5 ошибок договорной работы: как разобраться с последствиями

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5 ошибок договорной работы: как разобраться с последствиями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При заключении договора нужно согласовать сроки исполнения, то есть дату, с которой стороны приступают к исполнению договора, и дату, до которой они должны выполнить обязательства. Желательно, чтобы это были конкретные даты.

Пропишите сроки исполнения обязательств

Корректная формулировка	Некорректная формулировка
Исполнитель приступает к исполнению договора с 01.12.2020 г. и обязуется исполнить обязательства до 15.12.2020 г. (включительно).	Исполнитель обязуется выполнить условия договора после внесения Заказчиком авансового платежа в размере 30%.

Проявите «должную осмотрительность»

Налоговые органы используют именно этот термин, и хозяйствующий субъект, который такую осмотрительность не проявляет, навлекает на себя налоговые риски. Как правило, под «проявлением должной осмотрительности» налоговый орган понимает проверку:

• полномочий лиц, действующих от имени контрагента;

• наличия соответствующих лицензий, оборудования, необходимого для осуществления деятельности;

• иных сведений, характеризующий деловую репутацию партнера;

• платежеспособности контрагента;

• риска неисполнения обязательств и предоставления обеспечения их исполнения;

• наличия у контрагента необходимых трудовых и производственных ресурсов;

• давности создания юридического лица.

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

4. Цену или условия расчетов.

5. Ответственность за неисполнение.

6. Сроки и дополнительную информацию.

7. Ответственных лиц.

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

• Финансовые службы.
• Юристы.
• Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
• Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

1. Обоснование необходимости составления договора.

2. Обоснование выбора контрагента.

3. Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

4. Срок согласования для каждого подразделения.

5. Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

• ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
• Визу ответственного исполнителя.
• Визы руководителей ответственного исполнителя.
• Вид документа (договор, допсоглашение).
• Наименование контрагента.
• Список визирующих лиц.
• Дату поступления на визирование и обратно.

Дополнительная проверка

Проверка на сайте налоговой. Налоговая свободно предоставляет сведения о контрагентах. На сайте можно заказать выписку из ЕГРЮЛ или
ЕГРИП. В выписке есть информация о дате регистрации, регистрирующем органе, учредителях и директоре, видах деятельности — данные должны совпадать с
указанными в бумажных документах.

Проверка на сайте Росаккредитации. Проверив данные о компании в Едином национальном реестре, можно удостовериться, что сертификаты и декларации соответствия на товар, которые предоставил контрагент, настоящие.

Стоит с подозрением отнестись с контрагенту, если:

представитель компании отказывается показать документы без объяснения причин или игнорирует вашу просьбу;

информация в представленных документах не соответствует данным в официальных источниках;

у компании нет сертификата соответствия на продукцию или сертификат есть, но на товаре нет маркировки о проведённой сертификации.

Если предприниматель не проверит контрагента перед заключением договора, в будущем у него могут быть проблемы с налоговой. Налоговики могут усомниться в правомерности применения налоговых вычетов по НДС и расчёте суммы налога на прибыль.

Пример. Предприятие из Чебоксаров работало с тремя ненадёжными контрагентами, из-за чего неверно рассчитало налоги к уплате. Суд
обязал компанию доплатить в бюджет 5,2 млн рублей НДС, 3,6 млн рублей налога на прибыль, а также пени и штрафы.

Если договор со стороны контрагента подписывает человек, у которого нет на это полномочий, заказчик, исполнив такой договор, может понести убытки.

Пример. Компания из Казани заключила с контрагентом договор субаренды на трактор с правом выкупа. Суд признал этот
договор недействительной сделкой, так как у контрагента не было права на заключение такого договора, обязал расторгнуть сделку и
вернуть имущество владельцу.

Товар покупается для личных целей

Перейдем к оставшимся двум видам договоров. Когда заключить договор розничной купли-продажи, а когда — «простой» договор купли-продажи?

Предположим, что не выполняется первое из перечисленных выше условий, необходимых для оформления договора поставки: покупателем товара выступает «обычный» человек (не имеющий статуса ИП), который приобретает товар для личного использования. Казалось бы, в этом случае нужно заключить договор розничной купли-продажи. Но этот вывод будет верным далеко не всегда. Дело в том, что розничная купля-продажа также имеет свои обязательные признаки. И условие о том, что покупателем является «обычное» физлицо, приобретающее товар для личного использования, — это только один из таких признаков.

