Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Законодательная обязанность

2. Из чего состоит карточка

3. Кто и в каких случаях сдает Карточку

4. Предоставление карточки

5. Что это за документ и каково его назначение

6. Общая форма документа

7. Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов

8. Карточка учета страховых взносов

9. Разрабатываем и утверждаем собственную форму

Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.

Законодательная обязанность

Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) установлена обязанность для предпринимателей-работодателей вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, а также исчисленных с них сумм страховых взносов. Это установлено в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 212-ФЗ. Целесообразнее всего вести учет в карточках индивидуального учета.

Вместе с тем у многих коммерсантов сразу возникнет вопрос: а что грозит, если пренебречь этой обязанностью? Ответственность за отсутствие индивидуального учета в Законе № 212-ФЗ не предполагается, то есть ни возможных штрафов, ни каких-либо других санкций не предусмотрено. Однако индивидуальную карточку все же стоит вести. Ее наличие сослужит бизнесмену добрую службу. Во-первых, избавит от споров с проверяющими и их претензий, во-вторых, поможет бизнесмену в составлении отчетности во внебюджетные фонды. Ведь отчетность по страховым взносам формируют именно на основании карточек индивидуального учета. Ну и в-третьих, убережет коммерсанта от ошибок в отчетности. Обнаружив ошибку на этапе оформления карточки, коммерсант сможет избежать ошибок в отчетности, которые в некоторых случаях могут дорого стоить. Ведь если ошибки в отчетности привели к занижению сумм страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет, предприниматель должен будет представить уточненный расчет, доплатить недостающую сумму взносов и соответствующие ей пени и штраф (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ, ст. 17 Закона № 212-ФЗ).

Из чего состоит карточка

Карточка учета состоит из трех страниц.

Карточка учета всех выплат и сумм страхвзносов, начисленных работнику.
Карточка учета выплат, иных вознаграждений и сумм начисленных страхвзносов лицам, работающим во вредных или опасных условиях труда.
Карточка учета сумм на обязательное социальное страхование.

Всем страхователям необходимо заполнять страницу 1. А страницы 2 и 3 заполняются при необходимости.

Страхователям при ведении учета страхвзносов необязательно использовать указанную форму карточки. Возможна разработка своего бланка.

Отдельная карточка заводится на каждого работника на календарный год. В карточке суммы отражаются в рублях и копейках помесячно и нарастающим итогом с начала года.

Если страхователем будет разрабатываться своя форма учета, то в ней необходимо отразить следующие сведения:

наименование, ИНН, КПП организации;
данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС, гражданство, наличие инвалидности, вид заключенного договора, его реквизиты;
тарифы, по которым начисляются страхвзносы с выплат этому работнику, а также код тарифов;
выплаты работнику, в том числе не облагаемые взносами;
суммы начисленных взносов;
суммы перечисленных за счет ФСС пособий (выплат).

Если страхователь не ведет учет страхвзносов, ИФНС может привлечь его к ответственности.

Кто и в каких случаях сдает Карточку

Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.

В отличие от других форм страховой отчетности (СЗВ-М, РСВ-1), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.

Предоставление карточки

Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.

Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.

Что это за документ и каково его назначение

Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.

На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.

В документе отражаются сведения о:

выплаченных сотруднику средствах;
размере базы, из которой отчисляются взносы;
начисленной сумме в каждый фонд;
расходах, возмещенных Фондом социального страхования.

Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.

В карточке, требуемой для учета страховых взносов, необходимо отразить определенные сведения:

Обязательно прописывается название учреждение, которое является страхователем. Рядом отмечаются его КПП и идентификационный номер налогоплательщика.
Далее располагаются сведения о лице, подлежащем страхованию. Указываются его фамилия, имя, отчество, гражданство, наличие инвалидности. Подтвердить трудовые отношения можно с помощью наименования и характеристики договора, с отметкой о дате его заключения и регистрационном номере. Также может быть прописана дата, когда лицо стало занимать данную должность. При отсутствии гражданства или принадлежности другому государству отмечается статус работника.
В графе прописываются суммы, которые были выплачены лицу в качестве дохода. Отдельными строками отражаются средства, из которых будут и не будут отчисляться страховые взносы.
Отдельно указываются страховые базы, с которых производится перечисление средств в каждый из фондов. Здесь отмечаются суммы, подлежащие переводу в Пенсионный фонд, Фонды социального и обязательного медицинского страхования.
По каждому виду страхования суммы, которые были начислены, указываются отдельно. При прописывании пенсионных взносов важно отметить те, которые не превышают установленную предельную величину, и значения сверх нормы.
Рядом отмечаются те средства, которые подлежали выплате работникам. Пособия предусматриваются при наступлении временной нетрудоспособности, беременности, уходу за ребенком. Сюда же относятся выплаты за повреждения, полученные в результате профессиональных болезней и производственных травм. Полностью сведения о выплатах отмечаются на третьей странице.

