Учёт аренды офисного помещения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учёт аренды офисного помещения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На первый взгляд все ясно. Арендные платежи указаны в перечне расходов, признаваемых при упрощенной системе, в пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому арендаторы имеют полное право сумму, уплаченную по договору аренды, включить в базу по единому налогу. Тем не менее здесь есть несколько нюансов, которые иногда попросту упускаются из виду или, наоборот, относятся к категории самых часто задаваемых вопросов.
Как принимаются арендные платежи при упрощёнке?
Затраты по аренде принимаются только при УСН с объектом «Доходы минус расходы». При УСН с объектом «Доходы» затраты не признаются.
Порядок признания затрат прямо зависит от того, каким образом были перечислены арендные платежи. Это следует из нормы п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Итак:
— если арендный платёж перечисляется авансом, в состав расходов он принимается на последний день каждого месяца;
— при последующей оплате платёж принимается в расходах в день фактического перечисления арендодателю.
Таким образом, арендные затраты по офису арендатор-упрощенец принимает при расчёте упрощённого налога по мере оказания ему услуг на последний день месяца, за который они перечислены.
Соответственно, арендные платежи, перечисленные заранее за несколько месяцев вперёд, при исчислении налоговой базы по УСНО не принимаются (Письмо Минфина России от 03.04.2015 № 03-11-11/18801). Эти расходы будут признаваться при расчёте налога после оказания услуг (то есть частями на последний день месяца, за который перечислена плата).
Пример. ООО «Цветок» перечислило в августе 2021 года аренду офиса 48 000 рублей за предстоящие два месяца — сентябрь и октябрь. Ежемесячный арендный платёж — 24 000 рублей.
В августе 2021 года компания не должна принимать в состав затрат 48 000 рублей, так как эта сумма считается авансовым платежом.
Этот авансовый платёж компания примет в составе расходов на последний день месяца, за который она внесена. То есть поставит в графу 5 КУДиР частями по 24 000 рублей — на 31 сентября и на 30 октября.
Порядок признания расходов на УСН
Чтобы вычесть из доходов какой-либо расход, фирма или ИП на УСН 15% должны соблюсти три правила.
Расходы, принимаемые к учету, должны быть:
- поименованы в перечне из статьи 346.16 НК РФ;
- экономически обоснованы, то есть связаны с извлечением прибыли. Если налоговики при проверке усомнятся в нужности расхода для бизнеса, а предприниматель не сможет обосновать, этот расход снимут, а налог доначислят.
Пример: Транспортная компания может смело включать в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, покупку грузовика, а вот затраты на спальный гарнитур обосновать вряд ли получится. - документально подтверждены. Если нет документа, подтверждающего расход, упрощенец не имеет право учитывать его для налогообложения.
Порядок признания расходов прописан в статье 346.17 НК РФ. Учитывать их можно, когда будут выполнены два условия:
- вы перевели деньги за товары или услуги;
- товары вам отгрузили, а услуги оказали.
Что делать, если расходы превышают доходы при УСН 15%
Если расходы оказались больше доходов, то прибыль равна нулю. Но это не значит, что налог пи этом платить не нужно.
Для упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» действует понятие минимального налога – 1% с выручки. Это та сумма, которую по итогам года нужно заплатить при любом раскладе, даже если учитываемых расходов было существенно больше, чем доходов.
Налогоплательщик по итогам года должен посчитать две суммы:
- Разницу между доходами и расходами умножить на 15% (или ставку, действующую в регионе).
- Выручку (не вычитая расходы) умножить на 1%.
Сумма компенсации расходов на ЖКХ в рамках бухучета не признается доходами организации. Объясняется это тем, что поступление этих средств в бюджет арендодателя не приводит к экономическим выводам (пункт 2 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Арендодатель – это лишь переходное звено между арендатором и организациями, предоставляющими коммунальные услуги.
