Шесть типичных ошибок в штатном расписании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шесть типичных ошибок в штатном расписании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:

• структуру предприятия;

• штатный состав;

• численность работников — общую, на каждой должности;

• профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;

• оклады, надбавки, премии.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

Информация о вакантных рабочих местах

По п. 3 ст. 25 закона о занятости, сведения о потребности в работниках в центр занятости передавать следует ежемесячно. Понятие «вакансия» в трудовом законодательстве отсутствует. Здесь следует ориентироваться на судебную практику, которая определяет ее как должность, по которой с соискателем заключается бессрочный трудовой договор. Таким образом, случай, когда компания ищет человека на место сотрудника, который находится в отпуске или временно переведен на другую работу, вакансией не считается.

Информацию следует подавать по форме «Сведения о потребности в работниках и наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)», которая утверждена приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.02.2019 № 90н (приложение № 10).

Обратите внимание: единая дата передачи сведений не утверждена, поэтому ориентироваться следует на те числа, которые прописаны в региональном законодательстве. В Ростовской области подают отчет в ЦЗН до 5 числа ежемесячно (постановление правительства Ростовской области от 25.09.2014 № 646), а для организаций Краснодарского края предусмотрен срок не позднее 28-го числа текущего месяца (постановление главы администрации Краснодарского края от 18.03.2004 № 258).

Обычно региональными властями уточняется не только срок сдачи, но и форма сведений о вакансиях в центр занятости, хотя чаще всего она стандартная и состоит из двух разделов. В первом прописывают данные о работодателе, во втором — характеристики вакансии и требования к соискателям, а именно:

• наименование должности;
• условия и характер работы;
• размер заработной платы;
• режим работы;
• квалификационные требования;
• льготы и гарантии.

Какие сведения и документы используются при составлении штатного расписания

Важно! Когда МРОТ меняется в течение года, по должностям, по которым оплата труда устанавливается исходя из МРОТ, в штатное расписание вносятся изменения, согласно Приказу руководства.

Прежде чем составлять штатное расписание, необходимо подготовить следующие документы и сведения:

1. Структуру, штатную численность компании (структурных подразделений).
2. Нормативы численности штата.
3. Расчеты месячных тарифных ставок (окладов).
4. Список наименований и кодов структурных подразделений компании.
5. Профессиональные стандарты по отдельным профессиям по мере утверждения их Министерством труда РФ.
6. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, иных служащих.
7. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
8. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
9. Иные нормативно-технические и нормативные акты.

Ввод и изменения штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное — Штатное расписание или раздел Кадры — Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания — конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.

Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Штатное расписание в 1С

Вот какие функции доступны в «1С:Зарплата и управления персоналом 8»:

• Опционально вести штатное расписание в программе. Если компания маленькая и в ведении штатного расписания в программе нет необходимости, можно обойтись и без этого документа. В такой ситуации, когда компания будет принимать на работу и переводить работников, потребуется полное описание места и условий их работы. Если в будущем компания решит разрабатывать штатное расписание в программе, то оно создастся автоматически на основе имеющихся данных о персонале. Потребуется, может, только внести корректировки (к примеру, обозначить вакансии).

• Оценивать, соответствует ли кадровая документация штатному расписанию. Можно установить это расписание или отказаться от него.

• Утвердить штатное расписание специальной документацией, чтобы хранить историю изменения штатного расписания. Это позволяет получить штатное расписание за любой прошедший день. Помимо этого, можно просматривать и оценивать неутвержденный кадровый документ (плановый).

Каков ваш основной продукт?

Следующий после целеполагания важный этап в оптимизации деятельности учреждения — разработка оргструктуры, но пока еще не составление штатного расписания. В связи с этим напомним обязательные шаги при создании организации, общие принципы построения деятельности:

 V планирование (проектирование):
 - определить миссию организации;
 - сделать стратегический выбор (сформировать стратегию развития);
 - уточнить генеральные цели;
 - разработать корпоративную философию организации;
 - разработать стратегический план достижения заявленных целей ;
 - определить основные и промежуточные продукты;
 ---------------------------------------------------------------------
 V организация деятельности:
 - составить схему необходимых действий;
 - составить схему основных, обеспечивающих и вспомогательных функций;
 ---------------------------------------------------------------------
 V кадры:
 - подобрать персонал и обучить исполнителей;
 - организовать координацию этих действий и функций;
 ---------------------------------------------------------------------
 V контроль: обеспечить контроль за достижением всех результатов.

