72 (26.2). Дополнительные отпуска, порядок их предоставления
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «72 (26.2). Дополнительные отпуска, порядок их предоставления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суммы отпускных, полагающиеся работнику в связи с получением дополнительного отпуска, представляют собой доход и облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ) — ст. 208, 210 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.09.2016 № 03-04-05/54642. Более того, Минфин в Письмах от 24.09.2013 № 03-04-06/39636, от 06.05.2013 № 03-04-06/15555, от 19.06.2009 № 03-04-06-02/46 пояснил, что денежные средства в счет оплаты отпуска сотрудникам с опасными, вредными трудовыми условиями облагаются НДФЛ в общем порядке.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, установленный законодательством предоставляется работникам по истечении шести месяцев работы у данного работодателя.
Важно! Продолжительность дополнительного отпуска составляет:
- в районах Крайнего Севера предоставляется отпуск — 24 календарных дня,
- в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — 16 календарных дней,
- в остальных районах Севера, где установлен районный коэффициент и процентная надбавка — 8 календарных дней (ст. 321 Трудового кодекса РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).
Важно! Порядок предоставления дополнительного отпуска:
- работник работает в РКС, МКС или районах, где установлены районные коэффициенты и процентные надбавки (ст. 321 Трудового кодекса РФ);
- работодатель компенсирует оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно 1 раз в 2 года (ст. 325 Трудового кодекса РФ);
- работодатель предоставляет работнику отпуск без сохранения заработной платы для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 Трудового кодекса РФ);
- общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска при суммировании всех видов отпусков не превышает 6 месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 Трудового кодекса РФ).
Как оплачиваются дополнительные отпуска?
Ежегодные дополнительные отпуска (которые предоставляются на основании Трудового кодекса) оплачиваются исходя из среднего заработка. Специальных правил на этот счет законом не установлено.
Как и в случае с обычными отпускными, начисленные отпускные по дополнительному отпуску должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Что касается дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (локальным актом), порядок их оплаты работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет в названном документе. Данное право работодателя обусловлено ч. 2 ст. 116 ТК РФ.
Комментарий к ст. 117 TК РФ
1. Правительство РФ в Постановлении от 20 ноября 2008 г. N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» поручило Минздравсоцразвития России в 6-месячный срок после вступления в силу данного документа установить по регулированию социально-трудовых отношений указанным работникам сокращенную продолжительность рабочего времени, минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, минимальный размер повышения оплаты труда, а также условия предоставления указанных компенсаций (в зависимости от класса условий труда и с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии).
2. До введения в действие такого акта продолжает действовать прежний порядок установления сокращенной продолжительности рабочего времени работникам, занятым в неблагоприятных условиях труда.
3. Продолжительность дополнительного отпуска установлена дифференцированно (от 6 до 36 рабочих дней) по Списку производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденному Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298-П/22 (см. также комментарий к ст. 92 ТК).
4. Для отдельных категорий работников (например, медицинских и ветеринарных работников; лиц, пострадавших вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и др.) право на дополнительный оплачиваемый отпуск возникает на основании и иных нормативных правовых актов.
Так, дополнительные отпуска предоставляются лицам, работающим на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. Закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» // ВВС РФ. 1992. N 32. Ст. 1861).
Можно ли получить деньги вместо отдыха
Ежегодный отпуск в той его части, которая превышает 28 дней, можно поменять на компенсацию в деньгах по заявлению сотрудника. Но это не всегда возможно. Заменять дополнительный оплачиваемый отпуск компенсацией нельзя в отношении ряда категорий работников (ст. 126 ТК РФ):
- беременных;
- не достигших 18 лет;
- работающим в опасных, вредных условиях (в данном случае при превышении минимально установленной в 7 дней длительности допотпуска превышающую эти дни часть можно заменить финансовой компенсацией. Такой вариант допустим на основании отраслевого соглашения, колдоговора и письменно выраженного согласия сотрудника).
В остальных случаях работники вправе претендовать на денежный эквивалент, возмещающий дни отпуска, по заявлению.
Дополнительный отпуск судьям и сотрудникам прокуратуры
В зависимости от стажа работы судьям и прокурорам предоставляют дополнительный отпуск следующей продолжительностью:
| Общий стаж службы, лет | Дополнительный отпуск, календарных дней |
| 10-15 | 5 |
| 15-20 | 10 |
| Более 20 | 15 |
Оплачиваемый отпуск судьям Конституционного суда предоставляется продолжительностью 48 дней, плюс к этому время, затраченное на дорогу к месту отдыха. Отпуск предоставляется на основании Указа Президента №941 от 14.09.1995.
