Выдача беспроцентного займа сотруднику компании
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача беспроцентного займа сотруднику компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.
Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.
Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).
Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:
- с суммы долга (прощенного);
- с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
- на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).
В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.
Какими проводками отразить выдачу беспроцентного займа работнику
Займы сотрудникам проводят по счету 73 — там отражают любые расчеты с работниками, кроме зарплат и средств подотчета. Расчеты по займам отражают на субсчете 73.1.
Операции по беспроцентным кредитам оформляют такими проводками:
- Д/т 73.1; К/т 50 (51) — деньги выданы сотруднику (или переведены на его счет);
- Д/т 50, 51, 70; К/т 73.1 — долг возвращен.
Заемщик-индивидуальный предприниматель
Меняется ли ситуация, если заемщиком является физическое лицо, зарегистрированное в качестве ИП? Все зависит от режима налогообложения, который использует индивидуальный предприниматель.
При применении ОСНО, УСН и ЕСХН доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах облагается НДФЛ и удерживается займодавцем, как и в случае, когда заемщиком является «обычный» гражданин. То есть никаких особенностей тут не возникает. Если ИП применяет ОСНО, то его налогооблагаемые доходы определяются в порядке, регулируемом главой 23 НК РФ. Ее нормы не содержат исключения для предпринимателей в части определения НДФЛ при возникновении материальной выгоды. Поэтому у ИП доход в виде материальной выгоды, подлежащий налогообложению НДФЛ, возникает на общих основаниях (с учетом ряда случаев, когда она освобождается от НДФЛ).
В случае применения предпринимателем УСН, Минфин несколько раз менял свое мнение по этому вопросу. Если раньше чиновники считали, что данный доход не облагается ни налогом, уплачиваемым в связи с применением «упрощенки», ни НДФЛ (письмо от 27.08.2014 № 03-11-11/42697), то позже их позиция изменилась. В письме от 07.08.2015 № 03-04-05/45762 они пояснили, что материальная выгода от экономии на процентах ИП на УСН должна облагаться НДФЛ.
Последняя позиция кажется более правильной. Ведь применение «упрощенки» индивидуальным предпринимателем не предусматривает освобождение его от обязанности по уплате НДФЛ с доходов, облагаемых по ставке 35 процентов (п.3 ст.346.11 НК РФ). Такой же порядок применяется и в отношении предпринимателя на ЕСХН (п.3 ст.346.1 НК РФ).
А вот подобного исключения в главах, регулирующих применения ЕНВД и ПСН, нет. То есть применение этих режимов освобождает от уплаты НДФЛ по любым «предпринимательским» доходам (в т.ч. и облагаемым по ставке 35 процентов). Из этого можно было бы сделать вывод: если ИП, применяющий ПСН или ЕНВД, использует беспроцентный заем в предпринимательских целях, то обязанности по обложению НДФЛ материальной выгоды от экономии на процентах не возникает.
Однако налоговики на местах могут так не считать. И суды в большинстве своем их поддерживают. Например, Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 08.12.2014 № Ф01-5102/2014 отметил, что обстоятельства, исключающие налогообложение данного вида материальной выгоды, приведены в статье 212 НК РФ, и их перечень является исчерпывающим. Использование заемных средств в деятельности, облагаемой ЕНВД, таковым не является. Определением Верховного Суда РФ от 16.04.2015 № 301-КГ15-2401 было отказано в передаче данного дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра.
Выплата и возврат денежных средств по займу
Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:
- наличными средствами на руки;
- переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.
В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.
Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:
- Внесение наличных средств в кассу предприятия.
- Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
- Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).
Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.
Даже если сотрудник организации, взявший беспроцентный заем, по каким-либо причинам не внес оговоренные суммы по графику платежей, если договором предусматривается такой способ возврата – организация не вправе изымать финансы посредством отчисления из заработной платы сотрудника.
Как оформляют займы кадрам
У каждого работодателя свои правила и требования. Одни выдают деньги на любые нужды, другие — исключительно на конкретные цели (чаще всего это улучшение жилищных условий). Стороны подписывают соглашение в свободной форме. В тексте обычно указывают права и обязанности заемщика и кредитора, фиксируют сумму, ставку и срок договора. Финансы переводят на зарплатный счет сотрудника или перечисляют по указанным реквизитам, в зависимости от ситуации. К примеру, когда речь идет об оформлении ипотеки, средства отправляют напрямую в банк.