Важно помнить, что размеры указываются дважды. Одна сумма отмечается за конкретный месяц. Другое число необходимо для определения нарастающего итога.

В карточке могут отмечаться дополнительные взносы.

Они отражаются для:

членов летных экипажей;
работников угольной промышленности;
лиц, трудящихся во вредных и опасных условиях труда.

Эти данные прописывается на второй странице документа.

Общая форма документа

Так как специально утвержденной формы карточек по учету страховых взносов образца 2020 года на данный момент не существует и не предвидится, то компании должны самостоятельно решать этот вопрос, то есть определять для себя – в какой форме они будут вести этот документ.

Многие организации используют форму 2014 года, адаптировав ее под изменения 2020 года (имеется в виду уплата взносов с 1 января 2017 года не в фонды (кроме взносов на травматизм), а в ФНС), но об этом пойдет речь чуть позже. Сейчас же важно отметить, что какую бы форму вы не определили для себя, все карточки по взносам должны подчиняться следующим требованиям:

на каждого сотрудника должен быть оформлен отдельный регистр (заводить специальную карту по взносам на травматизм не обязательно);
все суммы вписывайте с копейками;
суммы доходов сотрудников нужно указывать полностью, не вычитая НДФЛ;
карточка ведется в течение одного года;
срок хранения карточек 6 лет.

За неправильное ведение карточек учета по страховым взносам в 2020 году компанию могут оштрафовать, подробнее о штрафах смотрите в таблице.

Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов

Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.

В карточке, требуемой для учета страховых взносов, необходимо отразить определенные сведения:

Обязательно прописывается название учреждение, которое является страхователем. Рядом отмечаются его КПП и идентификационный номер налогоплательщика.
Далее располагаются сведения о лице, подлежащем страхованию. Указываются его фамилия, имя, отчество, гражданство, наличие инвалидности. Подтвердить трудовые отношения можно с помощью наименования и характеристики договора, с отметкой о дате его заключения и регистрационном номере. Также может быть прописана дата, когда лицо стало занимать данную должность. При отсутствии гражданства или принадлежности другому государству отмечается статус работника.
В графе прописываются суммы, которые были выплачены лицу в качестве дохода. Отдельными строками отражаются средства, из которых будут и не будут отчисляться страховые взносы.
Отдельно указываются страховые базы, с которых производится перечисление средств в каждый из фондов. Здесь отмечаются суммы, подлежащие переводу в Пенсионный фонд, Фонды социального и обязательного медицинского страхования.
По каждому виду страхования суммы, которые были начислены, указываются отдельно. При прописывании пенсионных взносов важно отметить те, которые не превышают установленную предельную величину, и значения сверх нормы.
Рядом отмечаются те средства, которые подлежали выплате работникам. Пособия предусматриваются при наступлении временной нетрудоспособности, беременности, уходу за ребенком. Сюда же относятся выплаты за повреждения, полученные в результате профессиональных болезней и производственных травм. Полностью сведения о выплатах отмечаются на третьей странице.

В карточке могут отмечаться дополнительные взносы.

Они отражаются для:

членов летных экипажей;
работников угольной промышленности;
лиц, трудящихся во вредных и опасных условиях труда.

Эти данные прописывается на второй странице документа.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Карточка учета страховых взносов

наименование организации-страхователя, ее ИНН и КПП;
ФИО застрахованного лица, гражданство, наличие инвалидности, вид договора, который с ним заключен, а также его номер и дата заключения (либо дата назначения лица на занимаемую должность), статус лица. Статус указывается, только если лицо является иностранным гражданином либо не имеет гражданства;
суммы выплат в пользу лица. Причем отдельно показываются выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами;
базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС;
суммы начисленных взносов по каждому виду страхования. При этом пенсионные взносы отражаются отдельно с сумм, не превышающих предельную величину базы, и сумм, превысивших ее;
расходы на цели обязательного социального страхования – пособия, выплаченные по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями (конечно, если таковые были). Подробно информация о пособиях показываются на стр.3 карточки.

Все страхователи обязаны вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также взносов с них отдельно по каждому физлицу, в чью пользу такие выплаты были сделаны (ч. 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ). ПФР и ФСС рекомендуют использовать для этого карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов по разработанной ими же форме (Приложение к Письму ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014). В карточке отражаются данные за календарный год.

Разрабатываем и утверждаем собственную форму

Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:

данные организации: наименование, ИНН, КПП;
данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
сведения о трудовом договоре (номер, дата);
информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
суммы выплаченных пособий за счет ФСС.

Взяв за основу форму, утвержденную ПФР и ФСС, удалив ненужную и дополнив необходимую информацию, указав необходимые ссылки на статьи НК РФ, мы получили бланк.