Однако здесь есть важный нюанс. Если фирма в рамках налогового учета включила суммы возмещения в доходы и расходы, в бухучете нужно зафиксировать постоянное налоговое обязательство (ПНО), а также постоянный налоговый актив (ПНА). Это подтверждается ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». ПНА и ПНО образуются из-за постоянных разниц между бухучетом и налоговым учетом.
В рамках ПБУ 18/02 под постоянными разницами подразумеваются доходы и траты, учитываемые при установлении базы по налогу на прибыль, которые не признаются для целей бухучета доходами и тратами отчетного и следующего периодов (пункт 4 ПБУ 18/02).
ПНО и ПНА признаются фирмой в том отчетном периоде, в котором они образуются. Постоянные обязательства равны величине, составляющей произведение постоянной разницы отчетного периода на ставку налога на прибыль. Подразумевается ставка, установленная законом и актуальная на отчетную дату (пункт 7 ПБУ 18/02).
Если фирма использует ПБУ 18/02, применяются эти проводки:
- ДТ60 КТ51. Оплата услуг ЖКХ и связи включая НДС.
- ДТ26 КТ60. Учет собственных трат на коммуналку и услуги связи.
- ДТ19 КТ60. Частичное принятие к зачету НДС.
- ДТ76 КТ60. Выставление актов без выделения НДС.
- ДТ51 КТ76. Получение выплат от арендаторов.
- ДТ99 КТ68. Постоянное налоговое обязательство.
- ДТ68 КТ99. Постоянные налоговые активы.
Все записи в бухучете должны основываться на соответствующих документах.
Является ли возмещение коммунальных платежей доходом?
Только судиться с ними, иначе никак, они будут упираться, извините за «стену» текста конечно, но вот такие разъяснения имеются.
Публикация из СПС Гарант:
Индивидуальный предприниматель занимается сдачей в аренду собственных нежилых помещений под офисы, применяет УСН с объектом «доходы». Арендаторы оплачивают ИП услуги связи и электроэнергию по агентскому договору. Может ли ИП перевыставлять счета от поставщиков коммунальных услуг (или тоже необходим агентский договор)? Если может, облагаются ли получаемые от арендаторов платежи единым налогом?
I. О вариантах организации оплаты арендаторами коммунальных услуг
При решении данного вопроса следует исходить из того, что услуги связи и поставка электроэнергии — электроснабжение, равно как и тепло-, газо- и водоснабжение арендованных помещений, объединяемые термином «коммунальные услуги», потребляются именно арендаторами помещений либо непосредственно в ходе осуществления ими своей деятельности в арендуемых помещениях, либо в целях поддержания пригодности помещений для осуществления этой деятельности.
Включается ли в доходы при УСН сумма возмещения расходов по договору оказания услуг?
Договором возмездного оказания услуг может быть предусмотрено, что заказчик компенсирует исполнителю расходы, которые тот несет в процессе оказания этих услуг. Так, в частности, при оказании юридических услуг исполнитель может нести расходы на уплату госпошлины, отправку почтовой корреспонденции и т.д.
В письме от 30.11.2015 № 03-11-06/2/69446 Минфин России рассмотрел вопрос, должен ли исполнитель, применяющий УСН, включать в доходы сумму возмещения расходов.
Финансовое ведомство разъяснило следующее. Согласно п. 1 ст. 781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. В соответствии со ст. 783 ГК РФ к договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде и бытовом подряде, с учетом которых цена договора возмездного оказания услуг включает компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение.
Согласно нормам ст. 346.15 НК РФ и ст. 249 НК РФ выручка от реализации при УСН определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работ, услуги).
Принимая во внимание вышеназванные положения ГК РФ и НК РФ, сумма вознаграждения за оказанные услуги и сумма компенсируемых расходов включаются исполнителем в доходы при УСН.
