Договор аренды транспортного средства с экипажем: нюансы налогообложения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор аренды транспортного средства с экипажем: нюансы налогообложения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Минфин разъяснил, кто платит транспортный налог за арендованное транспортное средство еще в 2011 году (письмо № 03-05-05-04/04), и с тех пор позиция ведомства по данному вопросу не изменилась. По мнению специалистов Минфина, налог на ТС платит собственник машины — вне зависимости от того, является ли он фактическим пользователем авто либо сдает его в аренду сторонним лицам.
Аренда ТС: кто платит налог?
Дело в том, что только собственник машины может зарегистрировать ее в ГИБДД как законное транспортное средство (и, как следствие, стать налогоплательщиком по налогу на ТС). Перерегистрация ТС на арендатора не осуществляется, и он не может быть — даже временно, плательщиком налога.
При этом, следует различать, собственно, аренду, и «финансовую аренду» — то есть, лизинг. При ней ситуация в части налогообложения ТС иная.
Аренда авто с экипажем у ИП
Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.
Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.
Как арендовать автомобиль у физического лица с учетом бухгалтерского и налогового учетов
Имущество, арендуемое у физических лиц, не может быть признано амортизируемым. Физические лица, сдающие в аренду принадлежащие им на праве собственности автомобили, производить начисление амортизации на принадлежащие им автотранспортные средства не вправе, поскольку автомобиль не является у них средством труда, непосредственно используемым ими в период осуществления предпринимательской деятельности.
Однако затраты на текущий ремонт автомобиля, взятого в аренду у физлица, признаются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Заметим, что затраты на ГСМ по арендуемому автомобилю также уменьшают доходы для целей налогообложения. Напомним, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.
ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.
Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).
Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).
Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.
Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.
Кто платит транспортный налог
Транспортный налог платят собственники транспортных средств. То есть не те, кто ездит на машине или мотоцикле, а те, на кого это имущество оформлено по документам, если это разные люди.
Этот налог начисляют владельцам такого транспорта:
Есть виды транспорта, на которые налог не начисляют. Например, если автомобиль специально оборудован для инвалида. Или если у машины мощность меньше 100 лошадиных сил и ее купили через соцзащиту. На весельную лодку и молоковоз налога тоже нет.
Дальше мы будем говорить об автомобилях, но правила универсальные для всех транспортных средств.
Транспортные средства нужно регистрировать. Например, при покупке машины новый собственник оформляет ее на себя. Он не просто подписывает договор купли-продажи с автосалоном или бывшим владельцем, а идет в ГИБДД и говорит: «Теперь владелец машины я, зафиксируйте это». И ГИБДД фиксирует.
После этого в течение 10 дней информация о смене собственника попадает в налоговую инспекцию. Теперь там знают: машина больше не принадлежит тому человеку, а принадлежит вот этому. Значит, и транспортный налог за эту машину мы теперь начислим новому владельцу. За тот год, когда продали машину, налог начислят обоим владельцам. Каждый заплатит за тот период, когда он был собственником.
Бухучет аренды автомобиля физического и юридического лица
Основанием для отражения в бухучете действий, связанных с арендой автотранспорта, является акт приемки-передачи автомобиля, включающий согласованную цену, пробег, результаты техосмотра, сам договор аренды. Полученный в пользование автотранспорт отмечается на счете 001. Арендные платежи фиксируются на счетах расходов по той деятельности, для которой арендован автомобиль. Платежи отражают по проводкам: ДТ 26 («Общехозяйственные расходы», то есть затраты на нужды организации), 20, 23, 25,29,44, КТ 60 (73,76).
Аренда автотранспорта может отражаться проводками в бухгалтерии следующим образом:
- ДТ 20 (44) КТ 76 — зачислена арендная плата;
- ДТ 76, КТ 68 — удержан НДФЛ с арендной платы;
- ДТ 76, КТ 50(51) — произведена плата за аренду.
Что касается арендодателя, то если для него сдача в аренду автотранспорта — доминирующий вид деятельности, то это действие фиксируется как реализация ДТ 62, КТ 90.1.1. Во всех остальных ситуациях денежные средства, полученные в виде дохода от аренды, включают в разряд внереализационных: ДТ 62, КТ 91.1.
Что нужно принять во внимание бухгалтеру при аренде автотранспорта без экипажа?
Согласно ГК РФ, ст. 644 и 646 при арендовании автомобиля без экипажа расходы по ремонту, страхованию, ГСМ, берет на себя арендатор. Он же оплачивает аренду, стоянку и парковку. Арендная плата, затраты, связанные с ремонтом и эксплуатацией авто (покупка бензина, приобретение, замена масляного фильтра и т. п.), страховка причисляются к прочим расходам и учитываются при налогообложении на доходы. Этот момент имеет непосредственное отношение к ситуациям, когда арендодатель — физическое либо юридическое лицо. Наймодатель (он же владелец автомобиля) оплачивает лишь прохождение техосмотра. Все описанные понесенные расходы должны быть доказательными и подкрепленными подтверждающими документами. Только тогда они могут учитываться в налогообложении и фиксироваться бухгалтерией.
При арендовании транспортного средства с экипажем у физического или юридического лица производятся следующие отчисления, которые отражаются в бухучете:
- НДС засчитывается по арендному платежу, если наймодатель — юрлицо либо ИП;
- НДФЛ удерживается налоговым агентом (организацией), если машина арендована у физлица;
- НДФЛ высчитывается, если наймодатель — ИП и у него регистрационное свидетельство не подразумевает сдачу в аренду имущества.
ЕСН с арендной платы, когда наймодатель — физическое лицо либо ИП (НК РФ, ст.236), не взимается.
Независимо от того, в чьей собственности находится автомобиль, плату за его ремонт должен осуществлять именно владелец. Это касается и тех транспортных средств, которые на момент поломки находятся в аренде. При этом арендатор осуществляет текущий ремонт автомобиля и ремонт капитальный. Другое дело, если транспортное средство передается в аренду по договору с дальнейшим выкупом автомобиля. Если заключен именно такой договор, то оплату за ремонт производит тот, кто и выкупает автомобиль.
В случае если ремонт автомобиля за свой счет придется осуществлять арендатору, то арендодатель должен возместить не только стоимость запчастей, приобретенных для этих целей, но и услуги сервисного центра, оказывающие ремонтные работы.
В случае если между двумя лицами есть другая договоренность, то оплата ремонта производится таким образом, как было ранее оговорено.
Чтобы не возникло вопросов по договору, многие обращаются к юристам, которые и помогут составить данный договор. Но многие выбирают более легкий путь — обращение к транспортным компаниям, которые помогут составить договор и произвести его подписание. Наша компания на протяжении длительного времени предоставляет услуги по аренде транспортных средств, по составлению и заключению договора. В результате, все клиенты, которые воспользовались услугами нашей компании, довольны сервисом оказываемых услуг.
Как и где лучше брать автомобиль в прокат?
- Если вы хотите взять автомобиль в прокат по минимальной цене, то выбирайте местную компанию, погуглив например «rent a car in texas». Крупные прокатчики типа «Hertz» и других, будут взымать дополнительные деньги за каждый чих. А вот маленькая прокатная контора может дать не только низкие цены, но и недорогую страховку с отсутствующей франшизой.
- Страховка должна быть максимально расширенной, с возвратом денег даже за повреждение стекол (может прилететь камешек), колёс, зеркал и желательно днища.
- Вы можете взять страховку у внешних страховщиков, которые работают с арендными компаниями. Таких следует искать по запросу Collision Damage Waiver (она покроет ущерб по вине водителя) и/или Third Party Liability Insurance (она покроет ущерб третьим лицам)
На каких дорогах действует система ПЛАТОН?
- Большегрузный автотранспорт, предназначенный для перевозки пассажиров, например, автобусы междугородних и международных направлений, но если он имеет характеристику грузопассажирского транспорта, то уже освобождение на подобный тип не действует.
- Автомобили, относящиеся к службе пожаротушения, дорожной и городской полиции, автомобили скорой медицинской помощи, службе аварийно-спасательных работ, автоинспекции военных округов, и прочие, у которых в обязательном порядке установлены проблесковые маячки и они оборудованы приборами подачи спецсигналов, то весь подобный транспорт служебного назначения освобожден от уплаты проезда по системе ПЛАТОН.
- Также не подпадают под категорию большегрузов любая военная техника с большой общей массой, самоходные или тягловые автомобили, относящиеся к Министерству Обороны РФ.
Применение онлайн-касс при аренде авто
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Исключение, действующее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Компенсация за использование личного имущества
Еще одним видом оплаты пользования автомобилем сотрудника является компенсация за аренду автомобиля у сотрудника — налогообложение опишем далее. Выплата компенсации регулируется ст. 188 ТК РФ. Для ее правомочности надо заключить письменное соглашение между работником и работодателем в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Компенсация может выплачиваться лишь работнику — собственнику авто, в чьи должностные обязанности входит перемещение транспортом.
