Как работать с персональными данными работников в 2022
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с персональными данными работников в 2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работодатель или любая другая компания, планирующая заключать договоры (соглашения) с физлицами, в том числе через свой официальный сайт, не представит уведомление в Роскомнадзор о планируемой обработке персональных сведений, ее оштрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ. Данная норма устанавливает административную ответственность за непредставление или несвоевременное представление сведений в государственный орган, осуществляющий государственный контроль (надзор).
Сколько согласий запрашивать?
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.
К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.
Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
-
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
-
или в срок, указанный в постановлении суда;
-
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Согласие работника на обработку персональных данных
Нужно ли получать согласие работника на обработку персональных данных? Да, обработка персональных данных в общих случаях осуществляется исключительно с согласия работника.
Исключения, когда не требуется брать согласие работника, прямо регламентированы законом, а также описаны в Разъяснениях Роскомнадзора. Например, не нужно получать такое согласие, если вы сообщаете персональные данные работника третьей стороне, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью (ст. 88 ТК РФ, п. 4 Разъяснений Роскомнадзора).
Согласие на обработку персональных данных предусматривается в трудовом договоре, заключаемом по типовой форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858). В ней прямо предусмотрено соответствующее положение. Трудовой договор по этой форме заключается в рамках ст. 309.2 ТК РФ.
В остальных случаях согласие работника на обработку персональных данных рекомендуем оформлять отдельным документом. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).
Если персональные данные работника возможно получить только у третьих лиц, сообщите об этом работнику и заручитесь его письменным согласием (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Настоятельно рекомендуем включить в него следующую информацию:
- цели получения персональных данных работника у третьих лиц;
- предполагаемые источники информации (лица, у которых будете запрашивать данные);
- способы получения данных, их характер;
- возможные последствия отказа работника дать согласие на получение его персональных данных у третьих лиц.
В каких случаях потребуется уведомление Роскомнадзора
С 1 сентября 2022 года компании обязаны уведомлять Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку следующих персональных данных (новая редакция ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- получаемых и обрабатываемых в рамках трудового законодательства;
- получаемых при заключении договора с физлицом, по которому персональные данные не распространяются и не предоставляются третьим лицам без согласия самого физлица и используются компанией исключительно для исполнения заключаемого договора;
- относящихся к членам и участникам общественных объединений или религиозных организаций и обрабатываемых соответствующими организациями и объединениями;
- разрешенных физлицом для распространения;
- включающих в себя только фамилии, имена и отчества физлиц;
- необходимых в целях однократного пропуска физлица на территорию, на которой находится компания, или в иных аналогичных целях.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Как происходит обработка персональных данных?
Понятие «обработка» подразумевает все действия, которые происходят с данными, начиная с момента их сбора. Передача, запись, распределение, хранение, применение, удаление — эти и многие другие действия входят в понятие «обработка персональных данных».
Все в том же законе №152-ФЗ указано, что обработка персональной информации должна происходить с соблюдением основных принципов:
- соблюдение требований актуального законодательства;
- цель обработки необходимо определить и озвучить субъекту заранее;
- собирать и обрабатывать можно только информацию, которая соответствуют указанной цели;
- оператор обязан обеспечить точность данных, предупредить их искажение, а ответственные лица должны периодически следить за актуальностью информации;
- после достижения финальной цели данные нужно уничтожить.
Общедоступные персональные данные
Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).
К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).
Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.
К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Может ли оператор передать кому-нибудь персональные данные?
Оператор может передавать ПД третьим лицам только с вашего согласия, если иное не предусмотрено законом.
Примеры, когда согласие нужно: работодатель передает ваши ПД сторонней организации для бронирования отелей, покупки авиабилетов или оформления пропуска.
Примеры, когда согласие не нужно:
- управляющая организация или правление товарищества собственников жилья вправе предоставить ваши ПД (Ф.И.О., номер квартиры, сведения о размере доли) организатору созыва общего собрания собственников жилья;
- работодатель вправе передавать ваши ПД в ФСС, ПФР, налоговые органы, по запросу в суд, прокуратуру, правоохранительные органы и т.д.