Как не платить налог при УСН с коммунальных платежей арендаторов
Проблема, затронутая в вашем вопросе актуальна прежде всего для налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы». Дело в том, что контролирующие органы настаивают на включении сумм возмещения коммунальных платежей, поступающих арендодателю от арендатора, в состав налогооблагаемых доходов (письма Минфина России от 15.07.2011 № 03-11-11/185, от 16.07.2009 № 03-11-06/2/130 и от 10.02.2009 № 03-11-09/42).
Обосновывают они свою позицию следующим образом.
Порядок определения доходов при УСН установлен в ст. 346.15 НК РФ. В нем сказано, что упрощенцы определяют доходы в соответствии со ст. 249 и 250 НК РФ и не учитывают доходы, указанные в ст. 251 НК РФ. Согласно ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных и выручка от реализации имущественных прав. Выручка от реализации определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) или имущественные права, выраженные в денежной и (или) натуральной форме. Поскольку суммы возмещения коммунальных платежей, поступающие арендодателю от арендатора, связаны с расчетами за реализованные товары (электроэнергию, тепловую энергию, воду) они являются выручкой, а значит, доходом, подлежащим налогообложению.
Заметим, что эту позицию разделяют и некоторые арбитражные суды (постановление ФАС Поволжского округа от 04.10.2007 № А57-9388/06). Но большинство судов все же придерживаются мнения, что налогооблагаемого дохода в такой ситуации не возникает (постановления ФАС Уральского округа от 04.08.2009 № Ф09-4747/09-С2, Волго-Вятского округа от 21.04.2008 № А39-362/2007 и Северо-Западного округа от 19.10.2006 № А56-24646/2005).
Мы также считаем, что в рассматриваемом случае никакого налогооблагаемого дохода у арендодателя не возникает. Но следование этой позиции почти наверняка приведет к судебным спорам с налоговиками, а у судов, как мы сказали выше, единого подхода к решению этого вопроса нет.
Налоговый учет коммунальных услуг у арендатора — особенности
Признать затраты фирмы по оплате счетов от коммунальных служб в целях налогового учета разрешается только в том случае, если расходы обоснованы. То есть средства были потрачены на удовлетворение непосредственных нужд предприятия. Расходы должны быть направлены на получение в будущем дохода. Чтобы разобраться с данным вопросом, рассмотрим 2 примера:
- Фирма платит по счетам от коммунальных служб за воду и электричество, потребляемые школой, независимой от данной компании. Расходы в данном случае не приводят к получению дохода в итоге, а значит, они необоснованны — учитывать такие траты нельзя.
- Предприятие занимается производством печенья. Для стабильной работы цеха и соблюдения санитарных норм необходима бесперебойная подача в производственное помещение воды и электричества. Затраты на данные коммунальные услуги обоснованны, ведь без этих расходов компания не может заниматься хозяйственной деятельностью и получать доход. Такие затраты учитывать можно.
Для признания расходов по коммунальным платежам необходимо сохранить следующие документы:
- договор с коммунальной службой;
- соглашение с арендодателем об аренде помещения;
- квитанции об оплате счетов по коммунальным услугам.
Теперь разберемся с тем, в составе каких расходов можно учитывать затраты фирмы на оплату коммунальных услуг:
- Если счета от снабжающих компаний оплачивает арендодатель, а компания-арендатор компенсирует ему расходы, траты нужно признать в составе прочих расходов (косвенных). Такие затраты уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в текущем налоговом период и не остаются в незавершенном производстве.
- Если счета от коммунальной службы приходят согласно прямому договору между ней и компанией, расходы фирмы будут признаваться материальными затратами (прямыми). Они должны быть распределены между реализованной продукцией и незавершенным производством.
- Если платежи за коммунальные услуги были включены в размер арендной платы, затраты компании относятся в состав расходов по налогу на прибыль. В учетной политике фирмы должен быть пункт о включении таких затрат в прямые или косвенные расходы, поскольку закон точных указаний на этот счет не дает.