Отпуск за вредные условия труда
Законом выделено такое понятие, как «вредные условия труда». Их вредность определяется на основании оценки рабочих мест.
Выделяют 4 категории вредности:
- оптимальная – то есть отсутствие вредных для здоровья работника факторов и условий. Это 1-я категория;
- допустимые условия – то есть вредные факторы присутствуют, но их показатели не превышают допустимой законом нормы. Это 2-я категория;
- вредные условия – то есть на рабочем месте есть факторы, значение которых значительно превышает допустимые. Это 3-я категория;
- опасные условия – то есть показатели вредных факторов настолько высоки, что есть вероятность развития у работника профессиональных заболеваний и, как следствие, полная утрата работоспособности. Это 4-я категория.
Если на рабочем месте присутствуют условия категорией от 2-й до 4-й, то работник имеет право на дополнительный отпуск, а работодатель обязан его предоставлять ежегодно, наряду с основным.
Для таких работников минимальная продолжительность дополнительного отпуска определяется п. 1 Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 года № 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда». Он должен быть не менее 7 календарных дней.
Работник имеет право на получение дополнительного отпуска только за фактически отработанное время во вредных условиях труда. То есть, не засчитывается в стаж:
- время нахождения работника на больничном;
- время, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам;
- время, когда женщина была переведена на более лёгкие условия труда из-за своей беременности;
- время, когда работник исполнял государственные и общественные обязанности.
За ненормированный рабочий день
В ст. 119 ТК РФ сказано, что минимальная продолжительность дополнительного отпуска работникам, которые имеют ненормированный рабочий день – 3 календарных дня.
Ненормированный рабочий день – это время работы, которое «выходит» за рамки нормальной продолжительности рабочего времени.
Список должностей, которые имеют такой рабочий день, должен быть указан в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. У работника в трудовом договоре также должно быть указано, что он работает ненормировано.
Максимальная продолжительность такого отпуска сейчас не ограничена. Работодатель на своё усмотрение может добавить работнику несколько оплачиваемых дней.
Право на получение допотпуска возникает независимо от того, сколько фактически дней сотрудник работал сверх нормы. Если в коллективном и трудовом договоре указано, что данная должность имеет такой рабочий день, то право на отпуск возникает «автоматически».
Работодатель не имеет права заменить ненормированный рабочий день сверхурочной работой, и выплатить работнику компенсацию.
Часы переработки сотрудникам, имеющим ненормированный рабочий день, даже по письменному заявлению работника не могут оплачиваться как сверхурочная работа. Они могут компенсироваться только предоставлением дополнительных оплачиваемых дней отдыха.
А если работник не использовал эти дни, то согласно ст. 126 ТК РФ, он может получить за них денежную компенсацию. Но только по письменному заявлению.
Виды дополнительных отпусков
Сначала разберемся, какие виды ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков установлены Трудовым кодексом, в частности ст. 116. Это отпуска:
- за работу во вредных и (или) опасных условиях труда;
- за особый характер работы;
- за работу с ненормированным рабочим днем;
- за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Кроме этого, дополнительный отпуск предоставляется:
- работающим в представительствах РФ за границей в странах с особыми (в том числе климатическими) условиями (ст. 339 ТК РФ);
- спортсменам и тренерам (ст. 348.10 ТК РФ);
- отдельным категориям медицинских работников (ст. 350 ТК РФ).
Другими федеральными законами право на ежегодные дополнительные отпуска предоставляется иным категориям работников — государственным и муниципальным служащим, сотрудникам полиции, гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний, и др.
А работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать для работников дополнительные отпуска, порядок и условия предоставления которых определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Не стоит путать дополнительный отпуск с удлиненным.
Для отдельных категорий работников Трудовым кодексом и иными федеральными законами установлен удлиненный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Удлиненный отпуск, в частности, предоставляется:
- работникам в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
- педагогическим работникам — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
- работающим инвалидам (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Стаж работы, дающий право на отпуск
Периоды работы, которые включаются и которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, установлены в ст. 121 ТК РФ.
Что касается стажа, дающего право на ежегодный дополнительный отпуск, то здесь отдельно можно отметить дополнительный отпуск за работу во вредных и (или) опасных условиях труда. Как уже было сказано выше, дополнительный отпуск в полном объеме за работу во вредных условиях предоставляется сотруднику, если он проработал не менее 11 месяцев в рабочем году.
Обратите внимание! В стаж работы, который дает право на такой отпуск, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы в таких условиях определяется путем деления суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).
А количество дней рассчитывается в соответствии с п. 12 Инструкции. Для этого необходимо посчитать количество дней, в которые сотрудник фактически отработал во вредных условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, которая установлена для работников производств (цехов, профессий, должностей) с вредными условиями труда, предусмотренных Списком производств.
