Комплексная система для вашего бизнеса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Комплексная система для вашего бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Экспертиза ценности документов
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Журнал входящей корреспонденции
|
№ п/п |
Дата и номер поступившего документа |
От кого, откуда поступил документ |
Краткое содержание |
Отметка об исполнении |
Номер дела (наряда), в котором находится документ |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.
В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.
Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.
Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.
Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.
Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.
В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.
Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.
Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:
- договора;
- акты;
- платежки.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:
- если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
- если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.
Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:
- для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
- от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.
Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:
- от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
- от 200 до 300 тыс. рублей для организации.
При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскани��:
- 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
- 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения (пожертвования) имущества |
до ликвидации организации |
постоянно |
|
Договор лизинга |
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества |
постоянно |
|
Документы по залогу недвижимости |
десять лет |
постоянно |
|
Договор мены недвижимости |
до ликвидации организации |
пять лет |
|
Договор поручения |
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества |
пять лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
десять лет |
пять лет |
|
Паспорта сделок |
пятнадцать лет |
постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
пять лет при условии погашения долга |
пять лет |
|
Счета-фактуры |
пять лет |
четыре года |
|
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
шесть лет |
пять лет |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
Семьдесят пять лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов |
пять лет |
срок не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
пять лет |
срок не установлен |
|
Расчет по страховым взносам |
пятьдесят лет |
срок не установлен |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Документы о списании основных средств и нематериальных активов |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
пять лет после выбытия имущества |
постоянно |
|
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения |
пять лет |
постоянно |
В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.
Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Как составить номенклатуру дел организации — образец
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.
Как составить номенклатуру дел организации — образец
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.
Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.
Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.
Сноска. Перечень — в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 06.10.2020 № 271 (вводится в действие со дня первого официального опубликования); с изменениями, внесенными приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.10.2021 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
|
Номер пункта |
Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью) |
Срок хранения документа |
Примечание |
||||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||||||||||||||||
|
1. Организация системы управления |
|||||||||||||||||||
|
1 |
Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан) |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||
|
2 |
Подзаконные нормативные правовые акты (нормативные правовые указы Президента Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Правительства Республики Казахстан, нормативные постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан и иных центральных государственных органов, нормативные правовые приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов, нормативные правовые приказы руководителей ведомств центральных государственных органов, нормативные правовые решения маслихатов, нормативные правовые постановления акиматов, нормативные правовые решения акимов и нормативные правовые постановления ревизионных комиссий): |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||
|
2) по месту государственной регистрации |
5 лет |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||
|
3 |
Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования и другие документы): |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||
|
2) по месту согласования; |
3 года |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||
|
3) по месту принятия |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
|||||||||||||||||
|
4 |
Планы подготовки проектов нормативных правовых актов (перспективные и текущие): |
5 лет |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||
|
2) по месту разработки и согласования |
3 года |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||
|
5 |
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||
|
6 |
Поручения Президента Республики Казахстан, Председателей палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей, Государственного секретаря Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы): |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||
|
2) в государственных органах (организациях) – соисполнителях |
Постоянно |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||
|
7 |
Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и его заместителей и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы) |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||
|
8 |
Поручения руководителей государственных органов и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы) |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||
|
9 |
Поручения руководства организации структурным подразделениям и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы) |
5 лет |
Электронные документы*.
Номенклатура дел в школе и сроки хранения документовКоличество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:
13-14 июля 2022 14-15 июля 2022 27-28 октября 2022 23-24 октября 2023 11-12 июля 2024 23-24 октября 2024 25-26 августа 2022 16-17 ноября 2022 23-24 августа 2023 15-16 ноября 2023 22-23 августа 2024 14-15 ноября 2024 Расписание с 10:00 до 17:30 Стоимость 162 140 тенге
1 день
2 день
Слушателям будет предоставлен распечатанный раздаточный материал в бумажной версии, а также записанный на CDR-диске в электронной версии (в диске будут представлены все необходимые формы архивных документов, и нормативные правовые акты в области архивного хранения с последними изменениями и дополнениями). В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год. Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале. Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика. Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ. Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела. Основные виды номенклатуры делРазличают три вида номенклатуры в делопроизводстве. Это:
Как заполнить форму номенклатуры дел организацииВ номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Номенклатура дел организации образец в казахстане 2021Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается. У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером. Номенклатура нужна для:
Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать. Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.
Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру. Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись. Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.
Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2021 готовится бланк на 2021 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Существует три вида номенклатур дел:
Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Общие принципы составления номенклатурыДела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:
Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:
п. 978 |
||||||||||||||||
| 03- 01-09 | Документы (справки, сводки, списки, программы, таблицы, протоколы, переписка) о проведении и участии в спортивных и оздоровительных мероприятиях | 5 лет
п. 980 |
|||||||||||||||||
| 03- 01-10 | Резерв | ||||||||||||||||||
| 04 — финансово-хозяйственная деятельность | |||||||||||||||||||
| 04-01-01 | Акты проверок и предписаний инспектирующих организаций | 5 лет1
п. 404 |
1При условии проведения проверки (ревизии) |
||||||||||||||||
| 04-01-02 | Инвентарные карточки учета основных средств / ф №ОС-5/ | 5 лет
п.208 |
|||||||||||||||||
| 04-01-03 | Книга складского учета материалов
/ф № М-17/ |
5 лет
п. 805 |
|||||||||||||||||
|
04-01-04 |
Ведомости оперативного и количественного учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации. /ф № 412/ |
5 лет
п. 209 пп 3 |
|||||||||||||||||
| 04-01-05 | Главная книга. | 5 лет1 п. 366 |
1При условии проведения проверки (ревизии) | ||||||||||||||||
| 04-01-06 | Инвентаризационная ведомость /сличительная/ (ф- 401) | 5 лет
п. 208 |
|||||||||||||||||
| 04-01-07 | Меню – требование на выдачу продуктов питания /ф 305 – Т/ | 5 лет
п. 209 |
|||||||||||||||||
| 04-01-08 | Накопительная ведомость по расходу продуктов питания. | 5 лет
п. 802 |
|||||||||||||||||
| 04-01-09 | Табель посещаемости детей /ф № 305/ | 3 года
п.405 |
|||||||||||||||||
| 04-01-10 | Ведомость начисления заработной платы | 5 лет1 п. 414 |
1При отсутствии лицевых счетов – 75 лет 2При условии проведения проверки (ревизии) |
||||||||||||||||
| 04-01-11 | Табель использования рабочего времени
/Ф № 412/. |
Постоянно
п. 186 |
|||||||||||||||||
| 04-01-12 | Отчеты квартальные | 5 лет1 п. 303 пп. 2 |
1При отсутствии годовых – постоянно | ||||||||||||||||
| 04-01-13 | Штатное расписание | Постоянно
3 года1 п. 72 |
1После замены новыми | ||||||||||||||||
| 04-01-14 | Договора о материальной ответственности | 5 лет1 п. 457 |
1После увольнения материально-ответственного лица |
||||||||||||||||
| 04-01-15 | Договора с обслуживающими организациями и коммунальными службами | 5 лет ЭПК
п. 140 |
|||||||||||||||||
| 04-01-16 | Книга учета доверенностей. | 3 года 1 п. 64 |
1После истечения срока действия |
||||||||||||||||
| 04-01-17 | Кассовая книга. | 5 лет1 п. 368 |
1При условии проведения проверки (ревизии) |
||||||||||||||||
| 04-01-18 | Оборотная ведомость | 5 лет
п. 200 |
|||||||||||||||||
| 04-01-19 | Больничные листы | 5 лет ЭПК
п. 569 |
|||||||||||||||||
| 04-01-20 | Предписания, постановления об устранении выявленных нарушений законодательства Республики Казахстан о закупках товаров, работ и услуг и принятии мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения | 5 лет
п. 764 |
|||||||||||||||||
| 04-01-21 | Заявки потенциальных поставщиков на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг способом из одного источника | 3 года
п. 777 |
|||||||||||||||||
| 04-01-22 | Договоры о закупках товаров, работ и услуг | 5 лет1 п. 779 |
1После истечения срока действия договора |
||||||||||||||||
| 04-01-23 | Перечень недобросовестных поставщиков товаров, исполнителей работ, услуг | Постоянно
п. 784 |
|||||||||||||||||
| 04-01-24 | Резерв | ||||||||||||||||||
| 05-01 – медицинская документация | |||||||||||||||||||
| 05-01-01 | Медицинская карта ребенка | 10 лет
п. 55 |
Перечень форм первичной (учетной) медицинской документации здравоохранения г. Алматы-2005г. (далеее МП) |
||||||||||||||||
| 05-01-02 | Журнал прививок | 3 года
п. 84 |
МП |
||||||||||||||||
| 05-01-03 | Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф №060/У) | 3 года
п. 132 |
|||||||||||||||||
| 05-01-04 | Документы об инфекционных заболеваниях, острых отравлениях. Необычных реакциях на прививку (ф №058/У) | 3 года
п. 132 |
|||||||||||||||||
| 05-01-05 | Журнал по контролю за качеством готовой продукции (бракеражный). | 3 года
п.437 |
Учетно-отчетная мед докум-ия ДДО, Утв. Приказом Министерства здравоохранения РК №571 от 25.07.2003г. |
||||||||||||||||
| 05-01-06 | Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов на пищеблоке. | 1 год
п.288 |
Учетно-отчетная мед докум-ия ДДО, Утв. Приказом Министерства здравоохранения РК №571 от 25.07.2003г. |
||||||||||||||||
| 05-01-07 | Папка по иммунопрофилактике | 3 года
П.290 |
ПМЗ РК |
||||||||||||||||
| 05-01-08 | Журнал осмотра узкими специалистами. | 1 год
п.64 |
Учетно-отчетная мед докум-ия ДДО, Утв. Приказом Министерства здравоохранения РК №571 от 25.07.2003г. |
||||||||||||||||
| 05-01-09 | Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 лет ЭПК
п.589 |
|||||||||||||||||
| 05-01-10 | Резерв | ||||||||||||||||||
| 06- профсоюзная деятельность | |||||||||||||||||||
| 06-01-01 | Коллективный договор | Постоянно
п.524 |
|||||||||||||||||
| 06-01-02 | Протоколы заседаний профсоюзного комитета. | Постоянно
п. 910 |
|||||||||||||||||
| 06-01-03 | Протоколы общих отчетно – выроботных собраний коллектива. | Постоянно
п. 986 |
|||||||||||||||||
| 06-01-04 | Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены первичной профсоюзной организации, перечисления членских взносов. | 3 года
п. 990 |
|||||||||||||||||
| 06-01-05 | График отпусков. | 1 год
п. 632 |
|||||||||||||||||
| 06-01- 06 | Документы рассмотрения трудовых споров. | 5 лет ЭПК
п. 530 |
|||||||||||||||||
| 06-01-07 | Резерв |
Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью. После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.