Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Общие правила заполнения накладной ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 была разработана еще в 1998 году, но подробных требований к оформлению до сих пор нет. Есть лишь общие направления:
- накладная заполняется в 2 экземплярах: одна для продавца, вторая — для покупателя. Обе копии имеют одинаковую юридическую силу;
- в документе не допускаются помарки, перечеркивания и исправления;
- товарная накладная заполняется разборчивым почерком от руки. Можно заполнять форму на ПК, а затем распечатывать на принтере;
- не допускается наличие незаполненных граф;
- допускается заполнение и передача документа в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для этого разработана специальная форма для отправки по ТКС (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
Особенности заполнения
Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.
Соблюдая правильность оформления документов согласно товарной накладной ТОРГ-12, стоит помнить, что в ней обязаны находиться такие сведения:
- наименование продающей компании;
- информация о покупающей;
- описание продукции с указанием веса, числа и стоимости.
ТН может оформляться на одном листе или сразу на нескольких (зависит от перечня составляющих передаваемого груза). Во втором случае на титуле указывается, сколько именно страниц есть в наличии.
Бумага в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах. Один из них забирает себе непосредственно продавец, другой отправляется к покупателю. При необходимости допускается прикреплять дополнения, сведения о которых также фиксируются в самой форме.
Как оформляется возвратная накладная ТОРГ-12
Порядок оформления возвратной накладной ТОРГ-12 будет следующим:
- документ должен содержать наименование «Накладная», а также порядковый номер и дату составления;
- далее указываются реквизиты Поставщика (его наименование, ИНН и КПП, юридический адрес и банковские реквизиты);
- указываются данные по Грузоотправителю (заполняются реквизиты грузоотправителя по аналогии с Поставщиком);
- вносятся сведения (реквизиты компании и банковские реквизиты) по Плательщику;
- заполняется информация о Грузополучателе (как правило, Грузополучатель и Плательщик совпадают, в этом случае можно указать «он же»);
- указывается основание для возврата товара (это может быть договор поставки или иное соглашение), номер и дата документа;
- далее описывают товар, который покупатель возвращает продавцу (указывается его наименование, количество, цену, а также общую стоимость в соответствии с количеством ценой);
- документ подписывают руководители грузополучателя и грузоотправителя (на готовой ТОРГ-12 ставится печать и дата составления документа на возврат).
Счет-фактура к возвратной накладной
Возврат бракованной продукции представляет собой хозяйственную операцию, подлежащую отражению на счетах бухучета. При этом каждая операция должна сопровождаться подтверждающим документом.
Помимо возвратной накладной также может оформляться счет-фактура на возврат. При оформлении возврата товар поставщику возвращается либо надлежащего, либо ненадлежащего качества. При этом возврат происходит или до подписания накладной или уже после ее подписания.
При оформлении возврата товара между организациями на ОСНО качественная продукция может возвращаться только в случае обоюдного согласия всех сторон, при этом данное условия должно предусматриваться в соглашении. Если право собственности на товар перешло к покупателю, а товар уже был принят к учету, то возврат будет оформляться как обратная реализация. При этом покупатель должен будет выставить контрагенту счет-фактуру на стоимость возвращаемого товара. Данный счет-фактура должен быть зафиксирован в книге продаж.
Важно! Обратная реализация должна оформляться на ту же сумму, что и покупка товара.
При оформлении возврата непринятого к учету некачественного товара между организациями на ОСН, покупатель не должен выставлять счет-фактуру на возврат, а также исчислять НДС. Поставщик от себя выставляет корректировочный счет-фактуру, который покупателем не вносится в книгу продаж. Это связано с тем, что по данной покупке входного НДС нет. Если выясняется, что товар бракованный уже после принятия его к учету, то покупатель в одностороннем порядке расторгает договор и оформляет это специальными документами. Корректировочный счет-фактура выставляется поставщиком и реализацией такой возврат не признается. В случае частичного возврата покупателю не нужно выставлять от себя счет-фактуру, так как часть товара уже принята к учету. Корректировочный счет-фактура выставляется продавцом на остаток товара, который останется после возврата. Продавец вносит счет-фактуру в книгу покупок, после чего производит корректировку НДС в бюджет. Покупатель в свою очередь в книге покупок регистрирует ту часть товара, которую принимает к учету.
Как заполнить возвратную ТОРГ-12
Инструкцию, как заполнить образец ТОРГ-12 на возврат товара, составили в форме таблицы:
Раскрываем информацию о покупателе ТМЦ, который инициирует возврат в пользу поставщика. Расписываем следующие реквизиты:
- наименование;
- адрес;
- телефон;
- банковские реквизиты.