Вторым обязательным признаком розничной купли-продажи является специализация продавца. По правилам статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи заключается только в том случае, если продавец осуществляет предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу. А это значит, что если розничная торговля не является для организации видом деятельности (в частности, не указана в ЕГРЮЛ), то она не может вступать в качестве продавца по договору розничной купли-продажи. В таком случае нужно оформить «простой» договор купли-продажи, даже если покупателем будет «обычное» физлицо, которое приобретает товар для личных нужд.

Многие полагают, что заключить договор можно, просто взяв типовую форму в интернете, и спокойно работать по нему. Действительно, при условии идеального и спокойного рынка, когда предприятия рассчитываются в срок и ситуация неплатежа/непоставки надлежащего товара сведена к нулю — договор можно заключать формально.

Однако в реальной жизни большинство заключенных договоров между субъектами хозяйствования не учитывают специфику деятельности предприятия, экономическую составляющую, порядок заключения договора и иное.

Вот несколько примеров наиболее частых ошибок в типовых договорах.

• Поставщик не прописывает ответственность за нарушение сроков оплаты покупателя при условии оплаты по факту поставки либо подписывает документ, несмотря на возможные большие штрафные санкции в случае невыполнения каких-либо условий
• Покупатель не считает нужным обратить внимание на место разрешения споров, которое идет по месту нахождения поставщика. А ведь когда это другой город или страна — лучше договориться прописывать в тексте, что споры разрешаются по месту нахождения истца, а еще лучше — по месту нахождению вашего юридического лица
• Арендатор при подписании договора не удосуживается взглянуть, имеется ли право собственности или распоряжения у арендодателя. Особенно это важно при вновь создаваемом юридическом лице, когда субъект хозяйствования регистрируется на основании заведомо ложных сведений и использует юридический адрес номинально (ведь если договор аренды будет признан недействительным, то и место нахождения юридического лица тоже)
• Стороны в договоре обмениваются сканами/факсами документов и производят по ним те или иные действия, не удосужившись прописать условие о признании юридической силы такого обмена и пункта о конкретных номерах телефона, электронной почты для подтверждения исходящего документа от надлежащей стороны или в последующем забывают обменяться оригиналами документов
• Не прописывается порядок уведомления для начала поставки товара

Каждое физическое или юридическое лицо имеет свои права и обязанности. Некоторые из них предусматриваются законодательством, другие связаны с тем, что стороны заключили сделку и подписали договор. Например, любой совершеннолетний гражданин имеет право устроиться на работу и получать за неё вознаграждение. При этом него есть обязанности по уплате налогов с получаемой зарплаты.

Однако иногда права и обязанности изменяются вследствие того, что стороны подписали договор. Примером может быть получение кредита в банке. После оформления кредитной сделки человек получает возможность воспользоваться предоставленными средствами. Одновременно у него возникает обязанность выплачивать долг с процентами в порядке, регламентированном подписанным документом.

При заключении сделки, другая сторона — это контрагент. Это название используется при подписании гражданско-правовых документов. Если в сделке более двух сторон, контрагентами являются каждый из остальных участников сделки.

Юридическое лицо постоянно имеет дело с контрагентами. У одних оно покупает товары или услуги. Это относится, например, к поставщикам, аудиторам, банковским учреждениям, подрядным организациям. Другая разновидность контрагентов — это покупатели.

В жизни частных лиц контрагентами являются, например, организации, оказывающие коммунальные услуги, банковские учреждения, магазины, операторы связи, провайдеры интернета.

В отношениях между контрагентами в подавляющем большинстве случаев производятся расчёты. Исключением является, например, дарение.

При расчётах на территории России применяются рубли. Даже в тех случаях, когда в договоре упоминается иностранная валюта, речь идёт не о её использовании, а о пересчёте в национальную валюту по курсу на определённый момент времени, оговоренный в договоре. Контрагенты в международных сделках используют ту валюту, которая была указана в подписанном ими документе.