Арендные платежи при УСН
Арендную плату за пользование имуществом «упрощенцы» вправе списывать в расходы. Главное при этом, чтобы понесенные фирмой затраты были документально подтверждены и направлены на получение дохода. Обосновать расходы на аренду арендатор может, имея на руках договор аренды, акты приема-передачи имущества и платежные документы.
Как известно, договор аренды недвижимого имущества, заключенный на срок свыше года, подлежит государственной регистрации. Это следует из пункта 2 статьи 609 и пункта 2 статьи 651 Гражданского кодекса. Поэтому налоговики часто не принимают расходы по договорам аренды, которые не зарегистрированы в установленном порядке. Такие договоры, по их мнению, считаются недействительными, а значит, и расходы по ним необоснованны. Однако у фирм есть выход.
Договоры с коммунальщиками напрямую
Для начала остановимся на наименее распространенном варианте оплаты коммуналки – непосредственно арендатором. Речь идет о случае, когда он заключает договоры с коммунальщиками напрямую, в обход арендодателя.
В смысле налогового учета затрат этот вариант для арендатора, безусловно, самый привлекательный. Ведь коммуналку можно беспрепятственно отнести к производственным, а именно – материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Но в то же время данный способ считается и самым проблемным в организационном плане.
Дело в том, что коммунальные службы далеко не всегда идут на прямой контакт с арендатором. И, в общем-то, вправе поступать так на вполне законных основаниях.
Здесь будет уместно вспомнить о правилах энергоснабжения, приведенных в гражданском законодательстве, которые могут быть распространены и на прочие коммунальные услуги в виде тепло- и водоснабжения (ст. 539–548 ГК РФ).
Арендатор может платить за коммуналку самостоятельно только при наличии прямых договоров с соответствующими снабжающими организациями. Однако подобную инициативу чаще всего не поддерживают сами коммунальщики.
В частности, прямой договор с абонентом (потребителем) коммунальная служба может заключить при наличии у последнего энергопринимающего устройства, которое отвечает установленным техническим требованиям и присоединено к сетям энергоснабжающей организации, а также приборов учета потребления энергии (п. 2 ст. 539 ГК РФ).
Иначе говоря, для неукоснительного соблюдения положений ГК РФ о коммунальном снабжении арендатор должен иметь в собственности соответствующее принимающее оборудование, а также тепло-, энерго- и водную сеть. И, конечно, необходима возможность учета арендатором фактического потребления услуг.
Справедливости ради стоит отметить, что в арбитражной практике есть примеры решений, согласно которым субабонент-арендатор вправе вступать в прямые отношения с поставщиком электро- и теплоэнергии независимо от того, в чьей собственности находится принимающая сеть (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2003 г. № А05-9978/02-263/24). Однако, по нашему мнению, арендатору нет смысла стремиться к оформлению договоров с коммунальщиками при отсутствии собственных коммунальных сетей и принимающих устройств. Ведь в этом случае возникает вероятность того, что инспекторы воспользуются формальным правом признать такие правоотношения незаконными. И соответственно усомнятся в праве арендатора учитывать коммуналку в налоговых расходах.
Если же по каким-то причинам арендатор все же прибегает к заключению прямых договоров с коммунальными службами, важно не ущемить при этом прав арендодателя. Арендатор должен не только уведомить хозяина помещения о своих намерениях, но и получить его разрешение (постановление ФАС Центрального округа от 21 января 2003 г. № А36-138/8-02).
Описанный способ является единственным, при котором за коммунальные услуги платит арендатор. Во всех остальных случаях расчеты с поставщиками коммунальных благ осуществляет арендодатель.
Согласно п. 2 ст. 254 НК РФ в стоимость материалов кроме цены приобретения включаются также:
– комиссионные вознаграждения, уплаченные посредническим организациям;
– ввозные таможенные пошлины и сборы;
– расходы на транспортировку;
– другие затраты, связанные с приобретением материальных ценностей.