Отдельной строкой указываем наименование структурного подразделения компании, из которого производится возврат ТМЦ.
Это поставщик, в пользу которого возвращается несоответствующая характеристикам продукция. Раскрываем аналогичные сведения и реквизиты (наименование, адрес, платежные реквизиты и телефон).
По аналогии с полем «Организация-грузоотправитель».
Если перечислений не было, то поле не заполняйте.
Здесь раскройте следующую информацию о проводимой операции:
Дата и номер документа
Мнение эксперта
Романов Денис Константинович
Практикующий юрист с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.
Отражаем реквизиты самого документа, в соответствии с учетными регистрами и журналами. Включите в образец накладной на возврат товара поставщику реквизиты товарно-транспортной накладной, но только при наличии.
Табличная часть заполняется на общих основаниях. Здесь придется расписать реквизиты и характеристики ТМЦ, возвращаемого поставщикам. Укажите по порядку:
- номер строки;
- наименование ТМЦ;
- единицы изменения;
- вид упаковки;
- количество и массу;
- цену и стоимость;
- НДС выделите отдельно, а потом приплюсуйте к общей стоимости.
Под таблицей пропишите итоговые значения. Заверьте готовый образец накладной подписью руководителя и главбуха организации.
Как оформлять возвратную накладную поставщику
В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.
Последовательность выполнения операции:
1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.
2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.
3. При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору. (Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).
4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.
5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:
- номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
- номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
- перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.
Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.
Также стоит отметить, что:
- Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя. (Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю).
- После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.
Как оформить и образец бланка
Возвратная накладная — это специальный документ по форме ТОРГ-12, составляется со всеми обязательными реквизитами и в соответствии с регламентом, установленным законодательством.
Важно! Накладные у организации может затребовать Федеральная Налоговая служба при проведении специальной проверки.
Возвратная накладная по форме ТОРГ-12
Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.
С помощью ТН ведется учет остатков товара на складе, а итоговые данные заносятся в бухгалтерскую отчетность.
Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.
Как оформлять возвратную накладную поставщику
В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.
Последовательность выполнения операции:
1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.
2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.
3. При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору.
(Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).
4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.
5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:
- номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
- номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
- перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.
Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.
Также стоит отметить, что:
- Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя.
(Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю). - После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.
Право на возврат товара покупателем возникает у него по закону (когда возвращается некачественный или некомплектный товар) или по условиям договора (например, при возврате нереализованного до истечения срока годности товара). Если недостатки выявляются еще в процессе приемки, то для возвращения достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству.
При возврате товара, оказавшегося оприходованным, документы по этой процедуре оформляются так же, как при реализации (товарная накладная и счет-фактура). Особое значение при этом придается документам, обосновывающим возврат. На них будет дана ссылка в товарной накладной на возврат, и они же послужат приложением к этой накладной. Информация о товаре в этих документах дается идентичная поступившей при поставке. Изменения могут коснуться только НДС, который покупатель, работающий без этого налога, укажет нулевым.
Причины составления накладной на возврат товара
Товарно-денежные отношения в предпринимательской среде регулируются Гражданским кодексом РФ. В нем предусмотрены особые условия, при которых допустим возврат товаров между субъектами хозяйственной деятельности на территории России.
Это можно сделать в следующих случаях:
- продукция не соответствует условиям, отраженным непосредственно в договоре с контрагентом;
- при поставке нарушены установленные сроки;
- не соблюдены требования, предъявляемые к упаковке;
- выявлены нарушения относительно качества товара, которые невозможно устранить (или на это потребуются дополнительные расходы);
- имеются другие расхождения с подписанными соглашениями.
Что собой представляет
Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.
Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.
По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.
Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.
С помощью данного документа происходит документальная фиксация оптовых поставок покупателям. Для формирования необходимо задействовать типовой бланк установленного образца или разработать альтернативную версию, полностью соответствующую требованиям. Заполнять самостоятельно созданную ТН следует с соблюдением всех правил, предусмотренных законодательством.
– Мы продаем товары в розницу. Скажите, как правильно оформить возврат брака от наших покупателей?
– Нужно удостовериться, что товары купили именно у вас и они действительно бракованные. Порядок оформления зависит от того, в какой день покупатель вернул товар. Если он сделал это в день покупки, то есть до окончания рабочего дня кассира и снятия Z-отчета, вы возвращаете покупателю деньги из той же кассы, через которую прошла продажа. При этом оформляется товарная накладная ТОРГ-12 с пометкой «Возврат». На сумму возврата оформляется акт по форме КМ-3. Он составляется в одном экземпляре и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию. На сумму по возвращенным покупателями чекам уменьшается выручка кассы и заносится в графу 15 журнала кассира-операциониста по форме КМ-4. Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом, старшего кассира и кассира-операциониста. Если покупатель возвращает товар в последующие дни, он пишет заявление, в котором указывает причины возврата, предъявляет паспорт и чек. Продавец составляет накладную по форме ТОРГ-12 с пометкой «Возврат». Возврат денег покупателю производится на основании расходного кассового ордера.
