Порядок ведения кассовых операций изменен

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций изменен». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;

• страховых возмещений по договорам страхования;

• вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

• подотчетных средств;

• денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Контроль за ведением кассовых операций

До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?

1. Учет наличных денег в кассе.
2. Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
3. Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
4. Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:

• на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Порядок ведения кассовых операций ООО в 2020 году

Кассовый лимит

Компании, которые выбрали организационно-правовую форму ООО, обязаны установить кассовый лимит. Это предельная сумма наличных денег, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня.

Руководитель ООО устанавливает лимит по своему усмотрению. Если в компании есть обособленные подразделения, головная организация устанавливает свой лимит с учетом лимитов этих ОП и определяет лимит для них.

Сверхлимитные наличные сдают в банк, а за превышение лимита кассы предусмотрена административная ответственность. Но штрафов за превышение лимита не будет, если оно произошло в дни выплаты зарплаты или других выплат.

Лимит расчетов наличными

Утверждение порядка кассовых операций ограничило ИП и ООО в наличных расчетах. Сумма всех наличных платежей по одному договору составляет максимум 100 000 рублей. Согласно п. 6 Указания Банка России № 3073-У, сумму сверх этого лимита можно перечислить продавцу только по безналу.

Компания, которая составит несколько мелких договоров с одним контрагентом и рассчитается наличными, вызовет подозрения налоговых инспекторов. Тогда придется обосновывать свои решения.

Правильно организовать рабочее место кассира и увеличить скорость обслуживания клиентов поможет денежный ящик. Обратите внимание на денежный ящик АТОЛ CD-330 или выберите подходящий каталоге.

Актуальные бланки и образцы

Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Основные проводки для отражения кассовых операций

Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.

Наименование операции	Счет дебета	Счет кредита	Первичные документы
Поступление наличных в кассу учреждения с лицевого счета	0 201 34 510	0 210 03 660	ПКО (ф. 0310001) Кассовая книга (ф. 0504514)
Поступила оплата за оказание возмездных услуг	2 201 34 510	0 205 00 000	ПКО (ф. 0310001) Квитанция (ф. 0504510) Кассовая книга (ф. 0504514)
Выданы деньги под отчет	0 208 00 000	0 201 34 610	РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514)
Наличные, превышающие лимит кассы, переданы на лицевой счет учреждения	0 201 03 560	0 201 34 610	РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514)

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты — прежде всего, банковские карты).

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых — физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений — юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо — если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня — обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций — процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы — прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления — проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов — остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Важные изменения законодательства

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:

• поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
• ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
• изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций
Отменено/изменено	Суть изменений в правилах ведения операций с наличными
П. 5.2 утратил	П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54
П. 5.1 изменен	П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
П. 6.1 изменен	П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе
П. 6.2 изменен	П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись
П. 6.3 изменен	П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу	П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету.

Нормативное регулирование бухучета КО

Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.

При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.

Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).

Этим же документом Госкомстата установлена форма актов инвентаризации наличных денежных средств и документов строгой отчетности, хранящихся в кассе. Порядок проведения инвентаризации подчиняется правилам, установленным приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

Напомним, что инвентаризация обязательна:

• при смене материально-ответственных лиц;
• перед составлением годовой бухотчетности;
• при выявлении недостачи.

Возможные лимиты кассы

Предприятие самостоятельно устанавливает возможный кассовый лимит. Кассовый лимит – это денежная сумма, которую по завершению рабочего дня можно оставить в фирме. Устанавливается он внутренним распорядительным документом за подписью руководства предприятия. Например, Приказом директора.

Все средства сверх лимита полагается сдавать в банк. Если юрлицо принадлежит к субъектам малого бизнеса, определять лимит в кассе для него не обязательно. Также как и для ИП. Но возможно.
Если у предприятия имеются обособленные подразделения, в них тоже положено устанавливать кассовый лимит. В таком случае при определении лимита головной структуры учитываются лимиты отдельных подразделений.

Денежные средства сверх установленной суммы позволяется оставлять на предприятии в день выдачи заработной платы, если работники получают ее наличностью. А также по праздникам и в выходные дни, если предприятие работает и осуществляет кассовые операции.

С 1 марта 2022 года отменяются плановые проверки ККТ

Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

• для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Нарушениями в данном случае считаются:

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.

При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).

В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.

---

[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).

[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

• индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
• организаций, не относящихся к малым;
• организаций, имеющих обособленные подразделения;
• лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
• работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Правила работы с кассой в 2021

Кассовые операции можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.

Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:

• размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
• поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
• магнитные свойства элементов оформления банкноты;
• люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
• отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
• люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.

Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.

Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней (которые отведены для выплаты зарплаты) его можно превышать — в кассу приходят средства для выплаты зарплаты. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.

Порядок оформления операций с наличностью, картами и электронными платежными средствами установлен Центробанком России. Регулятор определил требования к приемке платежей, расходованию выручки, хранению наличных денег. Основными нормативными актами являются Указания № 3210-У от 11.03.2014 и № 4416-У от 19.06.2017 годов. Положение для предпринимателей и юридических лиц неодинаково.

Требование кассовой дисциплины	Организации	ИП
Лимит наличности	Обязательно устанавливается внутренним распоряжением	Не требуется
Передача излишков наличности в банк	Обязательно, за исключением дней выдачи заработной платы, поощрений персонала или оказания мер поддержки	Вся выручка поступает в полное распоряжение предпринимателя
Проведение операций	Руководитель, кассиры, бухгалтеры, уполномоченные соответствующим приказом	Предприниматель и ответственные наемные сотрудники
Оформление ордеров	Разрешено использование электронных расходных и приходных документов при наличии ЭЦП. Допускается совмещать традиционный бумажный и прогрессивный цифровой варианты. Оформлять первичную отчетность можно по фискальным данным
Учет поступлений в реестрах	Все платежи и возвраты регистрируют в кассовой книге. Отражению подлежат потоки денег между сотрудниками бухгалтерии	Если учет доходов и расходов ведется по правилам налоговой системы, кассовая книга не требуется
Прием выручки от работников	Оформляется приходный ордер и выдается квитанция
Выдача наличности	Составляется расходный кассовый ордер
Расчеты с подотчетными лицами	Основанием выдачи денег является распоряжение руководителя фирмы или предпринимателя. Указание дают в письменной произвольной форме. Заявление с работника брать необязательно, а отсутствие отчета по предыдущим авансам не признается препятствием

Центробанк РФ закрепил правило, согласно которому подписывать кассовые документы должен не только кассир-операционист, но и главный бухгалтер. Росчерк руководителя или предпринимателя нужен только при их непосредственной работе с ККТ. Пункт 4.4. Указаний обязывает участников расчетов снабжать кассиров специальными штампами. Это требование вступает в противоречие с нормами о свободе использования печатей. Специалисты рекомендуют выполнять предписание во избежание споров с налоговой инспекцией.

Ведение кассовой дисциплины в 2021 году

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Похожие записи:

• Можно ли уволить или сократить предпенсионера
• Клычков утвердил новый прожиточный минимум для народа
• Частые вопросы при страховании ипотеки