Предоставление такого согласия является добровольным. Оператор не может принуждать вас это сделать.
Согласие работника на обработку персональных данных
Основная часть персональных данных передается работником во время оформления на работу, их обработка (получение, передача, хранение и т.д.) регулируется трудовыми отношениями (N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Когда нет необходимости брать согласие:
- Обработка данных осуществляется в ходе исполнения трудовых обязательств (например, при предложении вакантной должности);
- Если работа предполагает периодические медицинские осмотры, то данные о здоровье работника также считаются открытыми;
- Если нет возможности получить согласие при непосредственной угрозе жизни человека (например, он находится без создания).
В остальных случаях обработку персональных данных возможно выполнять только в рамках письменного согласия-заявления, которое содержит пункты:
- ФИО субъекта, его адрес, номер паспорта, дату его выдачи и сведения о выдавшем его органе;
- ФИО и адрес оператора;
- Перечень получаемых данных с указанием цели, для которой происходит их сбор и обработка;
- Срок действия согласия.
Защита персональной информации, полученной из анкет
Зачастую работодатели используют анкеты как инструмент первичного отбора кандидатов. В этой ситуации также надо помнить про защиту персональной информации соискателя. Необходимо обратить внимание на такие моменты:
- любая такая анкета должна включать сведения о сроке ее рассмотрения;
- нужно четко указать цель обработки персональной информации, которая получена через анкетирование. Цель должна обозначаться через указание конкретных действий и сроков их осуществления;
- в анкете должен быть пункт, в котором соискатель указывает, что он согласен на обработку персональной информации;
- у анкеты не должно быть технической возможности объединить поля для внесений информации, цели обработки которой изначально не совместимы.
Можно ли отозвать согласие?
В случае обнаружения противоправных действий в отношении персональных данных, переданных для обработки оператору, а также при увольнении с работы или иных случаях гражданин вправе отозвать ранее переданное согласие. Чаще всего этот документ хоть и подписывается в сознательном порядке, но сам факт может забыться. Поэтому такие случаи достаточно редки.
При желании оформить отзыв согласия достаточно просто. Это делается путем написания заявления в произвольном виде с требованием:
- о прекращении любых действий с полученными ранее персональными данными;
- об уничтожении их.
При этом в заявлении можно сослаться на нормативную базу Федерального закона № 152, в частности п.2 ст.9. Оператор обязан в течение одного месяца после получения отзыва выполнить требования гражданина.
Отметим, что ответственность оператора в части обработки личных сведений закреплена ч.2 ст.13.11 КоАП и нарушением считается:
- обработка данных в случаях, когда требуется согласие, но оно не получено от субъекта в письменном виде;
- согласие составлено с нарушением требований с составу сведений, которые должны присутствовать в этом документе.
Можно ли отозвать согласие
Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.
Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).
Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.
Требования к оформлению документов
Определимся с общими требованиями к оформлению бумаг, которые подтверждают одобрение гражданина на действия с его личными данными. Необходимо учитывать, что форма для организаций и учреждений немного отличается от того, как выглядит заявление о согласии на обработку персональных данных (его берет с каждого нового сотрудника работодатель).
Нормами статьи 87 ТК РФ установлено, что все организации самостоятельно определяют порядок хранения и использования сведений, полученных от работников. Аналогичный принцип применим и ко всем остальным операторам. Главное — не нарушать требования, установленные федеральными законами и кодексами. Прежде чем приступать к действиям с информацией, необходимо утвердить локальный акт по организации «Положение о персональных данных». В этом документе должны содержаться все основные требования к правилам оформления документации. Положение утверждает руководитель с одобрения профсоюзного органа (при его наличии).
Когда речь идет о работодателях, важно учесть, что по нормам п. 8 части 1 статьи 86 ТК РФ, всех работников и их представителей следует ознакомить с утвержденным положением под подпись. Для этих целей даже заводят специальный журнал. Если положение в организации-операторе отсутствует, это является грубым нарушением, за которое нормами статьи 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф.