27 кадровых документов, без которых не обойтись
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Для чего нужен Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета трудовых договоров фиксирует все заключенные организацией трудовые соглашения с сотрудниками. Законодательство не обязывает работодателей вести такую книгу, поэтому целесообразность создания документа определяется самостоятельно. Например, индивидуальному предпринимателю с 4 сотрудниками такой журнал не принесёт никакой реальной пользы. Напротив, большому предприятию с 500 работниками данная книга поможет эффективнее контролировать документооборот, быстрее находить информацию о каждом контракте, а также анализировать текучку кадров. Регистрацией сведений в журнале, как правило, занимаются сотрудники отдела кадров или делопроизводитель.
Допускается фиксировать все договоры в одной книге или завести разные журналы для срочных и бессрочных контрактов.
Книга регистрации трудовых контрактов может помочь при проверках контролирующих органов, например, трудовой инспекции. Документ подтвердит, что отношения со всеми работниками оформлены официально, работодатель не нарушает законодательство и не содержит штат «серых» сотрудников.
Правила ведения журнала
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
Назначение и виды документа
Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:
- систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
- быстро найти нужный документ;
- узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
- вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.
Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:
- Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
- Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.
Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.
На практике различают несколько разновидностей журналов:
- по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
- по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
- по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).
Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.
Нужно ли вести нумерацию?
Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.
Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Что делать, если работодатель не отдает трудовой договор
- Чем отличается коллективный договор от трудового договора
- Ученический договор с работником предприятия: образец 2020 года
- Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
- Уйти в декрет с биржи труда
- Уведомление о продлении срочного трудового договора: образец 2020 года
- Уведомление о прекращении срочного трудового договора: образец 2020 года
Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.
Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?
Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2019г.
Это важно знать: Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
Обязателен ли номер трудового договора
Тематики: Трудовые отношения
Обязательно ли присваивать номер трудовому договору с работником или достаточно только указания даты заключения трудового договора?
Перечень условий, которые в обязательном порядке
должны быть включены в трудовой договор, установлен
ст. 57 Трудового кодекса РФ
:
– место работы
, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
– трудовая функция
(работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
– дата начала работы
, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ;
– условия оплаты труда
(в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
– режим рабочего времени и времени отдыха
(если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
– компенсации
за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;
– другие условия
в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Как видим, номер трудового договора не относится
к обязательным сведениям, предусмотренным
ст. 57 ТК РФ
.
Однако унифицированные формы первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1,
предусматривают нумерацию трудовых договоров
.
Куда заносятся номера?
Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:
- журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
- приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
- трудовая книжка работника, принятого в организацию.
В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.
Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.
Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.
Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.
В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.
При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).
В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:
- номер по порядку заполнения;
- дата заключения описываемого договора;
- номер, присвоенный документу;
- ФИО принятого сотрудника;
- занимаемая согласно договору найма должность;
- подразделение, в котором числится работник;
- срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
- указание на совместительство или основное место труда;
- сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
- примечания и отметки.
Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.
Подробнее про журнал регистрации трудовых договоров вы можете узнать из нашей статьи.
Каков порядок оформления трудового договора? Читайте тут.
Нормативное регулирование
На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.
Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.
При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от , нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.
Содержит определенные рекомендации по поводу проставления номеров на документы и Письмо № 3045-6-0, составленное Рострудом .
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Постановление Госкомстата РФ от N 1
Письмо Роструда
Назначение и виды документа
Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:
- систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
- быстро найти нужный документ;
- узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
- вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.
Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:
- Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
- Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.
Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.
На практике различают несколько разновидностей журналов:
- по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
- по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
- по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).
Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.
Журнал регистрации дополнительных соглашений
Почтовые расходы по доставке в указанные выше цены не включены и составляют: Кол-во книг Стоимость доставки 1 книга 95 руб.
2-3 книги 135 руб. 4-5 книг 250 руб. 6-7 книг 315 руб. 8-9 книг 380 руб.
Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой (иногда бывает что строки с разных сторон съезжают). В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала.
Также в конце есть образец, как заполнить данный журнал (так что не ошибемся). И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место. Спасибо всем, кто трудился для нас!!!! Слава редакции «Пакета Кадровика»!
Книги по кадровому делопроизводству 130 пошаговых инструкцийдля кадровой работы КУРС КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
Обязательно ли вести книгу учета?
Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.
Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.
Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.
Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.
Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.
Еще один важный момент необходимости ведения журнала — рассмотрение трудовых конфликтов. При его отсутствии позиции работодателя в суде становятся менее убедительными.Назначение и преимущества ведения такого учета
Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета
. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.
Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.
Систематизация данных позволяет
:
- Вести четкий учет кадрового состава.
- Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
- Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность;
- простата оформления и заполнения документа;
- более легкий контроль за ее сохранностью;
- минимум расходов.