Директор издает приказ о выплате компенсации, где указан ее размер. Под компенсацией подразумевается материальное возмещение износа машины и расходов, связанных с эксплуатацией авто. Размер компенсации законодательством не ограничен, но, назначая сумму, стоит исходить из соображений здравого смысла: учитывать степень износа транспорта и частоту его использования. Компенсацию можно выплачивать только при документальном подтверждении того факта, что авто использовалось в служебных целях, а не в личных. Таким подтверждением может служить путевой лист.
Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
Компенсацию можно включить в расходы по ОСНО и УСН (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в пределах, установленных законодательно: в зависимости от объема двигателя норма будет 1200 рублей в месяц (меньше 2000 куб. см) и 1500 рублей в месяц (свыше 2000 куб. см). Компенсация сверх указанных лимитов в расходах по налогу на прибыль и УСН не учитывается.
Необходимые документы для аренды автомобиля
Алгоритм действий по заключению договора аренды в целом весьма прост.
- Нужно выбрать компанию-арендодателя и машину, которая будет арендоваться.
- Собрать необходимый пакет документов.
- Записаться и прийти в назначенный день для осмотра машины и заключения договора.
Итак, с первым и третьим пунктом вроде все предельно понятно. Но вот какой пакет документов необходимо подготовить?
У гражданина все сравнительно просто:
- Действующее водительское удостоверение. Сдавать машину можно только лицу, которое имеет право вождения ТС, иначе он на ней не сможет даже уехать.
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Он нужен для заключения договора. И нужно помнить, что если потенциальный арендатор не является гражданином России, ему может быть отказано в аренде.
Для организации-арендодателя схема будет сложнее. Ею предоставляется следующий пакет:
- Заверенные копии учредительных документов. В том числе Устав и решение о назначении руководящего органа.
- Доверенность на лицо, которое будет заключать договор от своего имени.
- Копия паспорта этого лица.
- Водительское удостоверение лица, которое будет допущено к управлению арендуемым автомобилем.
- В некоторых случаях копия и его паспорта тоже.
Страховка арендованного автомобиля
Каким образом производится страховка автомобиля, передаваемого в прокат? Всем известно, что на территории России лицо, которое управляет машиной, должно оформить обязательную страховку – полис ОСАГО. В случае аварии по своей вине водитель не будет отвечать своими деньгами. Ущерб невиновному в ДТП лицу будет возмещаться страховой компанией.
Особенно актуально страхование при получении машины в аренду. Ведь в данном случае на водителе — двойная ответственность. Он отвечает за чужой автомобиль перед третьими лицами за ущерб при ДТП.
В данном случае действует единое правило – страховка арендуемой машины также производится по ОСАГО. По умолчанию, — ее стоимость уже заложена в арендную плату.
Существуют и иные варианты страхования ответственности. Например, ответственность за арендуемый автомобиль можно застраховать по КАСКО. Это дает возможность водителю освободиться от ответственности перед арендодателем в случае совершения ДТП даже по своей вине. Ущерб также будет возмещен страховщиком.
Еще есть такой вид страхования, как франшиза. Это что-то вроде ограниченного КАСКО. При наличии вины арендатора он отвечает за ущерб перед арендодателем в пределах определенной суммы, а страховщик отвечает в пределах своей. В чем преимущество такой страховки? Она обойдется гораздо дешевле классического КАСКО.
Минфин разъяснил, кто платит транспортный налог за арендованное транспортное средство
По договору аренды транспортного средства арендатор вправе поставить его на временный учет по смету своего нахождения. В письме Минфина России от 04.03.11 № 03-05-05-04/4 поясняется, что в такой ситуации платить транспортный налог будет арендодатель.
Чиновники рассуждали следующим образом. Плательщиками транспортного налога являются лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения (ст. 357 НК РФ). При этом налог уплачивается по месту нахождения транспортного средства. Так гласит пункт 1 статьи 363 НК РФ. А местом нахождения транспортных средств (за исключением морских, речных и воздушных) признается место государственной регистрации, а при отсутствии такового — место нахождения (жительства) собственника имущества. Отсюда вывод: транспортный налог платится по месту регистрации транспорта.
В рассмотренном случае государственная регистрация транспорта осуществлена за арендодателем, а за арендатором — временная регистрация, значит, налог должен платить арендодатель.