крупный бизнес, а может требоваться периодически, по мере возникновения юридических вопросов. Первый вариант обычно предполагает наличие своего юриста в штате, который в любую минуту может разрешить дело. Если же организация является субъектом малого или среднего предпринимательства, то здесь скорее подойдет аутсорсинг, который подразумевает осуществление юридического сопровождения по контракту на временной основе и за фиксированную плату.

Определяются преимущества юридического аутсорсинга. Мы предлагаем рассмотреть основные из них:

• Узкая направленность специалиста. Наша компания предполагает наличие большого количества юристов, каждый из которых специализируется в своей области права. Соответственно, с учетом характера возникшей ситуации будет выбрана лучшая кандидатура для решения вопроса.
• Экономия. Для организаций, нуждающихся во временном сопровождении, этот вариант позволяет существенно сократить расходы, поскольку нет необходимости выплачивать зарплату юристу каждый месяц.
• Стабильность. В аутсорсинге нет больничных, отпусков и отгулов. Помощь может быть оказана в любое время.
• Профессионализм. Компания имеет только высококвалифицированных юристов, предлагаем кандидатуры адвокатов с большим опытом работы.
• Риски. Их несет та компания, которая предлагает услугу, то есть заказчик не будет отвечать за негативные последствия разбирательства или иного юридического процесса.

Выбор подобной аутсорсинговой компании следует осуществлять путем изучения направленности ее специалистов, периода работы, отзывов других клиентов.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Изучив особенности этой формы сотрудничества, руководитель компании поймет, какие задачи стоит оставить штатным работникам, какие ‒‒ делегировать сторонним специалистам.

	Плюсы аутсорсинга	Минусы аутсорсинга
1.	Возможность выполнения основных задач без отвлечения на второстепенные	Невозможность изменения условий договора. Штатному работнику можно поручить задачи, не считающиеся прямыми должностными обязанностями. Заработную плату при этом увеличивать необязательно. Аутсорсер не отклоняется от условий контракта
2.	Получение качественных услуг от квалифицированных специалистов	Сложность ознакомления стороннего сотрудника со спецификой деятельности компании
3.	Гарантия выполнения задач в поставленные сроки, получение требуемого результата	Невозможность проверки знаний и навыков привлекаемых аутсорсеров
4.	Экономия денег на оплате труда	Сложность взаимодействия подрядных и штатных сотрудников
5.	Снижение налоговой нагрузки	Высокий риск простоев. Такое случается, если на условиях аутсорсинга осуществляется, например, ремонт техники или оборудования. Сторонний специалист приезжает не сразу. Штатный работник устраняет поломку оперативно

Все описанные факторы напрямую зависят от специфики работ и условий.

Алгоритм перехода на юридический аутсорсинг

Как уже отмечалось, залогом плодотворного сотрудничества с компанией-аутсорсером является документирование всех нюансов. Впрочем, алгоритм содержит гораздо больше этапов, каждый из которых нельзя игнорировать.

1 этап. Подготовительный

На данном этапе заказчик принимает решение о выборе аусторсинга, как способа ведения дел. Для этого он:

• анализирует необходимость перехода на него;
• изучает его преимущества и недостатки, сопровождающие его трудности, а также то, почему юридический аутсорсинг — это выгодно или не выгодно;
• анализирует аутсорсинговый рынок;
• определяет цели перехода на аутсорсинг, с учетом которых прикидывает список необходимых услуг и их цену.

Только после этого можно переходить к следующему этапу.

2 этап. Поиск исполнителя

После анализа рынка услуг с учетом поставленных целей следует определиться с теми компаниями аутсорсерами, с кем можно было бы начать работать.

Далее следует рассмотреть каждого субъекта в отдельности, изучив:

• длительность его существования;
• деловую репутацию;
• результаты лицензирования;
• наличие страховки;
• клиентские отзывы.

Сократив список до 5 компаний, следует инициировать переговоры с каждой.

В процессе обсуждения нюансов особое внимание следует уделять вопросам сохранности конфиденциальных сведений, ответственности сторон и действий каждой в форс-мажорных обстоятельствах.

Похожие записи:

• Формы подтверждения соответствия в России отличаются от сертификации ЕС
• Госпошлина в суд общей юрисдикции: как рассчитать и как заплатить
• Таблица снаряжения патронов 12 калибра соколом. Порох «Сокол»