Если в наименованиях производств (цехов, профессий, должностей), перечисленных в Списке производств, содержится запись «постоянно занятый» или «постоянно работающий», то в счет времени, проработанного во вредных условиях труда, входят только те дни, когда работник фактически был занят в этих условиях полный рабочий день, продолжительность которого установлена для работников данного производства (цеха, профессии, должности).
Как отразить дополнительный отпуск в табеле учёта
Все опытные кадровики знают, что табель учёта рабочего времени может вестись как в форме №Т-12, так и по шаблону №Т-13. Они утверждены Постановлением Госкомстата РФ под номером 1.
Все виды рабочих/нерабочих дней обозначаются под определёнными кодами. К дополнительному отпуску могут быть применены следующие обозначения (буквенные или цифровые):
- дни ежегодного дополнительного отпуска, который оплачивается нанимателем, обозначается кодом «ОД» (отпуск дополнительный) или цифрой «10»;
- когда отпуск выпадает на нерабочий или праздничный день, то в регистре за эти дни проставляется «В» (выходной) или код «26»;
- доп. отпуск за свой счёт обозначается кодом «ОЗ» или «17».
Определяем продолжительность ежегодного отпуска
Согласно ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом.
Работнику согласно Списку за вредные условия труда полагаются 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска, которые присоединяются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску продолжительностью 28 календарных дней. Как определить продолжительность ежегодного отпуска данного работника?
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в таких случаях следует исчислять в соответствии с рекомендациями Роструда, приведенными в Письме от 01.02.2002 N 625-ВВ. В частности, от даты начала отпуска (например, от 11.11.2013) отсчитывается количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем — количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней), после чего определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере это 21.12.2013). Затем общий период отпуска (с 11.11.2013 по 21.12.2013) переводится в календарные дни — 41 календарный день. Это и будет общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.
Обратите внимание, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Остановимся на исчислении продолжительности дополнительного отпуска за вредные и опасные условия труда.
В силу п. 8 Инструкции полный дополнительный отпуск согласно Списку предоставляется работникам, если они в рабочем году фактически проработали на производствах, в цехах, по профессиям и должностям с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник отработал менее этого срока, отпуск предоставляется ему пропорционально отработанному им времени.
При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда определяется путем деления суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).
К сведению. В счет времени, проработанного во вредных и опасных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня.
Пример
Работник за период с 02.02.2013 по 02.12.2013 проработал во вредных условиях труда 152 дня. Отпуск какой продолжительности ему полагается, если по его профессии Списком предусмотрено предоставление 24 рабочих дней дополнительного отпуска?
Нам известно, что сотрудник работал во вредных условиях труда 152 дня.
Рассчитаем среднемесячное количество рабочих дней. Для этого количество рабочих дней по графику работника делим на число месяцев: 208 раб. дн. / 10 мес. = 20,8 раб. дн.
Рассчитаем количество месяцев работы. Для этого фактическое количество рабочих дней делим на среднемесячное количество рабочих дней: 152 раб. дн. / 20,8 раб. дн. = 7,3 мес.
Количество месяцев работы округляем до целого числа. Если дробная часть меньше 0,5, округляем в меньшую сторону. Если дробная часть больше или равна 0,5, округляем в большую сторону. В нашем случае получается 7 месяцев.
Определим дополнительный отпуск за семь месяцев работы из расчета, что работнику положено 24 рабочих дня дополнительного отпуска в год: 24 раб. дн. / 12 мес. х 7 мес. = 14 раб. дн.
Отпуск по тарифному соглашению
Иногда компании вынуждены предоставлять работникам дополнительные оплачиваемые отпуска, прямо не названные в Трудовом кодексе, но предусмотренные отраслевыми соглашениями.
Наша справка
Статья 45 ТК РФ определяет соглашение как правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения и устанавливающий общие принципы регулирования связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, межрегиональном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях социального партнерства в пределах их компетенции.
Отраслевое (межотраслевое) соглашение устанавливает общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей).
Так, например, отраслевым тарифным соглашением может быть предусмотрен оплачиваемый дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы, отпуск по повышенным, нежели это установлено Трудовым кодексом, нормам и т.д. Поскольку такие отпуска Трудовым кодексом не предусмотрены, возникает вопрос о возможности учета выплачиваемых по ним отпускных для целей налогообложения прибыли.