На одобрение заявки не стоит рассчитывать всем подряд. Обычно руководство и бухгалтерия обращают внимание на следующие моменты:
- стаж сотрудника (чем дольше работает, тем выше шансы получить заем);
- возраст и семейное положение (молодым специалистам, имеющим маленьких детей и нуждающимся в улучшении жилищных условий, охотнее идут навстречу);
- занимаемая должность;
- размер зарплаты (от этого показателя зависит максимальная сумма займа).
Является ли рассматриваемым типом выдача займа сотруднику из кассы, да и что вообще скрывается под понятием, которому посвящен материал? Чтобы разобраться с этим, следует обратиться к формулировкам законов, регламентирующих нашу повседневность. Законодательством беспроцентный заем установлен как передача человеку некоторой финансовой массы для достижения разнообразных целей. При этом работник не должен платить проценты за пользование доверенными ему деньгами. Работодатель вправе выставить небольшой процент, но таковой не может быть существеннее, нежели официальный инфляционный уровень в державе.
Не всегда беспроцентный заем от учредителя имеет вид денег. Можно передать имущество, если таковое находится во владении предприятия. Законодательство оговаривает максимальный размер суммы, которую дают работнику: 50 МРОТ или меньше. Полученные таким образом деньги нельзя тратить для ведения коммерческой деятельности. Возврат допускается как частями, так и всей суммы разом. Законодательство оговаривает возможность расчетов по задолженности в более ранний срок, нежели это установлено изначальной договоренность. Получатель средств обязан заплатить налог с суммы, которую ему дали. У фирмы нет нужны в выплате налогов с денег, которые она получает обратно от заемщика. Это объясняется тем фактом, что нет процентов, которые бы обеспечили компании доходную составляющую.
Действующее законодательство обязывает составлять письменную договоренностью. Требования нормативных актов таковы, что при формулировании договора нужно детально и понятно, не пользуясь двусмысленными формулировками, зафиксировать отсутствие процентов в пользу предприятия. Только в таком случае компания не должна будет платить налоги после предоставления человеку денег в долг.
Тесно связаны НДФЛ и беспроцентный заем сотруднику, поскольку второе автоматически влечет за собой обязанность по уплате первого. Деньги могут расходоваться на приобретение недвижимого имущества. В этом случае физлицо вправе обратиться в ФНС или в бухгалтерию предприятия, в котором оно трудоустроено, чтобы оформить имущественный вычет. 809 статья кодекса, регламентирующего гражданские отношения в пределах нашей страны, дает право предоставления работникам товарных либо денежных ссуд – на усмотрение заключающих договоренность лиц. 812 статья того же свода законов устанавливает возможность оспаривания заключенного соглашения. Это допускается лишь в случае, когда человек может предоставить доказательства того, что деньги, предусмотренные по договору, он не получил. При наличии доказывающих этот факт явлений можно говорить о потере договором действительности.
Какие должны соблюдаться условия?
Первоначально следует определиться, может ли организация выдать беспроцентный займ сотруднику. Процедура может реализоваться при удовлетворении определенных условий:
- полученные средства или товары должны использоваться сотрудником для каких-либо целей;
- требуется вернуть деньги в указанном размере в заранее оговоренные сроки;
- если предоставляется материальный предмет, то он должен быть возвращен в прежнем состоянии;
- работодатель не может требовать от работников уплаты каких-либо процентов;
- процедура передачи денег фиксируется путем составления письменного договора и расписки;
- если выдаются деньги для конкретных целей, то не допускается направлять их на другие цели, так как это является нарушением условий соглашения.
Налоговые последствия
Многие фирмы предлагают возможность оформлять беспроцентный займ сотрудникам. Налоговые последствия такого решения являются приемлемыми для любой компании, так как не требуется уплачивать налоги. Обусловлено это тем, что компания не получает от сотрудника какую-либо прибыль в виде процентов.
У работников при этом формируется определенный доход, представленный экономией на процентах. Поэтому у него возникает необходимость уплачивать сбор за полученный доход, если предоставляется компанией беспроцентный займ сотруднику. Налоги в этом случае представлены НДФЛ. Сбор равен 13 %, причем удержанием занимается налоговый агент, представленный работодателем. Компания удерживает налог с зарплаты работника, но такое удержание не может превышать 50 % от дохода гражданина в месяц.