О видах оплаты будет рассказано на примере сделок купли-продажи. Денежные расчёты в этой сфере могут осуществляться в следующей форме:

Расчёт может происходить сразу в полной сумме договора, а может — по частям. Например, последний вариант применяют при расчёте за каждый этап выполненных работ.

Могут применяться менее распространённые варианты: бартер и лизинг. В первом случае расчёты между сторонами происходят без использования денежных средств. Они обмениваются товарами или услугами равной стоимости. При лизинге сторонняя фирма за свои средства покупает необходимое контрагенту оборудование и предоставляет ему для пользования за соответствующую плату. Этот способ удобен для тех, кто не имеет собственных средств для покупки необходимой техники.

Вариант 4: без документов

Вы можете приступить к исполнению договора и без письменного оформления, но такой способ подходит не всегда. Если вы заключаете кредитный договор, договор залога или поручительства и другие, устный договор всегда будет считаться недействительным.

Если для вашего договора устное соглашение возможно, вы можете отстаивать свои права в случае невыполнения. Для этого попытайтесь доказать, что отношения между вами и контрагентом действительно существовали. Вы не сможете привлечь свидетелей, но вправе приводить письменные и другие доказательства: акты, справки, деловую переписку, аудио- и видеозаписи и т.д. С их помощью вы сможете подтвердить, что исполнили условия договоренности, а другая сторона приняла исполнение, и значит, договор существует.

Например, чтобы доказать договоренность, подойдут следующие документы:

• товарная накладная, по которой передан товар;

• акт сверки, подписанный при приемке;

• платежное поручение об оплате принятого товара;

• двусторонний актом сдачи-приемки работ.

Когда не будет иметь юридическую силу скан договора?

Гражданским законодательством предусмотрены как устные, так и письменные формы сделок, хотя на долю первых приходится не так уж много и они обычно не слишком значительные.

Большую часть сделок необходимо заключать в письменной форме, при этом для части них предусмотрена не только письменная форма, как таковая, но и обязательно нотариальное удостоверение и/или государственная регистрация. Это означает, что такие сделки не могут быть оформлены путем обмена сканами по электронной почте или через мессенджер, т.к. требуется присутствие непосредственно подписантов сделок.

Впрочем, иногда такие сделки могут быть совершены путем подписания документов электронной подписью. Но для ее получения все равно требуется непосредственное присутствие человека, а потом уже становится возможным подписание документов с помощью электронной подписи.

Почему контрагент не спешит возвращать документы?

1. Незаинтересованность бизнес-партнера в возврате ПУД. Контрагент в полной мере оказал услуги, деньги на счет поступили – его все устраивает. А отправка или возврат первичных документов – это дополнительные усилия, трудоемкость опять же, всегда найдутся дела поважнее.

2. Экономия на отправке документов. Одно заказное письмо обходится примерно в 60 рублей с НДС. Если сумму умножить на количество контрагентов, как правило, статья расходов становится приличной. Многие небольшие компании предпочитают экономить на почтовых расходах.

3. Плохая организация документооборота. В потоке бумажных документов, которые кочуют от стола к столу, некоторые экземпляры просто теряются или попадают в корзину для бумажного мусора.

4. Уклонение от договорных обязательств. Заказчик (покупатель) может преднамеренно затягивать подписание документов, чтобы не платить за услугу (товар) или, как минимум, отсрочить платеж.

Небольшая фирма обслуживает и ремонтирует офисную технику. Большая часть клиентов – юридические лица, сумма с каждой оказываемой услуги хоть и небольшая, но заказов много, соответственно, и документов тоже. Однако вовремя возвращают подписанные первичные документы чуть более половины заказчиков – примерно 60%.

Случаются ситуации, когда от заказчика приходит представитель или курьер, оставляет технику для ремонта или сразу получает услугу, забирает с собой документы с обещанием подписать их или хотя бы просто передать в бухгалтерию. Но на следующий раз все повторяется. Фирма оказывает услуги, предоставляет документы, а вот принимать их и, соответственно, оплачивать услуги клиенты не торопятся.

Руководство сервисной компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы получается вернуть не всегда.

Похожие записи:

• Межевание земельного участка дачого участка в 2024 году
• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• Алименты с неработающего отца на ребенка в 2023 году