Как мы уже говорили выше, в состав расходов на оплату включаются только расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если же оплата отпуска осуществляется на основании коллективного договора сверх требований законодательства, такие расходы для целей налогообложения прибыли не учитываются (п. 24 ст. 270 НК РФ). А как квалифицировать оплату отпуска по отраслевому тарифному соглашению? Под какую из указанных норм он подпадает?
Аргументированная точка зрения на этот счет содержится в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 10.08.2016 по делу № А40-17590/2015. Суд трактует п. 24 ст. 270 НК РФ следующим образом: запрет на включение в состав расходов затрат на оплату дополнительных отпусков предусмотрен в отношении отпусков, предоставляемых исключительно по коллективному договору. Аналогичных ограничений в отношении дополнительных отпусков, предоставляемых на основании положений трудового договора или отраслевого тарифного соглашения, ни в п. 24 ст. 270 НК РФ, ни в иных актах законодательства о налогах и сборах не содержится.
Главой 7 ТК РФ коллективные договоры и соглашения разграничены.
Положениями ст. 40—44 ТК РФ регулируется порядок заключения, изменения, расторжения и т.д. коллективного договора, а нормы ст. 45—49 ТК РФ регулируют виды, порядок заключения, изменения, исполнения и расторжения соглашений.
Статьей 45 ТК РФ предусмотрено, что отраслевое соглашение устанавливает общие условия оплаты труда. Статьей 46 ТК РФ (в отличие от ст. 41) детализировано, что в соглашение могут включаться взаимные обязательства сторон по оплате труда, в том числе определение составных частей заработной платы, включаемых в ее условно-постоянную часть.
Из рассматриваемого постановления можно сделать вывод, что если оплата дополнительных отпусков предусмотрена отраслевым соглашением, она является составной частью системы оплаты труда, от выплаты которой работодатель не может отказаться. Соответственно, она учитывается в составе расходов на оплату труда в силу п. 1 ст. 255 НК РФ.
Минфин России также считает, что расходы на оплату дополнительного отпуска, предусмотренные трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора, могут быть учтены для целей налогообложения (письма от 27.02.2015 № 03-03-06/1/10023, от 07.03.2014 № 03-03-06/1/10060).
Кому может быть предоставлено дополнительное время отпуска
Добавочные отпускные дни отдельным категориям граждан закреплены следующими законодательными документами:
- Трудовым кодексом;
- письмами Роструда;
- Постановлениями Правительства.
Добавочные дни назначаются как компенсация за особенности деятельности или поощрение за долгий труд. Установлен перечень таких профессий:
- работники, профессиональная деятельность которых включает увеличенные психические и физические нагрузки (военные, космонавты, полицейские, следователи, работники прокуратуры, служащие наркоконтроля, таможни, МЧС);
- сотрудники строительной сферы, если их деятельность связана с возведением и ремонтом подземных сооружений;
- граждане, работающие в сфере добычи полезных ископаемых;
- специалисты атомной энергетики;
- работники металлургической промышленности;
- сотрудники сферы электроэнергетики;
- служащие муниципалитетов;
- сотрудники здравоохранения, тренеры;
- работающие на Крайнем Севере;
- иные категории граждан (лица, подвергшиеся радиационному воздействию).
Работодатель вправе назначать дни отдыха сверх установленной нормы, руководствуясь документационной базой предприятия.
Выслуга лет: причина для допотдыха
Отпуск увеличивается за стаж продолжительной непрерывной работы. Сотрудники отдельных ведомств имеют право на увеличенные отпуска, руководствуясь законодательными актами и специальными ФЗ в конкретной сфере.
Если отпуск за выслугу лет не узаконен в перечисленных законодательных документах, руководитель обращается к главному источнику в сфере трудового права — Трудовому кодексу РФ. Это, прежде всего, ст.122 и 117, регламентирующие рассматриваемый вид отпуска.
В п.1 ст.56 ФЗ №342 подробно излагаются правила предоставления отдыха для работников МВД, в частности:
Служащие министерства внутренних дел претендуют на увеличение отпуска за стаж работы:
- От 5 до 10 лет — 3 дня.
- От 10-ти до 15-ти — 5 дней.
- От 15-ти до 20-ти — 10 дней.
- Свыше 20 лет — 15 дней.
В рамках положения, установленного приказом МВД №1236, предусмотрены варианты использования этих выходных дней: они присоединены к плановому отпуску или оформляются в другое время с ведома руководства.
Граждане, исполняющие воинскую службу в ВС РФ, также пользуются льготным отпуском за выслугу лет. На основании ФЗ №76, при 20-летнем стаже воинской службы отдых длится 30 суток.
Муниципальным и госслужащим положены выходные дни с оплатой (п.4 ФЗ №25 и ФЗ №79), продолжительность пропорциональна длительности работы (один день за каждый отработанный год).