Для того чтобы эти затраты были признаны расходами в целях расчета единого налога, они должны быть оплачены. Таким образом, если в ходе приобретения материалов организация понесла дополнительные затраты, то после 1 января 2009 г. стоимость материалов можно будет признавать в качестве расходов только при одновременном выполнении двух условий:
– стоимость материалов оплачена поставщику;
– затраты, связанные с приобретением материалов, оплачены.
Пример
ООО «Навигатор» занимается остеклением балконов. С 01.01.2008 организация применяет упрощенную систему налогообложения. Затраты, связанные с приобретением материалов, организация учитывает отдельно от стоимости материалов.
Для поиска поставщика материалов был заключен договор с ООО «Фигаро» на сумму 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. (счет-фактура от 02.06.2010 № 88).
ООО «Навигатор» 02.06.2010 получило от ЗАО «Пихта» 1000 кв. м вагонки, которую организация использует для внутренней отделки балконов (накладная и счет-фактура от 02.06.2010 № 99). Стоимость материалов составила 59 000 руб., в том числе НДС – 9000 руб.
Материалы были оплачены платежным поручением от 03.06.2010 № 155.
Доставку вагонки осуществлял ПБОЮЛ Курчатов А.А., стоимость услуг которого составила 2950 руб., в том числе НДС – 450 руб. (счет-фактура от 02.06.2010 № 77).
ООО «Навигатор» включает затраты на приобретение материалов в их стоимость.
До 2006 г. покупную стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей перепродажи, организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, включали в состав расходов в полной сумме после ее фактической оплаты независимо от времени реализации (письма Минфина России от 13.05.2005 № 03-03-02-02/70 и от 12.05.2005 № 03-03-02-04/1/115).
Согласно изменениям, внесенным в п. 2 ст. 346.17 НК РФ Федеральным законом от 21.07.2005 № 101-ФЗ, с 01.01.2006 расходы на приобретение товаров для дальнейшей реализации должны учитываться по мере их реализации.
При реализации покупных товаров организации могут оценивать их одним из четырех методов:
• по себестоимости каждой единицы товара;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретений материально-производственных запасов (метод ФИФО);
• по себестоимости последних по времени приобретений материально-производственных запасов (метод ЛИФО).
Порядок отражения приобретенных товаров в регистрах налогового учета и книге учета доходов и расходов очень похож на порядок учета приобретенных материалов, за исключением одного отличия: товары включаются в расходы по мере поступления оплаты за реализованные товары, а материалы – по мере передачи в производство.
Департамент общего аудита по вопросу перевыставления коммунальных платежей по договору субаренды
Ответ Как следует из представленной Вами информации и документов Ваша организация (Арендатор) с согласия Арендодателя сдает в субаренду нежилые помещения.
В соответствии с пунктом 2 статьи 615 ГК РФ арендатор вправе с согласия арендодателя сдавать арендованное имущество в субаренду
(поднаем) и передавать свои права и обязанности по договору аренды другому лицу (перенаем), предоставлять арендованное имущество в безвозмездное пользование, а также отдавать арендные права в залог и вносить их в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных товариществ и обществ или паевого взноса в производственный кооператив, если иное не установлено настоящим Кодексом, другим законом или иными правовыми актами. В указанных случаях, за исключением перенайма, ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор.
Минимальный налог к уплате
Еще один нюанс при этой системе расчета является то, что существует минимальное значение налога к уплате в бюджет, которое рассчитывается исходя из полученной вами прибыли за отчетный период (по году) умноженной на 1%, согласно статье 346.18 НК. Причем при расчете берутся только доходы, расходы вы не учитываете. По итогам квартала минимальный налог не считается.
Скажем, если у вас число дохода за период 1,2 млн рублей, а сумма налога у уплате 10 тысяч, посчитаем – 1,2 млн. руб. * 1%= 12 тысяч, расчетная сумма у нас 10 тысяч, следовательно к уплате в бюджет причитается 12 тысяч рублей.
При расчете минимального налога по УСН – 1% от прибыли, сумма расходов не учитывается.