Что нужно знать про представительские расходы при УСН
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать про представительские расходы при УСН». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основное, что нужно сделать уже в декабре – это провести сверку расчетов с ИФНС, так как при переходе на ЕНП наверняка будут ошибки, которые в новом году исправить будет сложнее. Дело в том, что на конец декабря у каждого юридического лица и ИП есть дебетовое и кредитовое сальдо по каждому налогу. На 1 января они будут объединены, а общая сумма станет входящим остатком на едином налоговом счете налогоплательщика.
Как «упрощенцу» подготовиться к изменениям 2023 года?
Еще один важный момент – нужно составить план экономических показателей. Если есть вероятность, что доходы превысят максимально возможную сумму, позволяющую применять УСН, то лучше перейти на общую систему с начала года. «Предупрежден – значит, вооружен». Зная все изменения, которые ожидают в новом году, можно построить планы и вовремя предпринять меры.
Что включается в представительские расходы?
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.
Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).
В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:
- транспортировку к месту мероприятия и обратно;
- обслуживание при осуществлении переговоров;
- оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.
Налоговый учет представительских расходов
В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие. «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
Что нельзя относить к представительским расходам
Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:
- Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
- Оформление визовых документов для своих сотрудников;
- Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
- Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.
Требования к первичке
Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.
Их можно классифицировать на 2 основные категории:
- контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
- внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).
Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:
- наименование;
- дату составления документа;
- название фирмы;
- сведения об учитываемом хозяйственном факте;
- сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
- сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.
Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Сразу скажем, что представительские расходы при УСН «доходы минус расходы» не учитываются. Объясняется это просто. При расчете единого налога принимаются только расходы, которые поименованы в перечне расходов из пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.
Компании, выбравшие «упрощенку», могут выбрать один из двух возможных объектов налогообложения: «доходы минус расходы» или «доходы». В первом случае 15 процентный налог уплачивается с финансового результата организации или ИП. Причем заплатить минимальный налог 1% придется даже в том случае, если компания потерпела убытки в текущем году.
Этот перечень является закрытым, и никаких представительских расходов там нет. Правильность вывода о невозможности учета представительских расходов при УСН 15% подтверждают чиновники Минфина (см., например, письмо от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).
Представительские издержки: что входит в состав
В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.
Что относится к представительским расходам:
- Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
- Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.
Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:
- доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
- организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
- услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.
А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.
Принципы нормирования
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2021 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.
Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:
- Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
- Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
- Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).
Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.
Нормирование представительских расходов
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Как оформить авансовый отчет по представительским расходам?
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.
1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
Как составить акт на представительские расходы (образец структуры документа)
Данный акт составляется обычно по окончании официального мероприятия. Для этого на предприятии может быть сформирована специальная комиссия из компетентных специалистов. Их задача заключается:
- в корректном составлении документа;
- осуществлении анализа данных, отраженных в нем, а также принятии ответственного решения о признании расходов, которые фиксируются в акте, обоснованными;
- дополнении документа иными необходимыми источниками.
В составе соответствующей комиссии может быть председатель, а также рядовые участники.
Акт, о котором идет речь, может содержать:
- дату, название документа;
- сведения о проведенном представительском мероприятии (его название, место проведения);
- сведения о компетентных сотрудниках, составляющих и заверяющих акт;
- перечень ПР, а также сумм, которые им соответствуют и удостоверяются компетентными сотрудниками;
- заключение компетентных сотрудников об обоснованности осуществления ПР, указанных в акте;
- подписи компетентных сотрудников, составивших акт.
Акт на ПР может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и приложением к другому нормативу — например, приказу о проведении официального мероприятия.
Важный нюанс: несмотря на то, что рассматриваемый акт подписывается, как мы отметили выше, компетентными лицами, ФНС РФ считает, что он также должен быть утвержден директором фирмы (письмо УФНС РФ по Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019).
Документ, о котором идет речь, может также включать ссылки на документы, которые подтверждают ПР. Например — на первичку, которая также оформляется в целях удостоверения правомерности списания данных расходов.
Нормирование представительских расходов
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.
1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.
Подтверждение представительских расходов в 2021 — 2021 годах: документы
Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?
Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.
На практике данными документами чаще всего являются:
- приказ директора о проведении официального мероприятия;
- смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
- отчет о расходах в рамках мероприятия;
- акт о списании расходов;
- программа официального мероприятия;
- договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
- первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.
В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.
Что насчет «физиков»?
Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.