Будем считать, что с первыми пятью задачами учреждение успешно справилось.

Почему только сейчас учреждение может определить основные и промежуточные продукты? Потому что его руководство наконец ответило на ряд вопросов: для чего создана организация; для чего она нужна учредителю, обществу; что ожидается получить в результате ее деятельности.

К примеру, если создана строительная компания, ее руководство определяет, что в результате деятельности фирмы появятся комфортные жилые дома или офисы за разумную цену. Если создано образовательное учреждение, результатом его работы должны стать образованные люди и достойные члены общества. Это и есть конечные продукты деятельности, нужные не самой организации, а гражданам за ее пределами. Этот же принцип должен соблюдаться и при создании структурных подразделений. Их конечный продукт должен быть полезен организации, а не самому подразделению. Однако нередко бывает так, что организация (или ее подразделение) начинает производить продукт, нужный только ей самой.

Как же построить организацию, которая с большой долей вероятности устоит при любых катаклизмах политической и экономической действительности? Можно ли вообще такое сделать?

На наш взгляд, если учреждение намерено создать «машину» для производства конечного продукта (образованных людей, достойно встречающих старость инвалидов и престарелых, довольных жителей микрорайона или страны в целом), начинать надо с ответов на следующие вопросы: что для этого в учреждении должно быть обязательно и сразу, что созданная «машина» должна уметь делать при любых обстоятельствах, а что можно достроить потом? Именно поэтому автор убежден: сначала нужно сконструировать эту самую «машину», и лишь потом определять, как ею управлять и обслуживать, сколько человек для этого потребуется. Лишь создав необходимую структуру, можно подбирать и «расставлять» персонал, который «встроится» в нее наилучшим образом. Таким образом, ответ на извечный вопрос, что первично — яйцо или курица, применительно к данной ситуации однозначен: организующая структура и система управления, а не люди, в ней работающие.

Шаги по разработке оргструктуры

Резюмируем сказанное. На этапе разработки организующей структуры необходимо сделать следующие шаги.

Во-первых, исходя из уточненной миссии и целей организации определить конечные продукты учреждения. Это может быть быстро и квалифицированно рассмотренная проектно-сметная документация (для государственных экспертиз), выздоровевшие больные (для больниц и поликлиник), сформированная культурная среда на конкретной территории (для театров и филармоний) и т.п.

Во-вторых, определить промежуточные продукты. Например, чтобы сформировать в городе музыкальную среду, филармонии нужно создавать и показывать концерты и иные программы.

В-третьих, провести аудит существующей оргструктуры на обоснованность и необходимость имеющихся в ней структурных подразделений. Для этого под каждым «квадратом», обозначающим структурное подразделение, следует написать его конечный продукт (создание и показ концертных программ, выездных программ для детей и т.п.). Если для какого-либо «квадрата» невозможно определить реальный конечный продукт подразделения (продукт, полезный организации), необходимо безжалостно вычеркнуть этот «квадрат». Данное подразделение вашему учреждению не нужно.

Причем это надо сделать вне зависимости от причин, по которым не получилось обозначить для подразделения его конечный продукт, необходимый организации. Таких причин может быть две. Первая — пользы от этого подразделения нет. Тогда оно, безусловно, подлежит ликвидации. Вторая причина: вероятно, это полезное подразделение, но управленец не смог догадаться, в чем именно эта польза. Значит, оно все равно должно быть ликвидировано. Если подразделение действительно необходимо, руководитель учреждения на себе ощутит, чего не хватает в оргструктуре. Потому что не произведенный отсутствующим подразделением конечный продукт придется делать ему самому. Например, если в структуре организации поначалу отсутствует подразделение, отвечающее за подготовку сметной документации на ремонтно-строительные работы и взаимодействие с подрядчиками, это придется выполнять директору, иначе ни один ремонт не сможет быть начат. И необходимое подразделение появится позднее.

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (Письма Минфина России от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (Постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24 , п. 57 Методических указаний N 134 ).

Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Похожие записи:

• Закон хмао югры о ветеранах труда
• Инструкция: как рассчитать резерв отпусков
• Как подать на алименты самому на себя? Все, что нужно знать о такой процедуре