Правила составления соглашения
При составлении договора беспроцентного займа с сотрудником обязательно вносятся в этот документ следующие сведения:
- время и место заключения соглашения;
- информацию о заимодавце, представленная наименованием компании, ее юридическим адресом и реквизитами;
- сведения о получателе денежных средств, представленные Ф. И. О. сотрудника, должностью, занимаемой в компании, адресом проживания и паспортными данными;
- размер суммы, выдаваемой сотруднику без начисления процентов;
- срок, в течение которого переданная сумма должна возвращаться руководителю компании;
- ответственность сторон;
- права и обязанности, возникающие у каждого участника соглашения;
- другие сведения, которые вносятся после переговоров;
- подписи участников соглашения;
- печать компании, предоставляющей заем своему работнику.
При необходимости могут вноситься дополнительные пункты, регулирующие отношения, возникающие между работодателем и сотрудником компании.
Выдача процентного займа сотруднику: проводки
Случаи заимствования средств персоналом у работодателя с условием начисления процентов за пользование деньгами предприятия в бухгалтерском учете можно отражать на одном из счетов – 58 или 73. Выбор варианта учета должен быть закреплен в учетной политике. Когда ведется учет выданных займов, проводки имеют вид:
- Д58 или 73.1 – К50, 51, 10, 01 – зафиксирована операция по выдаче заемных средств работнику компании с условием ежемесячного погашения процентов по договору займа;
- Д 73.1 или 58 – К91.1 – начисление процентов,
- Д50, 51, 01 или 10 – К58 или 73.1 – уплата процентов, возврат сотрудником займа, полученного от предприятия.
После того как выдан займ работнику, проводка его частичного или полного погашения может иметь вид Д70 – К73.1, если возврат средств осуществляется путем удержаний из зарплаты.
Для правильного оформления договора займа, а также ведения налогового и бухгалтерского учета следует обратить особое внимание на ключевые моменты, которые должны быть прописаны в договоре:
- Сумма займа.
- Срок, на который выданы денежные средства.
- Способ получения. Наиболее приоритетным является перечисление займа на карту сотрудника. Выдать заем из кассы можно предварительно сняв денежные средства с расчетного счета, поскольку выдача займа из наличной выручки организации запрещена Указанием Банка России от 07.10.2013 N 3073-У.
- Цель выдачи займа. Если заем выдан на приобретение недвижимого имущества, то заемщик освобождается от налогообложения материальной выгоды.
- Условия выдачи – под проценты или беспроцентно. Если в договоре нет упоминания о том, что заем беспроцентный или не указана ставка, то по договору сумма процентов приравнивается к ставке рефинансирования.
- Дата погашения займа: полностью или ежемесячными платежами и срок уплаты процентов.
Выдан беспроцентный заем: бухгалтерский учет
Рассмотрим, какие проводки по беспроцентному займу сотруднику должен сделать бухгалтер. Для расчетов по займам сотрудникам планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.200 № 94н, предусмотрен счет 73.
| Описание | Дт | Кт | Документы |
| Проводка по выдаче беспроцентного займа работнику деньгами | 73.1 | 50 (51) | Расходный кассовый ордер (платежное поручение, выписка банка) |
| Проводка по погашению денежного БЗ работником | 50 (51) | 73.1 | Приходный кассовый ордер (платежное поручение, выписка банка) |
Счет финансовых вложений в проводках по выданным беспроцентным займам сотрудникам не используется, это указано в инструкции к плану счетов по счету 58. Также необходимо обратить внимание на отражение проводок по НДФЛ, который должен быть уплачен, если работодатель не берет проценты за заем. Подробнее об НДФЛ в следующих разделах.
Беспроцентный заем в неденежной форме: бухучет
Учетная стоимость передаваемых ценностей может соответствовать их оценке в договоре БЗ, а может и не соответствовать. Если разница существует, то она будет отражаться в составе прочих доходов или расходов. В бухучете операции по БЗ отражаются следующим образом:
| Описание | Дт | Кт | Документы |
| Списана учетная стоимость имущества при выдаче БЗ | 73.1 | 41 (01, 10…) | Акт приема-передачи (накладная) |
| Отражен доход, если договорная стоимость выше учетной | 73.1 | 91.1 | Акт приема-передачи (накладная) |
| Отражен расход, если договорная стоимость ниже учетной | 91.2 | 73.1 | Акт приема-передачи (накладная) |
| Начислен НДС с суммы займа, выданного имуществом | 73.1 | 68 субсчет «НДС» | Счет-фактура |
| Погашение БЗ в натуральной форме имуществом или деньгами | 41 (01, 10, 50, 51…) | 73.1 | Акт приема-передачи (накладная), платежное поручение, выписка банка |