– Как обосновать скидки больше 20 процентов оптовикам, чтобы избежать контроля цен со стороны налоговиков?
– Прежде всего замечу, что ограничений по размерам скидки в законодательстве нет. Поэтому не нужно бояться больших скидок. Если сделка совершается между не взаимозависимыми лицами, пункт 3 статьи 40 Налогового кодекса РФ предписывает налоговикам учитывать скидки, вызванные:
– сезонными и иными колебаниями спроса на товары;
– потерей товарами качества или иных свойств;
– приближением окончания сроков годности или реализации товаров;
– маркетинговой политикой;
– реализацией опытных моделей и образцов товаров.
Скидки, обусловленные сезонным колебанием спроса, оформляются приказом руководителя, в котором нужно прописать, о спросе на какой именно товар идет речь. Его также составляют, если цена снижена из-за потери качества или окончания срока годности товаров. В приказе должны быть указаны причина уценки и с какого числа действуют скидки. На основании приказа оформляется акт на уценку товаров по форме МХ-15. Обосновать скидки можно маркетинговой политикой. В ней устанавливают скидки, например, применительно к группам товаров или к группам контрагентов.
ТОРГ-12 можно только дополнить, а не упростить
При любой поставке покупателю требуется подтверждающий документ – товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Ошибки в накладных недопустимы. В унифицированной форме надо заполнять строго все графы и реквизиты. Упрощать эту форму нельзя, а вот дополнить ее можно. Например, при необходимости можно ввести дополнительные строки или столбцы. Но тогда эти изменения надо обязательно утвердить учетной политикой организации.
Итак, в ТОРГ-12 обязательно пишутся: номер, дата оформления, наименование товаров, наименования сторон, отгрузивших и принимающих товар. При этом наименование пишется полностью, так, чтобы можно было идентифицировать покупку.
Поставщики часто ставят в накладной только артикулы товаров, их технических характеристик или номенклатурных номеров. В результате, прочитав такую накладную, невозможно понять, какой именно товар по ней отгружен. Налоговики могут предъявить претензии к таким документам.
Многие делают еще такую ошибку – в накладной отдельной строкой прописывают услуги по транспортировке. Так делать не стоит. Проверяющие могут сказать, что накладная заполнена некорректно. В ТОРГ-12 указывается только товар.
Услуги по транспортировке можно подтвердить товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, актом или еще их включают в стоимость купленного товара.
Еще одна ошибка: при заполнении ТОРГ-12 неправильно вводится информация о скидках. Слово «скидка» пишут в строке для наименования товара. Но ведь товара с таким названием «скидка» нет. Поэтому, чтобы не искажать суть накладной, советую отражать скидки в дополнительном столбце. Как я вам уже говорила, дополнять унифицированную форму не запрещается.
Если вы заметили такие ошибки в накладных, лучше сразу договориться с поставщиком о том, чтобы он переделал документ. Ну и самим, конечно, лучше не делать подобные промахи в «первичке» при отгрузке товаров покупателям.
Так, теперь поговорим о других реквизитах, на которые нужно обратить внимание. Товарная накладная как первичный документ должна содержать подлинные подписи тех, кто отгрузил и принял товары
Поэтому, если вы получили от поставщика накладную с факсимиле, попросите ее переоформить. А вот договор с контрагентом может быть подписан факсимиле при условии, что это предусмотрено вашими договорными отношениями ранее. Причем тот договор, в котором есть условие о возможности подписания договоров факсимиле, скрепляется подлинными подписями. Такое право дает пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ.
Но вернемся к накладной по форме ТОРГ-12. На ней обязательно должны стоять печати продавца и покупателя. Печати покупателя может не быть только в том случае, если товар был получен по доверенности. В этом случае в товарной накладной ставятся реквизиты доверенности, по которой принимает сотрудник товар. Кроме того, к накладной прикладывается копия или оригинал доверенности.
Не забывайте: первичный документ составляется в рублях, а не в иностранной валюте или условных единицах
Обратите внимание, что в унифицированных формах везде стоят рубли. Более того, учет ведется тоже в рублях
На это указал и Минфин России в письме от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866. И еще – вся «первичка» у нас идет на русском языке (пункт 9 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).